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1、办公室信息化管理提升方案一、信息化现状企业的信息化建设，能促使企业办事程序和管理程序更加合理，从而有助于增强企业的快速反响能力；能进一步促进企业资源的合理 组合与利用，使其在现有资源条件下达到最优利用效果，求得最大的 经济效益。当前，我公司现在主要是痕迹化管理与信息化管理的结合， 以信息化促进痕迹化管理，痕迹化管理为信息化管理的补充。 公司高 层重视信息化建设，大胆采用计算机等先进技术，加快了信息化建设 的步伐，已取得了一定的成绩。如财务当前使用软件 NC系统与集团 总部对接，公司与集团公司连成VPN网络局域网，但是其他功能还没 完全用起来，目前信息化管理水平尚处于初级阶段， 还不完全具备信
2、息化、无纸化办公条件。二、存在的问题1. 信息化应用总体水平较低，虽然以ERP为信息处理中心，但尚 未建立起企业级的信息化应用平台，并非所有工作都纳入到信息化系 统中，各部门尚备有自己的手工台账。2. 存在信息孤岛，数据得不到有效利用与分享。企业知识共享平 台尚未完全搭建和利用起来。3. 缺乏利用信息技术提高管理再造的能力、 意识和实际效果，绝 大多数系统更多的应用在操作级效率的提升方面， 对不同层次的管理 者、决策者进展管理、决策分析的支持力度不够，对日常业务运作流程的规X不够。三、方案建设紧紧围绕集团公司关于开展管理提升活动的精神和要求，坚持以 科学开展为主题，以加快转型升级、加速实现“做
3、强做优，建设一流 核心为主线，以攻破公司管理中存在的突出问题和短板瓶颈为重点， 准确把握集团公司“十二五总体思路，结合公司实际，严密结合集 团重点专项提升工作，坚持依托根底管理，加强和创新专业管理，深 化重点、亮点活动。在“统一标准、统一平台、统一数据、统一网络 的信息化战略指导下，严格按照信息化建设和体系建设“五同步原 如此，即“同步规划、同步设计、同步实施、同步改良、同步提升， 严密结合管理体系的要求，进展了信息化的规划和建设工作。1、进一步完善体系文件管理系统，提升体系文件管理的智能化 水平随着体系建设的逐步深化，体系文件系统的功能已不能满足某某 黄金某某公司镇沅分公司体系文件管理工作的
4、需要，为了用信息化手 段进一步支撑体系文件管理，实现信息化和体系建设的进一步融合， 对体系文件电子化系统在以下八个方面做了提升：1、文件的在线编审批流程的流转；2、文件的网上在线编辑与修改信息智能化存储；3、文件的统计功能；4、文件的执行率跟踪；5、国标、行标系统标准对接；6、国家与地方法律、法规网址自动获取；7、与其它业务系统管理性文件的整合；&与集团公司综合管理体系信息系统的集成。2、建设综合管理体系管理系统，实现体系管理信息化1、监控实时化，促进业务流程规 X管理体系运行管理的主要内容是对流程进展管理， 而对流程的管理如 此主要依赖于对日常体系运行实施检查、 内审和管理评审。为了加强 对
5、流程的管理，在业务系统和体系管理信息平台中对流程运行的情况 进展实时监控。通过对关键部门、关键过程、关键节点的监控分析， 实现对流程运行情况的有效管理。通过数据中心采集业务流程执行情 况和关键节点的痕迹记录与指标， 对过程符合性、过程有效性和过程 结果符合度进展判断，对于与体系要求不符合的活动，系统自动分析 预警信息，生成潜在不符合项。体系管理部门对潜在不符合项进展分 析并发起滚动审核，各部门收到通知后自觉发起纠正预防措施， 进展 限期整改，并且反响整改情况，体系管理部门跟踪检查各部门整改效 果。通过业务流程实时监控管理，创新的采用了无现场的在线滚动审 核方式，对体系充分性、适宜性和有效性进展
6、检查，提出纠正预防措 施，跟踪改良过程，并予以验证，实现持续改良的常态化。2、体系管理信息化，提升体系运行水平通过体系管理信息平台支持内审管理、 管理评审管理、纠正预防 措施管理、不符合项管理、企业的建标、贯标和对标的全过程，实现 体系管理的信息化。体系管理突破了原有的工作模式，由手工方式向 无纸化方式转变、创新无现场滚动审核，实现体系管理全过程的信息 化、痕迹化管理。3、建立公司对外，加强企业文化建设。因为是一个企业形象的窗口，许多单位和个人都是通过了解企业 状况，了解集团的文化品牌，企业的理念，企业愿景，核心价值观， 品牌战略等。4 、建立办公自动化系统0A实现管理流程信息化、规X化和 科
