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1、工程项目采购管理流程和实施办法制定本流程和实施办法的原则和假设1. 公司项目的的采购管管理职能能设在主主管部门门，主管管部门通通过制定定采购管管理流程程和程序序文件，并并协调项项目采购购的计划划、执行行和控制制，以保保证项目目在适当当的时间间和地点点以合理理的价格格获得需需要的服服务/设设备和物物资，并并保证其其质量和和符合蒙蒙古国的的有关法法律及公公司的有有关规定定，保留留项目采采购管理理的灵活活性同时时加强采采购的监监督和控控制。2. 本办法须遵遵循法律律规则和和相应产产量分成成合同的的有关规规定；3. 根据公司有有关规定定和内控控管理办办法，考考虑公司司项目实实际情况况特制定定公司项项目
2、采购购管理流流程相关关程序文文件； 4. 由于目前项项目阶段段，根据据工程项项目的特特点和业业务特性性，建议议应用项项目管理理的方法法管理这这一阶段段；5. 根据项目特特点和公公司治理理的要求求，建议议公司董董事会设设立执行行董事，负负责与公公司管理理层和公公司项目目公司董董事会联联系，执执行公司司对公司司业务的的采购管管理流程程和公司司项目的的采购协协调等事事项；6. 由于公司项项目归口口主管部部门管理理，建议议主管部部门董事事定为执执行董事事，在主主管部门门设立项项目管理理办公室室支持该该项目的的采购管管理；7. 公司项目主主要由分分成合同同形成的的业务，根根据这一一特点，建建议分别别以三
3、个个项目经经理分别别兼任三三个项目目的项目目经理，根根据采购购管理流流程的要要求，下下设总师师、成本本控制负负责人和和采购负负责人组组成项目目采购管管理小组组来管理理项目的的采购。8. 三个项目分分别采用用以下流流程管理理该项目目的采购购，项目目的采购购流程主主要包括括：l 采购管理计计划编制制l 外包方案编编制l 招标管理l 评标管理l 采购合同管管理l 采购合同关关闭9. 所有采购流流程与项项目的其其它管理理流程的的接口待待定；10. 本采购管理理流程仅仅适用于于勘探期期；11. 合同要以长长期合同同为主以以减少管管理界面面和降低低风险，主主要是EEPC合合同、咨咨询设计计合同和和设备采采
4、购合同同和特定定物资长长期供应应合同等等，通过过招投标标管理来来实现；小于一一定价款款的合同同可以直直接指定定；其他他正常物物资原材材料按生生产计划划和预算算执行。 12. 本文件包括括采购管管理流程程，采购购管理流流程图说说明，采采购管理理程序文文件，采采购管理理实施细细则和采采购文件件模板五五个部分分（后面面两个部部分没有有完成，要要由有采采购管理理理论经经验的人人完成）编制和审批采购计划流程干系人输入任务输出执行董事联合管理委员会工作计划项目管理计划项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人编制工作订单采购管理计划批准的变更请求合同策略购买决策审批合同策略审批变更请求审批采购计划工作订
5、单编制采购管理计划变更请求设计合同策略自己完成或采购分析编制外包方案干系人输入任务输出执行董事项目管理计划项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人采购管理计划工作订单编制采购文件制定评估标准变更工作订单请求评估标准变更的工作订单采购文件审批评估标准审批采购文件审批重大变更招标管理流程干系人输入任务输出执行董事采购政策标准项目经理相关技术总师成本控制负责人采购负责人采购管理计划广告供应商名单采购资料包审批供应商名单供应商采购文件编制合格供应商名单标书提供资质文件招标会议任务评标管理流程干系人输入公司管理制度执行董事批准文件审定供应商审定采购合同审定谈判方案采购管理计划采购指令评估技术标，制定
6、谈判策略项目经理与供应商谈判合同接受和评估商务标技术评估标准相关技术总师成本/价格分析成本控制负责人采购合同文件提出初步合同方案接受采购指令采购负责人合同备选供应商投标书采购合同管理流程干系人输入任务输出执行董事合同管理制度项目经理相关技术总师成本控制负责人采购（合同）负责人批准的变更请求技术绩效报告项目管理计划更新合同文件采购管理计划成本绩效报告承包商工作信息合同合同管理方案项目财务支付检查审计变更请求重大变更请求承包商绩效审查合同管理更新绩效审查采购记录归档项目部流程资产更新出发票支付证据采购合同关闭流程干系人输入任务输出执行董事公司政策制度项目经理相关技术总师成本控制负责人采购（合同）负
