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1、无纸化办公会议管理系统采购需求一 项目背景和意义无纸化办公会议目前已在各大公司和机构广泛使用,相对传统办公会 议,其特征是是文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文 件输入输出可控化,实时共享资源。无纸化办公会议更加智能、便捷、高 效、丰富。主要优势如下:1高效便捷:提升与会者会议体验,让会议资料阅读起来更方便, 还可以随时添加批注、书签、评论,这些信息可随文档导出,为会后会议 纪要整理或者分析提供支持,使得整个会议更加高效。2节能环保:传统的办公会议召开前,需要打印和复印大量文档资 料,而无纸化办公会议可以做到免打印、省时省力。二 总体需求我司需在多个会议室使用无纸化会议系统,根据
2、我司实际情况,无需通 过改造会议室安装固定席位的升降机式或折叠机式会议客户端,而需提供 至少 40个用户授权同时通过移动终端设备(如笔记本电脑,平板电脑,手 机等)通过无线网络参加会议,数据传输安全,快速,稳定。会议管理系 统安装在服务器端,系统从根本上改变传统会议管理模式,构建一个全面 的,集中的,强大的,交互的,协同的,过程化的会议管理平台。按照一般会议的流程,会议系统能够实现以下需求:1. 会前管理功能:设置会议基本信息、参会者设置、 编辑参会人员信息、会议流程设 置;上传会议文件,并为文件分类定义权限;投票设置、 管理会议投票; 编辑开机欢迎界面;配置会议录制选项。2. 会中管理功能:
3、会议签到、签到管理、状态查询;显示参会人员的列表、显示会议文 件;打开文档并同步共享演示文档、批注文档、导读、观看同步演示,也 可共享到投影仪或大屏等设备上;参会者可以选择同步观看会议文件演示, 也可以在观看的同时,自主查看其他会议资料,同步异步显示一键切换; 可以把文件推送给任意参会人员、文档资料导入导出;会议记录、会议过 程记录;可在电子白板上手写演示;即时广播信息,短消息互发、支持与 会者之间实时交流、分组讨论;浏览Internet网;客户端可导入本地文件 同步共享;提供会议投票功能;播放多媒体文件、大屏投放;主持功能包 括会议分组、终端控制、界面强切、投票控制等;个性化呼叫(纸、笔、
4、茶水等)服务。3. 会后管理功能: 支持会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等;会议助理可在 会议结束后对保存的存档内容进行管理,销毁保密文件。三 设计原则1. 先进性和实用性 采用先进成熟的技术,先进的系统架构体系,满足举行各类型的使用要求,使系统在相当一段时期内保持技术的先进性,并能适应未来发展的 需要。2. 安全可靠性系统具有较髙的可靠性,能够连续7X24小时不间断工作,出现故障 能及时告警。以便在发生错误时能够快速地恢复正常运行。在采用备份、冗余等可 靠性技术的基础上,提供较强的管理机制、控制手段等技术措施,以提髙 整个系统的安全可靠性。3易用性原则 具有良好的简体中文的操作界面、
5、详细的帮助信息,系统参数的维护 与管理通过操作界面完成。4. 标准化原则各项软件开发工具和系统开发平台符合我国国家标准、企事业单位正 式颁布的与系统有关的相关技术规范和要求。5兼容性原则 满足向下兼容的要求,软件版本易于升级,任何一个模块的维护和更 新以及新模块的追加都不影响其它模块。扩展性强,便于后续开发。6.安全性原则 对用户认证、授权和访问控制,支持数据库存储加密,数据交换的信 息包加密,数据传输通道加密。发生安全事件时,能以事件触发的方式通 知系统管理员处理。7. 互连性具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统(如OA系统)互连互 通的特性,同时具备跨系统平板交互性,确保该系统作用可
6、以充分发挥。四 技术参数:(一)无纸化会议管理系统(1套包含至少 40 个客户端用户授权)数量一套,与无纸化会议客户端系统同一个品牌设计要求先进实用,易用,可靠,兼容,可扩展功能要求无纸化会议系统,由服务器会议管理端软件以及客户端软 件组成。服务器会议管理端软件:无纸化会议服务器会议管理端软 件负责议程管理、资料管理、用户管理、权限管理、会议 控制、会议统计功能,以及会议进行时数据等信息的转发。 支持功能修改升级,定制开发。客户端软件:客户端软件通过加密无线网络接入无纸化会 议系统,主要供参会人员使用,参会人员使用平板电脑进 行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料,参加会议, 投票表决,发起会
