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1、无纸化办公会议管理系统采购需求一 项目背景和意义无纸化办公会议目前已在各大公司和机构广泛使用，相对传统办公会 议，其特征是是文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文 件输入输出可控化，实时共享资源。无纸化办公会议更加智能、便捷、高 效、丰富。主要优势如下：1高效便捷：提升与会者会议体验，让会议资料阅读起来更方便， 还可以随时添加批注、书签、评论，这些信息可随文档导出，为会后会议 纪要整理或者分析提供支持，使得整个会议更加高效。2节能环保：传统的办公会议召开前，需要打印和复印大量文档资 料，而无纸化办公会议可以做到免打印、省时省力。二 总体需求我司需在多个会议室使用无纸化会议系统，根据
2、我司实际情况，无需通 过改造会议室安装固定席位的升降机式或折叠机式会议客户端，而需提供 至少 40个用户授权同时通过移动终端设备（如笔记本电脑，平板电脑，手 机等）通过无线网络参加会议，数据传输安全，快速，稳定。会议管理系 统安装在服务器端，系统从根本上改变传统会议管理模式，构建一个全面 的，集中的，强大的，交互的，协同的，过程化的会议管理平台。按照一般会议的流程，会议系统能够实现以下需求：1. 会前管理功能：设置会议基本信息、参会者设置、 编辑参会人员信息、会议流程设 置；上传会议文件，并为文件分类定义权限；投票设置、 管理会议投票； 编辑开机欢迎界面；配置会议录制选项。2. 会中管理功能：
3、会议签到、签到管理、状态查询；显示参会人员的列表、显示会议文 件；打开文档并同步共享演示文档、批注文档、导读、观看同步演示，也 可共享到投影仪或大屏等设备上；参会者可以选择同步观看会议文件演示， 也可以在观看的同时，自主查看其他会议资料，同步异步显示一键切换； 可以把文件推送给任意参会人员、文档资料导入导出；会议记录、会议过 程记录；可在电子白板上手写演示；即时广播信息，短消息互发、支持与 会者之间实时交流、分组讨论；浏览Internet网；客户端可导入本地文件 同步共享；提供会议投票功能；播放多媒体文件、大屏投放；主持功能包 括会议分组、终端控制、界面强切、投票控制等；个性化呼叫（纸、笔、
4、茶水等）服务。3. 会后管理功能： 支持会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等；会议助理可在 会议结束后对保存的存档内容进行管理，销毁保密文件。三 设计原则1. 先进性和实用性 采用先进成熟的技术，先进的系统架构体系，满足举行各类型的使用要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的 需要。2. 安全可靠性系统具有较髙的可靠性，能够连续7X24小时不间断工作，出现故障 能及时告警。以便在发生错误时能够快速地恢复正常运行。在采用备份、冗余等可 靠性技术的基础上，提供较强的管理机制、控制手段等技术措施，以提髙 整个系统的安全可靠性。3易用性原则 具有良好的简体中文的操作界面、
5、详细的帮助信息，系统参数的维护 与管理通过操作界面完成。4. 标准化原则各项软件开发工具和系统开发平台符合我国国家标准、企事业单位正 式颁布的与系统有关的相关技术规范和要求。5兼容性原则 满足向下兼容的要求，软件版本易于升级，任何一个模块的维护和更 新以及新模块的追加都不影响其它模块。扩展性强，便于后续开发。6.安全性原则 对用户认证、授权和访问控制，支持数据库存储加密，数据交换的信 息包加密，数据传输通道加密。发生安全事件时，能以事件触发的方式通 知系统管理员处理。7. 互连性具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统（如OA系统）互连互 通的特性，同时具备跨系统平板交互性，确保该系统作用可
6、以充分发挥。四 技术参数:（一）无纸化会议管理系统（1套包含至少 40 个客户端用户授权）数量一套，与无纸化会议客户端系统同一个品牌设计要求先进实用，易用，可靠，兼容，可扩展功能要求无纸化会议系统，由服务器会议管理端软件以及客户端软 件组成。服务器会议管理端软件：无纸化会议服务器会议管理端软 件负责议程管理、资料管理、用户管理、权限管理、会议 控制、会议统计功能，以及会议进行时数据等信息的转发。 支持功能修改升级，定制开发。客户端软件：客户端软件通过加密无线网络接入无纸化会 议系统，主要供参会人员使用，参会人员使用平板电脑进 行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，参加会议， 投票表决，发起会
