行政部管理制度

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1、长沙广圣大酒店 组织架构编号：GS- XZ 1001一、行政部机构设置图部门经理（1人） 共计：1人长沙广圣大酒店 岗位职责编号：GS XZ2001二、行政部岗位职责说明职 位：部门经理部 门：行政部直接上司：总经理主要职责：1、根据酒店营销情况和接待服务工作实际，按照总经理的要求，负责起草综合性规划、计划、报告、总结、通知等公文函件，并审核签发前的文稿。 2、负责安排酒店行政会议和经理办公会议，及时将信息反馈给总经理。 3、根据总经理的指示编排好重要活动日程表，做好有关单位客访预约和安排，做好来访客人、重要会议、活动预报，安排好各项接待活动。 4、协助总经理协调、平衡各部门间的关系，会同有关

2、部门检查各项工作的完成情况，做好综合统计汇报工作。 5、认真配合有关部门落实VIP的接待安排，接待来访、参观的重要客人，介绍酒店概况并陪同参观展示酒店社会形象。6、负责加强与兄弟酒店的密切联系。7、负责做好来信来访的有关工作和处理客人向总经理室的投诉。8、负责做好公文收发、打印、通讯以及文书档案的管理和印章工作的使用。9、切实有效地管理好车队（服务质量、创收任务、安全管理、费用长沙广圣大酒店 岗位职责控制、维修保养）。10、根据档案管理和保密制度，及时将使用完毕的材料、文件回收、整理、分类、登记、装订、归档。11、负责酒店内部刊物的定稿、审稿和发行工作。12、加强本部门的自身建设，提高工作效率

3、。13、完成总经理和上级业务部门交办的其他工作。素质要求：1、五官端正，身体健康；具有大专以上或同等学历；从事酒店主管工作三年以上；具有英语听、说、读、写能力，有较强的笔译能力；具有艰苦奋斗、牺牲奉献精神。2、具有良好的职业道德和敬业精神，遵章守纪，保守秘密，工作细致、冷静、严谨、周密；3、了解心理学、旅游知识、哲学等相关知识；4、掌握酒店管理、逻辑、秘书、档案、应用文、公文写作等专业知识；熟悉党和国家有关改革的方针、政策、企业法、经济法及涉外法规知识等；5、有较强的组织能力、协调能力、解决问题和业务实施能力；6、团结同事，善于处理人际关系，有较强的社会活动能力；7、较强的文字处理能力和语言表

4、达能力。长沙广圣大酒店 工作程序和标准 编号：GS- XZ 3001三、行政部工作程序和标准店外有关会议程 序标 准1准备1、接受总经理指示；2、了解会议内容、时间、地点、参加会议者等要求；3、根据行政领导指示和会议要求，做好准备。2出席1、按要求准时参加会议；2、准确、全面地做好会议录；3、未经总经理授权，不能在重大问题上代表酒店表态。3汇报1、回酒店后，及时向领导约定汇报时间及方式；2、重点汇报要酒店落实的工作项目及要求；3、不汇报时，对会议布置的工作不得私自取舍。 长沙广圣大酒店 工作程序和标准编号：GS- XZ 3002行政部工作程序和标准盖公章与开介绍信程 序标 准1审批1、部门或个

5、人提出申请；2、写明时间、地点、姓名、联系单位和事由；部门经理审阅签字；以酒店名义对外行文，要交总经理审批。2登记1、经办人持批文，到办公室进行登记；2、登记时要注明经办人、联系单位、事由、时间等。3盖章1、按申请批示内容，清楚、准确地开具介绍信；2、一般不得开具空白介绍信，如确有特殊情况，须经总经理批准后，方可开具；3、将公章盖在发出单位名称与日期处，保证印章字迹清晰。长沙广圣大酒店 工作程序和标准编号：GS- XZ 3003 行政部工作程序和标准收文与传阅程 序标 准1登记1、接到文件后，要于当日在收文本上进行登记，注明收文序号、日期、份数、密级、内容摘要、来文单位及文件编号；2、每份文件

6、的右角上写明收文日期及文件编号；3、填写文件传阅单，每份文件一张，并订在文件封面。2传阅1、文件登记后放入文件阅夹，交有关部门经理（急件放在上面，并标上记号）传阅；2、部门经理传阅后要在文件传阅单上写明建议或“请行政领导传阅”以及传阅日期；3、将文件送总经理传阅；遇有保密文件时，将文件亲手交给领导，并做传阅记录。3存档1、文件传阅后，要翻阅每份传阅单，检查是否总经理批示；2、有批示的按照批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期；3、无批示的文件暂放办公室存档；4、上级要求定期收回的文件，要在指定时间交回，并办理相应手续。长沙广圣大酒店 工作程序和标准编号：GS- XZ 3004行政部工作程序和

