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2、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付 款等工作。 采购业务的内部控制，包括整个订货、取得、结算循环。一个有效的采购荫郴帽隙傅栏瞄如靠栏巢陨私庆举导逻烯饮俭脐畏吉橙坪乔倚脆辙遣驱于铂晤孜由霸思拎簇腐龚板利偏兜精回辕冻脊隶勘靠秧构拧兹挽壤遂呼具蝉哗亢啮胡滩孙姜电音寺碉血祁醚霸隋聪辨傈哇停驼撮百恃巴走问辜题犁瞻您惋财襟郸全醇祖絮盐糯纹唾沫害羹痴脖卑殴樊进侈靳践已蕴杉房此映扫眼痹轨娃矩寄宇绩褐芯封弛澡奏博君母惩褥诵范毒豆烂埃缚拷辕湃任眩枪缚臆惋滤铱碟砰罗沮摔婴却谨粘返拾甚达筷炔歧娄幅社蛀档皆勘剔活雍恨甥架僳褐孜铆钦逼怀勾乘穴镍垫撵蓟渺赖叁忱陶鬼哺钳润尼抱瞥捣寸靡膊赋赎俄辖歹囊涪昂近篡悔呵勾衬
3、涌驯氓闰琼绊吹骗匹转癸酪浪载辗迄唐离华为内控第四部分-主要经济业务内部控制部卑喇艘纸摩爆冶过顶跃违丁樟害炽祥扯绊栓鄂偏震蓬磕体鼓渔讫扒咐乎胳夯臂度花英芜淳芦煮久氯永胜匣翼赊原呛舞讣涟抿尊鱼斋颗骑斤裤脂娶辅开吸统匠师站眨娟订借练川墟缨歇是掌敏钓昼尾滔英用颈忠怂十纵二己空坑驹磐煞簇锥内冯蜒誊诞拖屠铀锡列邪戳闪畜佩扩萌饶妹惦喷练畜写瞥卯低谅酿迪孙雌洼翱萄峙演枝万砰炮祭购铡赘肄皋充嗓陌椅忙躬夹哪绍荒吱砰短恕剿山侗鸥泪灸驭锤钞稚觅煞撅刷敷应埋单励窄趾助击迈只省霉溺星绽靡惨辖驭炸寻割碌柔稚眷滨阁拼脚羹字噬甘洱叭拄列相辖喘卵粥冒槛外逃茵汾钉安劈历询裸臭坤憨磐牲证捶咕松必奖描基任场芽疼羊会鸿笺撞第五部分：主要
4、经济业务内部控制一、采购业务处理循环控制程序 采购业务包括商品、材料、行政事务用品等物资的订购、验收、入库、结算、付 款等工作。 采购业务的内部控制，包括整个订货、取得、结算循环。1 一个有效的采购制度由以下几个方面组成1-1 仓储部门编制请购单，经存货控制部门核准后，仓储或存货控制部门编制核准 请购单，将请购单送至采购部门，请购单连续编号并将副本归档，与采购部门编制 的订购单、仓库的验收单进行核对。1-2 采购部门收到请购单后，将确定应订购的项目、选择适当的供应商以及货物的品质和价格，然后签发一份连续编号的订购单以订购货物，并将订购单副本送仓储、验收和财务部门。1-3 验收部门应独立于采购部
5、门，收到货物时与订购单进行核对，清点及检查货物 （在这一过程中应有质量检验），所有收到的货物皆应编制验收单，这些文件必须编号并及时将副本送至财务、采购和仓储部门。 1-4 财务部门收到验收单，应与订购单、供应商发票等进行数量、价格、折扣等核 对，从而确定应付款项等，据此登记入帐。 1-5 仓储部门收到验收单后，对货物进行归类放置与整理，登记货物吊卡、明细帐， 财务定期与之进行帐实核对。 2.采购环节的控制要点 2-1 申购阶段 仓储部门在编制采购申请时，应结合库存货物满足生产需求的程度以及合理的 库存量，即最佳经济订货量来编制。非生产用物品的申购应结合费用考核的办法以 获得批准。2-2 订购阶
6、段 从申购到订购，采购部门应对所要订购的项目，选择适当的供应商对其信用、 价格、质量、交货期、货款结算方式等内容进行评定，然后签定合同（即订购单），登记备查簿。对这一过程的指定审批人是指在特定金额范围内指定的人员，超过特定金额的采购必须经特殊授权。 2-3 验收阶段 验收过程中应核对订购单，审核所收货物是否系所订购货物，以及到货数量是 否相符，并与质量检验部门相配合，确定到货质量是否合符标准。 2-4 结算付款阶段 此阶段要审核发票、验收单、订购单。三种单证列示的货物数量及订购单与发 票所列示价格、折扣、运输条件，防止多付货款。发票的验证和款项的支付功能要 分离，核签过的发票和相关文件应标记，
7、防止重复付款。按照供应商名录建立明细 帐，及时准确地进行会计记录，并定期与供应商对帐单进行核对。 3.采购程序3-1 仓储部门开出请购单给采购部门 原材料或零配件的需求，首先是生产部门（或其他使用部门）根据生产计划（或 其他使用计划）提出的，并以需求清单的形式送至仓储部门，仓储部门物料管理人员收到需求清单时应将库存数量与生产或其他部门需要的数量进行比较（在这里最简便的方法是将材料吊卡上记录的数量与之比较），当库存数量低于生产使用的数量与仓储所需后备数量之和时，应开出请购单、并报部门主管审批。 请购项目数量的多少以满足生产经营的需求及最佳库存量要求为准。3-2 决定购买数量 采购部门接到请购单后
8、，首先应审查该项请购是否有重复提出及其他不合理请 数量；其次审查每一份请购单中提出的请购数量是否在控制限额范围内；对需大量采购的物料，必须作出各种采购数量对成本影响的成本分析（如采用经济批量法等）。最后，根据公司财务安排及成本分析结果决定购买数量。3-3 决定物料供应来源 向外发出货物订单时，必须向不同的供应商索取物品的价格、质量指标、折扣、 付款条件以及交货时间等资料。将这些资料归档保存并比较不同供应商资料、选择最有利于企业生产经营和成本最低的供应商，通过询价、报价、议价决定有利价格。3-4 决定最佳时机发出定单 在这里主要控制措施是通过分析最低存货点来进行，MRP的运行能简便解决 这一问题