7、议主讲/跟随，对会议进行圈点批注等 操作。手机，平板，笔记本电脑等设备可通过授权使用客 户端系统异地web访问。客户端App提供windows,安 卓，IS0等主流系统版本。兼容性强。主要功能清单：一、 会议管理：（1）角色权限设置：创建会议管理员、会议主持（可以对不同的人员进行文件下发和材料才看）、与 会者，创建自定义用户组（不同的用户组具有不 同等级的文件和会议议题权限）（2）考勤设置：实时查看、下载全体参会者签到表（支 持移动设备手写签字）。（3）会议设置：创建会议与会议相关信息，设置是否 保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空， 设置需要参与会议的人员（只有参会人员能够参与会 议
8、）（4）文件管理：批量上传会议文件，视频等材料、设 置与会者不同阅读权限、下载会议材料、批注材料； 可对多种文件格式进行阅览，包括常见格式 doc/docx/wps/xls/xlsx/ppt/pptx/pdf/html/htm 等； 支持视频、音频、等文件分发播放，并支持第三方软 件打开使用。（5）投票管理：新建投票项目，设置实名、不记名投 票，单选或多选，赞成、发对、弃权，计分统计。（6）显示状态：管理员能够查看参会人员签到状态和 在线状态、会议详情和会议议题等。二、会议通知：即时广播多条会议通知三、会议助理：支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助 与会者推送同步”；强制同步、投票流程管理（开始
9、、 暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼叫 服务，控制其它文件同步。四、文件批注：支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜 色、大小，批注文件自动保存。五、同屏方式：阅读或批注过程中，可支持向助理申请 同屏，采用触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实 现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。六、呼叫服务：呼叫服务人员、茶水、纸笔，自定义内 容。七、会议记录：会议过程中可以随时进行会议笔记记 录，可进行会签，并保存上传至服务器；八、议题管理：可对不同会议议题进行自由切换启用；九、集中控制：会议主持可控制展示欢迎页面、会议信 息、显示人名、十、 电子白板：可支持单人白板或多人同时共享同
10、一画 板；十、会议交流：可支持与一人或多人进行实时交流（分组交流）；十二、屏幕广播：支持屏幕自由共享，任何参会人员可以在会议中进行屏幕广播将本地画面共享至其他参 会人员；各台终端能互相同屏广播画面，同时也能广 播外部信号源（如矩阵送来的视频信号，计算机信号， 笔记本信号，摄像头信号，DVD信号等），同屏广播时 同步延迟时间小于0.5秒，实现各画面间任意广播切 换，使会会议更加方便髙效；十三、信号管理：会议管理员可以将任一参会人本地画面屏幕广播至全部参会人，也可以结束任一参会人 的共享画面；十四、客户端可读取U盘：通过U盘，进行阅览文件或上传共享其他参会人员，一键广播到其他会议终端 与大屏；十五
11、、网络浏览：支持浏览以太网网络，可访问0A、邮箱等；十六、异步浏览：任何有权限的会议终端支持一键切换（本地终端可以通过按键一键切换远端同步画面与 本地终端画面）完成信号的自由交互功能；十七、主持设置：可以设定多个主持单元，主持有控制会议进程与信号切换，开启投票、启动会议议题、 选择广播信号源、强制同屏、结束同屏、结束会议等 功能；十八、支持多种平台操作，如PC机WINDOW操作系统、IOS系统和安卓系统等，并实时广播到其它会议终端 与同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕显示十九、与OA系统对接，实现统一用户验证，会议信息对接等功能二十、在会议结束后能够现场形成于会议相关的会议纪要，并能够实现与会人员现
12、场连签；二）安装及服务基本要求无纸化会议系统安装具体描述1安装调试：自合同签订之日起3个工作日完成设备到 货；接到安装通知之日起5个工作日完成系统安装调试、 终端安装调试；提供详细的使用说明手册及相关文档；安 排培训服务。2售后服务：提供明确响应售后服务机构名称，地址、联 系电话；提供长期的7*24小时技术支持；报修电话后应 在30分钟内做出明确响应和安排，90分钟内到现场，3小时内解决故障，8小时内不能解决故障的提供备件保 障系统运行，直至故障解决；产品免费质保期为产品安装 验收合格后两年。五 备注1.无纸化会议系统服务器、交换机、40 个客户端平板，公司自有无需采购2.送货及安装地址：深圳市南山区