7、学化。我公司应建立一套办公自动化系统，通过办公自动化系统的应 用，提高我公司公文管理、车辆管理、办公用品管理、档案管理、科 研管理、后勤管理的规X化、科学化水平，为公司信息化打下根底。系统功能要求1、系统应以组织机构为根底，实现工作和权限的分配。“部门- 岗位-人员管理模式贴近现实，人事变动和机构调整应变自如，同 时应实现各模块的权限自动刷新，保证系统数据安全和完整。2 、提供完整的表单开发环境，包括增加一整套可供快速应用的工具和特 性，用于定制、设计、增强适合各种需要的表单应用。定制好的表单 可广泛发布到工作流与其它各模块或文件库中应用。完全可定制的工 作流引擎，可供系统各模块自由调用。用户
8、无需编程便可灵活自定义 出符合各种业务特征需求的流程，流程数量不限，调整灵活，能完全 适应未来的需求开展与变化。工作流应支持多种归档方式，支持多种 办理方式，支持多个办理人与办理权限选择和控制， 支持直流、分流、辅流、条件分支、自由流程与流程嵌套等多种流向方式。从工作流规 划、设计、授权、运行、调整，以与监控和管理，动态地反映一个完 整的业务处理过程。集成的日常办公功能，工作文档的审批和办理操 作应透明、简捷。支持版本保存和痕迹保存功能。支持特送、撤回、 催办、分发、办理过程跟踪、工作监控、主办 -协办等功能。3 、提供分布式的文档管理体系，伸缩性强，可自由生成多种类的文件库， 实现一库多应用
9、与一库多级文件夹功能，四级库、文件夹、文件、 子文件，文件夹可多级设置、子文件可多级存放存储模式与访问权 限控制管理者、编辑者、作者、读者，满足各类资料信息的管理 和利用，能方便接收各类归档文件，且必须符合国家档案管理标准。4、提供通用的全文检索功能，提供关键字快速定位查询应用，提供 系统X围内的跨模块查询与统计，支持准确匹配与模糊查询。实现查 询与统计条件公式化应用，一次定义重复使用，并可授权给不同人员 使用指定的查询与统计条件，确保数据安全；支持统计结果报表输出； 支持与其它信息系统的数据集成，支持不同信息系统间数据的有效共 享与交换；支持远程办公和移动办公；支持多分支机构、跨地域的系 统
10、构建；5、提供多种消息提示方式。具备工作即时提醒机制：当 用户登录办公自动化系统后，如有待办工作、等到来时，系统自动以 文字或声音方式进展提示。6 、提供多种文件处理方式。全面集成MS Office、WPS等个人办公软件；提供各种格式的图形文件、多媒 体文件、压缩文件等附件上传功能；提供多个附件间的文件排序功能。7、提供痕迹保存和版本控制功能，修改人与修改日期时间记录并自动显示，不同的办理人以不同颜色区分，确保文件流转过程中的真实 性，明确责任。提供文件的历史版本保存功能。8 、提供系统日志功能。提供公文流转与流程处理过程的日志记录功能； 提供各类文 件的操作日志功能，为系统的安全管理与维护提
11、供科学的保障和依 据。9 、提供科学的系统管理安全机制。采用多级安全保障措施， 例如，通过按部门-岗位-人员不同级别进展工作分配和操作权限设 置，确保所有工作和各类文件的完整与安全；通过系统管理员、各模 块管理员或指定管理员如物品管理员等确保系统与模块级的完整 与安全。10 、提供方便的系统管理与维护功能。以便完成日常各 项维护工作，如系统安装与初始化、系统升级、数据备份与恢复、模 块权限设置、模块扩大与调整、系统异常处理与故障排除等。11 、提供委托办理功能。当办公人员出现休假、出差等无法完成事务处理 情况时，可通过委托办理功能，授权指定人员在指定期限内处理指定 的工作内容。具备提前中止和移交功能。12 、提供丰富的数据字典功能，由系统管理员统一定义，包括办公用语审批常用语、流水号一般流水号、公文流水号与各类数据字典定义等功能。13 、提供文件撤回重办功能。文档提交后在对方未签收之前撤回， 使文档 回到提交之前的状态，在对方的待办事宜中也没有该任务曾经有过的 任何信息，重办后可再次提交或变更流转方向。14 、提供公文套打功能。可根据公文的实际格式需要制作打印格式模板， 控制打印内 容X围，可重复调用，实现灵活的文件套打功能。提供通用MS Word模板定制功能，也可引入外来的已有模板文件，可将该模板作为打印格式标准。15、提供印章引入功能，并严格确定使用人的安全权 限，确保安全。