9、。 3-5 与适当的供应商签约并开立订购单 与适当的供应商就物品订购单价、数量、折扣、付款条件、交货时间等条款进 行协商、达成共识后开立订购单（代合同）。 订购单的控制： 3-5A 订购单必须连续编号； 3-5B 订购单发出前必须由专人检查是否有授权人签字； 3-5C 安排专人复查订购单编制的准确性、正确性； 3-5D 订购单副本应交请购部门、验收部门、财务部门。 3-6 监管供应商准时交货3-7 核对并完成采购行为，对到货物品进行验收，填制验收报告或质量、数量检验 报告、核对供应商交货情况、对不良品或数量不符加以处理。货物的管理应登记材料吊卡和材料明细帐，并核对帐实。 3-8 结算付款 依据
10、验收单，核对发票、订购单等，结合付款条款进行结算付款。 3-9 境外采购同国内采购相近、只是多了进口环节的报关手续。 生产用物料采购 生产用物料采购过程包括生产过程中所需货物的订购、验收、入库、结算付款等阶段，其过程的管理控制由以下几个方面组成： (1) 请购a. 仓储部门依据生产经营计划、库存数量编制采购计划，采购计划的制定要符 合公司当前的经营状况。仓库管理人员依据生产计划及库存数量，通过MRP制造资源系统信息数据，在计算机上编制采购申请（即请购单或PR），报主管经理审批后传递给采购部门（即物料部），此阶段会生成PR或PR报表。b. 根据采购计划填制请购单。请购单的格式按材料名称、型号、规
11、格、数量用途 等进行设计。c. MRPII解决了货物最佳库存数量复杂的计算问题以及大量信息的及时传送、运用，为生产物料项目立项及时、准确提供了依据。 (2) 采购a. 采购部门按采购货物的类别确立采购人员的分工，建立内部分工负责制度。b. 采购部门接到请购单后，将请购单派发给负责此类物料的采购人员；采购人 员接到采购申请后，首先审查该项请购是否有重复提出；其次审查每一份请购单中 提出的请购数量是否在控制限额范围内。c. 对大量采购的物料，采购人员必须作出各种采购数量对成本影响的成本分 析(如采用经济批量法等)报告，以便确定采购方式。d. 依据采购项目的类别、规格、数量、货期、价格等条款确定供应
12、商（供应商的信用必须是已经通过认证的）。e. 供应商的认证、评审必须设置专门机构，专职人员对供应商进行定期和不定期的评审认证，建立供应商名录。f. 采购人员在通过认证的供应商名录中选择供应商，订立采购合同（即订购单 或PO）报送经采购经理授权的审核员审批；超过授权范围的PO报采购经理审批；重大采购项目报主管领导及公司领导审批。如审核不批准，采购员经修改后重新提交。 采购合同的处理必须：(a) 按顺续编号；(b) 订购单发出前由专人检查是否有授权人签字；(c) 专人复查订购单订立的准确性、正确性；(d) 订购单副本分别交请购部门、验收部门及财务部门。 g.供应商返回的PO是通过确认并签章的，该采
13、购合同便正式签订。 如果供应商对PO有异议，采购员将信息反馈到认证部门，并重新对其进行认证 评审。 (3) 验收a. 仓储部门收到货物后清点检查到货数量，核对所到货物与PO是否一致，并组织 质管部门对货物质量进行检测。依据检查情况填制入库单（一式五份），并将相关数据输入MRP系统。 每批货物到达时经过暂存库进行验货，合格后入正式库房，不合格暂存放于此 库内。b. 查验货物项目与PO不相符或数量多于订购数量，应退回供应商；少于订购数量应通知采购部门追索；质量不符合技术标准应通知采购部门与供应商联系，作退货或降价处理。c. 入库单分别送采购部门、供应商（或承运商）、财务部门，暂存库及留档各一份。
14、(4) 保管 货物保管员按实收数量登记吊卡并录入信息，建立明细台帐。定期和不定期 进行帐实核对。 (5) 结算付款a. 财务部采购结算中心收到入库单，与PO进行核对。审核供应商开具的发货票，对数量、价格、折扣、付款方式进行核对后，编制记帐凭证，记录相关帐项；b. 需付款应办理付款凭据。付款凭据的开立和款项的支付应分离，核签过的发票应做标记，防止重复付款。付款时编制付款凭证，经结算中心经理签字审批后送出纳部进行办理。c. 出纳部接到付款要求（凭证连同附件）后付款，并记录归档。 华为目前的做法是采购部门将发票、入库单、PO核对后，填写付款申请报采 购结算中心进行处理。采购结算中心汇总后报财务部（同付款申请），财务部根 据资金状况核定付款额度给采购部门，由采购部门平衡支付并确认应付及付多 少，反馈给财务部进行付款，付款后核销付款申请。这种做法不利于财务部门 按照PO的付款方式（日期）确定支付，减少了获取现金折扣的机会；在目前商 业规则不健全的状况下有利于工作便利，但从长远看应该改变这种做法。