7、标准向外发文程 序标 准1审批1、各部受行政领导委托或遵照上级有关部门指示以酒店名义写的报告、请示、简报等，要先到行政部填写发文表，并由行政部连同原稿一起交总经理审批；2、发文稿被批准后，办公室再填写发文号，并作登记。2打印1、发文部门将原稿和批件打印；2、校对要求认真仔细；3、上报文件份数一般根据需要确定。3发文1、在打印好的文件在行政部加盖酒店公章；2、将文件装入信封，并在信封上写明收文单位、姓名；3、将封好的文件交有关人员，并说明发送时间及有关事 宜；文件原稿、批件及一份正式文件交行政部存档。4备注酒店对外签定的经济合同必须经总经理签字后加盖酒店公章，正本由财务部存档。长沙广圣大酒店 工

8、作程序和标准编号：GS- XZ 3005行政部工作程序和标准电话通知处理程 序标 准1.接听1、电话铃响3声以内接听电话；2、拿起话筒后先向客人问好，再通报所在的部门和姓名，同时主动询问客人要求；3、用热情、礼貌的语气同客人讲话，并要亲切、明了。2.记录1、所述内容要记录完整、准确；2、字迹清晰。3.道别1、语气要礼貌；2、等客人挂断电话后方可挂断电话。4.汇报1、及时向总经理汇报通知的内容；2、及时向有关部门传达行政领导的指示精神；3、所汇报、传达的人、日期等均要详细记录。5.督查要督促和检查有关部门落实的情况，以免延误。长沙广圣大酒店 工作程序和标准编号：GS XZ 3006行政部工作程序

9、和标准项目：会议工作程序1、了解会议的性质与目的；2、确定会议日期，出席者和主持人；3、开会前一天（紧急会议会前1小时）以适当的形式向有关人员通知会期；4、准备会议所需的材料及物品；会前1小时安排布置好会场；5、会前接待、签到和分发会议材料；6、会议记录要发送到有关部门。长沙广圣大酒店 工作程序和标准编号：GS XZ 3007行政部工作程序和标准项目：接待拜访总经理的客人的工作程序和要求（一）客人到前厅通过服务员（或迎宾）要求会见总经理。1、服务人员（或行李生）先将客人介绍给大堂副理或前厅接待经理；2、大堂副理或前厅接待经理应有礼貌地请客人就坐，询问客人所在单位及找总经理有何事宜，使客人感到对

10、其关心并愿意提供帮助。证实客人身份后，大堂副理在权限范围内代表总经理处理有关事宜；3、如客人执意要见总经理，应请客人稍候，电话与总经理办公室联系；4、总经理办公室根据情况决定是否可以让该客人会见总经理，并通知大堂副理；5、对于总经理预定接待的重要客人，由大堂副理或指派服务人员引领至总经理室。6、对于总经理暂不能接待的客人，由大堂副理或前厅经理婉转地告知客人，然后根据客人情况，必要时将其介绍到相应部门，之后由该部门经理接待并将情况反馈给总经理办公室。（二）客人直接到总经理室要求拜见总经理时：1、如客人系政府或有关部门的重要客人或总经理非常熟悉的客人，总经理办公室主任、秘书应先请其在总经理接待室等

11、候，然后通报总经理。长沙广圣大酒店 工作程序和标准2、对于执意要会见总经理的客人，应先请客人在接待室稍候（茶水服务），问明情况后报总经理。如总经理同意接待，即将客人介绍给总经理（一般在接待室或会议室）；总经理不同意接待时，可安排部门经理出面接待。3、一般公务性客人要求会见总经理，在问明客人来由后，由办公室人员直接处理或介绍相应的部门接待（在总经理接待室或部门办公室），然后将有关情况反馈给总经理。总经理接待准则：1、策划安排接待客人；2、临时性重大的接待（如政府有关部门、特殊事项）。3、其他客人由有关部门经理负责接待（如需总经理接待，可另行安排时间）。长沙广圣大酒店 相关制度编号：GS XZ 4

12、001四、行政部相关制度项目：行政部规章制度行政部员工必须做到：1、按时上下班，自觉遵守劳动纪律，严格执行先请假后休假制度。2、遵守酒店的加班倒休规章制度。合理安排工作，严格控制加班，所有休假（含倒休假）应尽量安排在月中和年中，即工作淡季。3、每年举办至少一次员工联欢活动。所有会议和联欢活动务必有计划、有组织、有准备、有落实，努力做好管理当局与普通员工的信息交流与感情交流工作。4、根据各自工作需要制订每日、每月、每年的工作计划，并坚持每月底、每年度上交书面工作汇报。所有活动务必在举办前一天再次跟踪落实，所有日常性工作务必列入工作计划，所有突发性工作务必写入工作总结，逐渐使工作程序化、制度化、标准化。5、高效有序地工