7、议主讲/跟随,对会议进行圈点批注等 操作。手机,平板,笔记本电脑等设备可通过授权使用客 户端系统异地web访问。客户端App提供windows,安 卓,IS0等主流系统版本。兼容性强。主要功能清单:一、 会议管理:(1)角色权限设置:创建会议管理员、会议主持(可以对不同的人员进行文件下发和材料才看)、与 会者,创建自定义用户组(不同的用户组具有不 同等级的文件和会议议题权限)(2)考勤设置:实时查看、下载全体参会者签到表(支 持移动设备手写签字)。(3)会议设置:创建会议与会议相关信息,设置是否 保密会议,正常会议自动归档,保密会议自动清空, 设置需要参与会议的人员(只有参会人员能够参与会 议
8、)(4)文件管理:批量上传会议文件,视频等材料、设 置与会者不同阅读权限、下载会议材料、批注材料; 可对多种文件格式进行阅览,包括常见格式 doc/docx/wps/xls/xlsx/ppt/pptx/pdf/html/htm 等; 支持视频、音频、等文件分发播放,并支持第三方软 件打开使用。(5)投票管理:新建投票项目,设置实名、不记名投 票,单选或多选,赞成、发对、弃权,计分统计。(6)显示状态:管理员能够查看参会人员签到状态和 在线状态、会议详情和会议议题等。二、会议通知:即时广播多条会议通知三、会议助理:支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助 与会者推送同步”;强制同步、投票流程管理(开始
9、、 暂停、结束,发布结果),强制与会者签出,处理呼叫 服务,控制其它文件同步。四、文件批注:支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜 色、大小,批注文件自动保存。五、同屏方式:阅读或批注过程中,可支持向助理申请 同屏,采用触屏跟踪轨迹技术和触屏轨迹仿真技术实 现同屏,同屏时每台客户端上下行总流量低于1K/秒。六、呼叫服务:呼叫服务人员、茶水、纸笔,自定义内 容。七、会议记录:会议过程中可以随时进行会议笔记记 录,可进行会签,并保存上传至服务器;八、议题管理:可对不同会议议题进行自由切换启用;九、集中控制:会议主持可控制展示欢迎页面、会议信 息、显示人名、十、 电子白板:可支持单人白板或多人同时共享同
10、一画 板;十、会议交流:可支持与一人或多人进行实时交流(分组交流);十二、屏幕广播:支持屏幕自由共享,任何参会人员可以在会议中进行屏幕广播将本地画面共享至其他参 会人员;各台终端能互相同屏广播画面,同时也能广 播外部信号源(如矩阵送来的视频信号,计算机信号, 笔记本信号,摄像头信号,DVD信号等),同屏广播时 同步延迟时间小于0.5秒,实现各画面间任意广播切 换,使会会议更加方便髙效;十三、信号管理:会议管理员可以将任一参会人本地画面屏幕广播至全部参会人,也可以结束任一参会人 的共享画面;十四、客户端可读取U盘:通过U盘,进行阅览文件或上传共享其他参会人员,一键广播到其他会议终端 与大屏;十五
11、、网络浏览:支持浏览以太网网络,可访问0A、邮箱等;十六、异步浏览:任何有权限的会议终端支持一键切换(本地终端可以通过按键一键切换远端同步画面与 本地终端画面)完成信号的自由交互功能;十七、主持设置:可以设定多个主持单元,主持有控制会议进程与信号切换,开启投票、启动会议议题、 选择广播信号源、强制同屏、结束同屏、结束会议等 功能;十八、支持多种平台操作,如PC机WINDOW操作系统、IOS系统和安卓系统等,并实时广播到其它会议终端 与同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕显示十九、与OA系统对接,实现统一用户验证,会议信息对接等功能二十、在会议结束后能够现场形成于会议相关的会议纪要,并能够实现与会人员现
12、场连签;二)安装及服务基本要求无纸化会议系统安装具体描述1安装调试:自合同签订之日起3个工作日完成设备到 货;接到安装通知之日起5个工作日完成系统安装调试、 终端安装调试;提供详细的使用说明手册及相关文档;安 排培训服务。2售后服务:提供明确响应售后服务机构名称,地址、联 系电话;提供长期的7*24小时技术支持;报修电话后应 在30分钟内做出明确响应和安排,90分钟内到现场,3小时内解决故障,8小时内不能解决故障的提供备件保 障系统运行,直至故障解决;产品免费质保期为产品安装 验收合格后两年。五 备注1.无纸化会议系统服务器、交换机、40 个客户端平板,公司自有无需采购2.送货及安装地址:深圳市南山区