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1、西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表 20120214 201400313修改表3、6表1 电子文件登记表（首页）文件特征形成机构 完成日期载体类型载体编号通信地址电 话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型定长可变长其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数： 一件一盘 多件一盘 一件多盘 多件多盘制表审核填表人（签名）年 月 日审核人（签名）年 月 日1表2电子文件登记表（续页） 第 页以
2、件（电子文件）为单位填写立档单位形成机构填写文件编号题名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限机构（问题）表3电子文件移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子文件数量移交数据量载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位名称移交机构（文件形成）接收机构（档案室）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名） 年 月 日 年 月 日审核人（签名） 年 月 日 年 月 日单位（印章）年 月 日 年 月 日填写说明：1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述3.移交电子文件数量：按文件
3、总件、卷数描述4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位表4 电子档案登记表（首页）文件特征立档单位 完成日期载体类型载体编号通信地址电 话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处理工具、文件浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型定长可变长其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数： 一件一盘 多件一盘 一件多盘 多件多盘制表审核填表人（签名）年 月 日审核人（签名）年 月 日表5电子档案登记表（续页） 第 页以件（电子档案）为单位填写立档单
4、位档案室填写档案编号题名形成时间档案稿本代码档案类别代码载体编号保管期限表6电子档案移交与接收登记表交接工作名称内容描述移交电子档案数量移交数据量载体起止顺序号移交载体类型规格检验内容单位名称移交（立档）单位接收单位（档案馆）准确性检验完整性检验可用性检验安全性检验载体外观检验填表人（签名） 年 月 日 年 月 日审核人（签名） 年 月 日 年 月 日单位（印章）年 月 日 年 月 日填写说明：1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述4.移交数据量：以Gb为单位，
5、精确到小数点后3位表7 电子档案管理登记表电子档案设备情况登记新设备兼容性检验磁性载体转存登记填表人（签名）年 月 日审核人（签名）年 月 日单 位（盖章）年 月 日表8 电子档案迁移登记表源系统设备情况硬件系统：系统软件：应用软件：存储载体：目标系统设备情况硬件系统：系统软件：应用软件：存储载体：被迁移归档电子档案情况电子档案名称：记录数： 字节数：迁移时间：操作者：填表人（签名）年 月 日审核人（签名）年 月 日单 位（盖章）年 月 日表9：光盘盒封面标签图示例光盘编号套号名称：内容摘要：(包括全宗、年度、光盘序号、数据量（即档案存储容量）、密级、保管期限、存入日期、运行环境、件数（以卷为
6、单位的档案标明数字化档案所对应的全宗号、目录号、起止卷号、起止时间）及相关内容。)保存年限光盘版号注：长121mm，高121mm。表10：光盘盒封底标签图示例光盘背景信息光盘编号：文件格式光盘编号：光盘类型光盘容量制作部门制作日期复制部门复制日期 备注： 注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。表11：光盘盘面示例 光盘编号 套号 光盘规格 制作单位（或复制单位） 制作日期（或复制日期）12表12电子档案机读目录 全宗号年度保管期限机构（问题）件号题 名文件编号责任者密级形成时间文件稿本代码文件类别代码页数注：此表为excel表。ZYJ401设备交接清单共 页 第 页工程名称：桥口联合站安全隐患治理工程单元名称：电气序号设备名称型号及规格单位数量备 注接受单位：接受代表：年 月 日移交单位：移交代表：年 月 日ZYJ401设备交接清单共 1 页第 1 页工程名称：中原油气天然气处理厂1万吨/年丁苯乳胶工程单元名称：电气工程序号设备名称型号及规格单位数量
