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1、最新XX办公文书管理制度第1章 总那么第1条 目的为确保公司文书事务能够正常进行,提高公文处理的效率和公文的质量,特制定本制度。第2条 管理原那么准确、快速。第3条 适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章 文书的种类第4条 文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、 、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条 文书保密等级划分1绝密,指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2秘密,指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3机密,指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通,指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要
2、资料,那么另当别论。第3章 文书制作标准第6条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要,一事一议,语言、措辞力求准确标准。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,必要时另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任,并正确署名。4修改请示提案文书时,修改者必须认真审阅文书原件,修改后必须署名。第7条 文书的起草必须征得主管同意,并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证,并在正式文书形成前,附上有价值的证明文件。第8条 文书的署名1公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由经理、副总经理
3、、总经理董事长署名,或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书,一律署总经理职务与姓名。如果是总经理委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条 文书的盖章1在文书正本上必须加盖文书署名者的签章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。2如果文书署名者不在,可加盖代理者签章,并加盖具体执行者签章,但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书,须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章 文书的收发第10条 文书主管部门负责接收文书,并按以下要点处置。1如果一般文书,予以启封,分送各部
4、门。2将私人信件直接送交收信人。3分送各部门的文书假设有过失,必须立即追回。第11条 各部门的邮寄文书,必须于发送做好“签收单。第12条 需要邮寄或专人递交的文书,必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容。如是公司内部文书,原那么上不需封缄。第5章 文书的处理第13条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员,负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理,或者指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象,需及时向上级汇报,并按领导指示办理。第14条 机密文书处理1机密文书原那么上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原那么上由信封上所指明的人开启,其他人不得擅自开启。
5、如果主管领导在职务上有权替代指明者,可不受本条规定约束。第15条 与多个部门有关的文书,在处理意见上如存在分歧,那么由文书的主管部门出面协商;如果协商无法达成一致,那么应请示上级领导,由上级领导裁决。第6章 文书的整理与保存第16条 文书的整理与保存1全部完结的文书,应在结办后三日内,交行政主管归存,按“完整、有序的原那么对文件进行整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿上做好登记,归档保存。2个人不得保存公司文书,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,离职员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两
6、类:一类是特别重要的文书,由主管保存;另一类是一般的文书,由各部门保管。第17条 文书的保存年限1永久保存的文书包括:章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的契约书、协议书、登记注册文书;股权关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。2保存10年的文书包括:请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴的有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3保存5年的文书,指不需要保存10年的次重要文书。4保存一年的文书,指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告那么由所在部门主管确定保存年限。第18条 考前须知1对于重要的机密文件,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,写清销毁的理由和日期之后,予以销毁。一律以燃烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记,报公司领导批准后销毁。3销毁秘密级以上文件前要进行登记,由专人监督,保证不丧失、不遗漏。4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整,必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由,以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。需领导签字确认或邮件回复。第7章 附那么第19条 行政部对本制度拥有解释权。 第20条 本制度自公布之日起实行。