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7、位名称：前台文员岗位编号：4105缺席代职：所属部门：综合办公室部门编号：4100岗位定员：1职系：管理职系直接上级：综合办公室主任所辖人数：直接下级：间接下属：编制日期：2011年8月工作关系内部工作关系总经办项目部材料部工程部预算部财务部外部工作关系建委办公用品商家相关行政管理部门来电、来访客户总经理办公室主任办公室所属员工前台文员本职：负责公司接待及文件收发工作；负责公司人员资质证件管理；负责文档、档案、图书、个人证书的管理工作；负责考勤的统计工作；负责办公用品的管理；其它行政事务职责与工作任务：职责一职责表述：负责公司接待及文件收发工作工作任务负责公司来访客人的接待、指引，为客人提供良
8、好的服务负责面试人员的接待、指导，协助招聘专员完成初试工作负责来电的转接，确保电话无未接办理收、发文登记，填写文件传阅单，上交综合办主任办理公司文件、信函的邮寄工作，确保寄出无误职责二职责描述：负责公司人员资质证件管理工作任务收取、保管员工证件，确认证件齐全变更员工资质证书，确保在公司有效复审员工资质证书，确保员工资质证书能够有效使用职责三职责表述：负责文档、档案、个人证书的管理工作工作任务起草部份行政类公文，确保公司员工理解明白负责公司（部门）行政管理类档案的立卷、收集、扫描、整理归档、保管、查/借阅管理等工作，保证工作顺利有序负责公司工程类档案的接收、扫描、保管、查/借阅管理等工作，确认资
9、料完整，不丢失负责个人证书的收集、保管、扫描，为公司使用提供各种证书复印件或扫描件职责四职责表述：负责考勤的统计工作工作任务每月收取、核对各部门考勤，确保数据齐全统计汇总考勤，做考勤、餐补等报表，交主任审核当月考勤表加入年统计表，每月5号前交郝群，确保数据准确职责五职责表述：负责办公用品的管理工作任务审核汇总各部门采购单，报领导批准后行政人员进行采购，确认采购无误办理入/出库手续，管理库房，盘点数与进货量能够相符建立办公用品台账，每月对办公用品的进出情况进行统计并与各部门核对，上交财务职责六职责表述：其它行政事务工作任务负责饮用水购买、公交卡充值，不耽误办理事情负责花卉租赁及日常养护联系，确保
10、公司环境优美负责各种钥匙的增配、发放、回收等工作，确保钥匙不丢失，不浪费辅助其他部门录入、打印、复印文件，确保工作顺利进行各类审批表的打印和复印工作，确保顺利进行负责生日礼物的采购及发放，确保礼物发放及时负责图书的保存、借阅管理工作，确保借阅工作有秩序综合办公室车辆钥匙的保管、行驶的统计，确保车辆的合理使用办公自动化的相关信息录入OA系统，确保数据的准确公司公告、通知的OA发布工作，会议纪要，新闻编写工作协助招聘培训专员进行招聘，保证招聘工作顺利进行废品处理及处理收入的保管工作，保证工作环境的优美职责七职责表述：完成领导交办的其他工作任务。权力：办公用品的统计、购买权；考勤表的收集、统计权；公
11、交卡的保管权；证书的保管权；任职资格：教育水平大专以上学历专业计算机、行政管理、中文、人力资源管理等相关专业培训经历接受过人力资源、文秘及相关专业的培训经验1年以上工作经验知识具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识、计算机知识技能技巧具有较强的表达沟通能力、计划与执行能力、团队合作能力、写作能力；能够熟练使用综合办公室软件，并具备基本的网络知识其它：发展方向行政主管、人力资源行为特征积极、热情、细心、有条理使用工具设备计算机、打印机、一般办公设备工作环境综合办公室工作时间特征正常工作时间，偶尔加班所需记录文档物品管理台账、行政文书、各类报表二、做好本职工作需要具备的态度：做为前台文员不
12、仅要有积极热情的工作态度，还要耐心细致地处理好大大小小各项事务。文员，顾名思义，其工作自然离不开文字。所以前台文员要能够写一手好文章、熟悉各种公文的拟制。前台接待人员代表着公司的形象，更是公司的窗口。客户初次登门拜访，面对的第一个人便是前台人员，公司的第一印象就是通过前台来体现的。自古“礼多人不怪”，“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”。礼仪修养体现着一个人的素质，代表着企业的精神与文化。做好前台工作，必须从心里认知到，前台工作很琐碎，永要不要闲麻烦，不要带着不耐烦的情绪工作，尤其是上级领导安排的事情，要第一时间做，不要说：“知道了”，“我会做”等等口气，要用肯定的口气说：“行，我这就做”，“我
13、.时候完成”。因为事情琐碎，事情多，肯定会有很多不明白的地方，这时就要和上级领导及时的沟通，避免做很多无用功。前台文员每天要做很多表格（如：办公用品领用表，考勤表统计表，图书统计表，车辆使用表等等），所以必须要养成认真的好习惯。发布出去的各种表格都要仔细检查两遍后交主任审核，通过后方可发出综上所述，前台文员应具备：良好的礼仪修养、踏实的心态、遇到问题及时的沟通、做事认真的好习惯。三、做好本职工作需要具备的知识： 1、良好的个人素质培养2、电话沟通技巧和接待礼仪3、良好的写作水平，熟练各种行政类公文的撰写4、精通office办公软件，熟练各种表格使用技巧 5、熟悉档案接收、整理、保存的流程 6、
14、人事档案、各类证书的管理知识四、做好本职工作需要具备的技能：1、接待技巧及文件收发工作2、各种行政类公文的撰写、发表、保存3、掌握公司资质、员工个人证书的管理4、熟练各种档案的接收、整理、保存的流程5、熟练公司月考勤表、年考勤表的统计工作6、熟练公司办公用品的购买、入库、出库、统计流程7、一般行政事务五、具体操作：1、接待技巧及文件收发工作1、负责公司来访客人的接待、指引；负责面试人员的接待、指引接待来访者：先问清对方来访原因，根据原因找公司相关人员再进行接待接待咨询者：若有咨询者来访，应及时联系综合办公室的相关人员来协助接待接待面试人员：问清面试岗位，及时通知招聘培训专员进行接待2、负责来电的转接，确保电话无未接前台听到电话铃声，应及时接听，尽量不要使铃声超过三声更不要有意拖延，怠慢对方。在接听电话时声音柔和、语速适中、吐字清晰，应先向对方问好，自报家门。“您好，
