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1、采购部标准操作流程Purchasing DepartmentStandard Operation ProceduresLast-update修订日期: 采购部“标准操作流程目录 编 号 主 题 索 引 PUR001 采购工作流程图PUR002 物品申购程序PUR003 采购部内部工作流程PUR004 选择供货商程序PUR005 采购部询价报价定价制度PUR006 采购人员的职业道德标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：采购工作程序 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR001 Approved By 核准人：Pag
2、e 页码：1 of 1 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：采购工作流程图申购单 各使用部门经理或主管 方案采购 方案外采购 采购部征询确认 采购部经理、采购员 总经理 领导签批 财务总监 采购部经理采购 任务 采购部经理，采购员 采购部经理 实施下次采购作为参考 确定供货商 总经理 评议小组：总经理、采购总监、申购部经理实施 采购 验收 采购员、仓管员、供货商 征询使用部门意见 意见 反响 执行任务采购员 传递报销单到财务 文员 结案:记录与存档 采购部文员 标 准 操 作 流 程 Standard Operating Procedur
3、esSubject名称：物品申购程序 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR002 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 1 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：按照各种物资的分类和采购方式，各部门应该选择适当的申购方式。1.方案采购：使用部门根据下月工作方案和物资耗量，在本月底申报下月所需物资的品名、数量、质量、规格、用途及到货时间，由财务部汇总，根据仓库库存量对申购的数量进行审核，经采购部确认后，再报总经理审批。采购部实施分批采购。2.仓库申请采购：仓库存货降至最低储藏点时，由仓库主管填报申购单，报
4、采购部经理和财务部经理审核后，经总经理批准，由采购供给部采购补仓。3.临时采购：部门因工作需要，需临时补充物资时，部门填写申购单，须先经仓管员验证有无库存，经采购部确认后，总经理审批。由采购供给部执行采购。4.紧急采购：如遇水、电、气、设备发生故障，需抢修或其他临时急需物品，且仓库无配件无存货，需急购的，由部门经理批准直接采购，事后需按程序补办手续。申购单审核批准的传递程序是：申购填单 部门经理签字审核 仓库主管签字审核 采购部经理签字审核 财务总监签字审核 总经理签字批准 请购单返回采购部执行采购。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubjec
5、t名称：内部工作程序 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR003 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 1 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：1. 确认需求：在申购单审批之前，应先经采购部确认,确认内容包括：品名、数量、查明库存数量以及是否有代替品，申购量是否符合经济采购量，规格要求是否明确，用量或损耗是否合理，需用日期是否合理，以及追查临时采购或紧急采购的原因等。 将申购单输入电脑备案，详细注明品名，上次采购价格、供货商、要求到货时间等。2. 需求说明：确认需求后，对申购单的细节如品质、参考价格、
6、包装、售后效劳等，均加以明确说明，以便领导审批时能够参考。3. 选择可能的供货来源：就需求说明，从原有供给厂商中，选择实绩良好的供货商，通知其报价，或以询价、公开方式征求。采购员将尽可能的资料信息汇报部门经理。4. 由经理安排可能的供货商，进行价格谈判。最终确定适宜的供货商和价格。5. 安排定单：价格谈妥后，应该办理定货以及签约手续。定单或合约，均属于具有法律效力的书面的文件，对买卖双方的要求以及权利义务，需以列明。6. 定单与稽核：签约定货之后，催促供货商如期如质如量按照规定交货。7. 交货验收：配合仓管员严格验收入库，验收合格之后，办理入库或直拨手续，索取发票。8. 不符或退货处理:供货商
7、所交货物与和约规定不符而验收不合格时，应该按照和约规定退货，并重新购置。9. 结案：凡验收合格付款或验收不合格退货，均应办理结案手续。验收合格的工程，整理采购申请单、入库验收单、发票及相关的材料，附在报销凭证后，按财务报销程序逐级审批。对验收不合格并造成影响酒店正常运营, 应该按照与供货商的约定或相关管理规章制度，追究供货商的责任，对其进行相应处分。10. 记录与档案：凡结案之后，由文员将采购结果、部门使用意见等输入电脑，列入档案，分类保管，以备参阅或下次购进时查考。标 准 操 作 流 程 Standard Operating ProceduresSubject名称：供货商选择 Issued
8、By 签发人：Ref. No编号：PUR004 Approved By 核准人：Page 页码：1 of 2 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：采购工作中的询价工作，首先要寻找合格的供货商，才能保证采购物资的品质、充分的数量、合理的价格及完善的售后效劳 ，这是采购工作的重要任务。一、 供货商的评选，按照市场经济规律来确定,一般来说，供给商的数量越多，选择适当供货商的时机就越大。通常可以利用以下途径：1. 利用现有的资料：建立已发生过业务,并经实践证明合格供货商的名册或档案，就现有的供货商，分析是否符合要求-适当的品质、准时交货、合理的价
9、格以及必需的售后效劳等。2. 公开征求的方式：3. 通过同行业介绍：4. 通过阅读专业刊物或杂志、上网等方式，熟悉许多产品的供货商，获得供货商的根本资料。5. 咨询专家或专业的咨询公司，建议提供供货商名录。二、 对供货商考察：采购部对其进行考察洽谈时需经理带队或三人同时在场。要求供货商四证(营业执照,税务登记证, 委托代理证,卫生许可证,)齐全，实力雄厚，价位适中，售后效劳好，且为本地区该产品厂家一级代理。三、 大宗货物采购确定供给商的评选程序：1 成立评选小组：a 成立小组，对合格厂商的各项资格或条件进行分析以及审议。小组成员包括总经理、采购部门、使用部门、财务部。标 准 操 作 流 程 S
10、tandard Operating ProceduresSubject名称：供货商选择 Issued By 签发人：Ref. No编号：PUR004 Approved By 核准人：Page 页码：2 of 2 Effective Date生效期：Distribution抄送：Procedures流程：b 决定评审工程：一般经营业绩、公司的历史，负责人的资历，资本额、员工人数、主要客户、财务状况、营业证证照。产品供给能力，生产设备，产品质量，地点是否邻近我方，以及品质保证。2. 对合格厂商的分类：按照厂商的专业程度予以归类，按照能力划分等级。目的在于，防止厂商包办各种采购条件，预防外行人做内行事。配合采购需求，选择适当的供货商。 分类标准：1.地区地点；2.供给类别；3.交易金额； 4.依存度大小；5.信誉度大小； 6.其他。四
