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1、秘书工作艺术谈 2秘书工作艺术谈 2 -文秘文书秘书工作的艺术性,表如今技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,要具备广博的科学知识,还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要表达在三效劳方面。那么,怎样表现秘书工作的艺术呢? 一、尊重而不奉承吹捧 理顺与领导的关系,是秘书工作者事事碰到,需时时注意、处处慎重的事情,也是表现工作艺术的地方。总的原那么是以事业为重,从工作出发,从领导与被领导的地位出发,对正职和副职领导的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、协助。 假如某项工作,正职或常委会决定由某一副职负责去抓,秘书在配合进展这项工
2、作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进展运转。有关这项工作的请示、汇报工作,就直接对这位副职,不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报,或向其他副职沟通情况,那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报,就是多余,会把事情弄乱。 理论证明,多位领导者,就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处,逆着来往往会出问题。如内向性格的领导,喜欢单独考虑问题与办理事务;外向性格的领导,擅长人际交往,喜欢同别人一起商量工作。对待前者,秘书最好是在事前当参谋,事后做助手,当领导在独立考虑的时候,就不?;参谋了,否那么,就会干扰他的考虑。对待后者,要及时协助他组织人员共同
3、商量工作,秘书要有分寸地参与其中,发挥参谋和助手作用。 在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结和威信,不能从感情出发、看人行事;不能表现出靠近谁、疏远谁,听从谁、不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的_同志式的纯洁、真诚的友谊。 二、主动而不越位脱轨 秘书工作是以领导工作为轴心,要紧紧围绕这一轴心,进展上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动,要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样理解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样理解和掌握一个时期
4、的中心工作,可以分清工作的轻重缓急,主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路,分析p 领导的意图,并加以理解、完善和落实,四是积累和储存有关工作资料,该记住的要记熟,该保存的要保存。有了这四个方面的根底,工作中才能与领导者有一致的认识,才有共同情感和语言,商量工作时,补充和修正的意见,才能提到点子上。 日常工作中,要擅长将领导的决策内容、施行方案和一个时期的中心工作进展分解、立项,明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等,按方案列出个明细运行图。 三、服从而不盲从附和 秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽,有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置,就得和领导拉一套马车,
5、按领导者的意图前进。但是,服从并不等于盲从和不加分析p 的附和。分析p 有两层意思:一是从分析p 中加深理解领导意图,增强执行的信心;二是从分析p 中拾遗补缺,起进一步完善的作用。按领导者的意见办事,也只能是执行正确的意见,对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为,不仅不能办,还要坚决抵抗和反对。 四、补台而不挖角拆台 秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调?首先,心里要有一杆平衡秤,要一视同仁,不管哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前,不管是在思想感情上,还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次,
6、领导之间产生分歧时,只能被动地双向地劝慰、弥合、消除,不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者保持沉默。本着工作上的支持,关系上的保护,感情上的友谊去做,这比什么都重要。不能站在一边,冷落一边,更不能为某一边提供反对另一边的材料,对某领导进展挖角、拆台,扩大分歧,加深矛盾。 五、沟通而不封闭堵塞 秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性,就是调换角度的艺术。在下达的时候,要站在上级角度,把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候,要站在下级角度,把下情不贪地说得明明白白。 现实工作中,上下级领导不管是在看问题的观点和方法上,还是在解决问题的战略和战术上面,都会存在一些程度不同的差异。这些
7、差异的存在是客观的,可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点,与秘书日常的及时沟通、协调有着亲密关系。秘书与两级领导都不存在差异,才能去做协调上下级的差异的工作,缩小或化解上下级的差异,获得认识一致。 六、挡驾而不阻拦干预 挡驾的对象是找上门来的同志,其层次有别,事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度,它是秘书协助领导理顺工作,帮助下级或群众解决问题的时机,也是进步协调和社交才能的时机。秘书人员要讲究工作艺术,对来者都要热情接待,给予照顾协助。来者是办事的,不是走亲访友。因此,挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准,将来者要办的事情弄清楚,然后进展分析p 归类,属于哪个部
8、门管的就归哪里去办。大致有三种情况:一是属于领导审批和需要急办的事项,要立即协助来者找主管领导办理;假如领导不在一时又找不着,可将事留下,抽空再找领导,有了结果马上转告;二是属于职能部门管理的事项,协助来者找职能部门办理;三是涉及多方面的事项,应以开会方式解决为好,就建议领导主持开会,召集有关方面人员参加,统一安排布置,妥善处理。 挡驾工作是代表领导机关进展的,应该注意机关的良好形象,克制那种门难进、脸难看、话难听、事难办的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚,要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火,以火对暴,把事情弄僵了。挡驾过程中,应注意语言艺术和应变才能,应变
9、才能要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循,对平级或下级的同志,其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气;但又不能分开大原那么。对上级的语言基调那么是多用请示报告、探询的口气,且不可不懂装懂。 七、分工而不分家自立 办公室的工作是个整体,有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工,这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出各映各的号、各唱各的调的现象,不利于办公室发挥合力作用。因此,必须明确,分工是各有侧重,不是分家自立。办公室是个不管部,许多交不到详细部门承办的事情,都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管,管了之后再沟通、协调、解决。中国考试学习网第 页 共 页