7、责人采购管理计划公司流程资产更新关闭的合同供应商（合同）负责人合同关闭程序保留采购记录采购记录归档采购审计关闭合同指示关闭合同项目编制采采购管理理计划流流程说明明流程名称：编制采购购管理计计划一、 流程简介：1、流程内内容根据联合管管理委员员会的工工作计划划和预算算，以及及项目管管理计划划，项目目部有关关人员编编制采购购管理计计划和工工作订单单，提出出变更请请求；采采购管理理计划和和采购管管理计划划的重大大变更，报报送主管管部门蒙蒙办，由由主管部部门主任任跨国公公司执行行董事审审批。2、流程的的起止点点编制采购管管理计划划流程，从从制定采采购决策策开始到到主管部部门审批批采购管管理计划划止二、
8、流程涉涉及部门门及职责责1、 业务主管部部门及职职责：主管部门负负责采购购管理计计划的审审核、审审批、传传递等工工作。2、业务参参与部门门及职责责：公司跨国项项目部负负责采购购管理计计划的编编制、审审核、上上报等工工作。公司项目编编制采购购计划控控制程序序1 适用用范围本程序适用用于编制制采购管管理计划划业务。2 风险险2.1 采购管管理计划划与实际际需求不不符。2.2 采购管管理计划划未经有有效审批批。采购购管理计计划的形形成过程程缺乏适适当的职职权分离离。3 部门门职责3.1 项目部部负责采采购管理理计划的的编制、审审核、上上报等工工作。3.2 主管部部门负责责物资采采购计划划的审核核、审
9、批批、传递递等工作作。4 控制制4.1 保证采采购计划划符合实实际需求求4.1.11 (1)项项目部提提供的采采购管理理计划与与该项目目的需求求对照，准准确无误误后，呈呈报主管管部门蒙蒙办。(2)项项目部的的采购管管理计划划以对应应的项目目为基础础，一个个项目，一一个采购购管理计计划。4.2 保证采采购管理理计划经经过必要要的审批批。4.2.11由相关关人员汇汇总、审审核采购购管理计计划的准准确性、合合理性，无无误后报报送主管管部门主主任审批批。4.2.22 工作作订单和和采购管管理计划划的重大大变更由由蒙办相相关人员员汇总、审审核其准准确性、合合理性，无无误后报报送主管管部门主主任审批批。
10、5 相关关制度5.1 采购购管理计计划管理理实施细细则6 控制制证据采购管理计计划、工工作订单单、采购购管理计计划变更更单公司项目编编制外包包方案流流程说明明流程名称：编制外外包方案案二、 流程简介：1、流程内内容公司采购管管理小组组负责编编制外包包方案，其其中包括括采购文文件和评评估标准准及工作作订单变变更的请请求，主主管部门门负责工工作订单单重大变变更的审审定。2、流程的的起止点点编制外包方方案流程程，包括括编制和和审批采采购文件件，制定定和审定定评估标标准，以以及工作作订单变变更的请请求和批批准。二、流程涉涉及部门门及职责责2、 业务主管部部门及职职责：项目部负责责外包方方案的编编制、审
11、审核、审审批工作作，并及及时报送送主管部部门蒙办办备案。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门负负责采购购文件、评评估标准准的备案案，以及及工作订订单重大大变更的的核准和和审批。公司项目编编制外包包方案控控制程序序1 适用用范围本程序适用用于项目目部采购购的编制制外包方方案的业业务。2 风险险2.1 选择了了不合适适的评估估标准。2.2 未确定定合理的的工作订订单变更更。3 部门门职责3.1 项目部部负责外外包方案案的编制制、审核核、审批批，编制制采购文文件，制制定评估估标准，提提出变更更请求。3.2 主管部部门负责责工作订订单重大大变更的的审定。4 控制制4.1 根据采采购管理理计划和和采购
12、管管理实施施细则确确立合适适的评估估标准和和评估方方法。4.1.11 采采购负责责人制定定编制招招标方案案，相关关人制定定相关评评估标准准，报送送相关总总师审核核，报项项目经理理审批。4.1.22工作订订单重大大变更及及时上报报主管部部门承办办，承办办核准无无误后报报送主管管部门主主任，保保证重大大合同工工作范围围陈述变变更获得得场部主主任的审审批5 相关关制度5.1 编制制外包方方案管理理细则6 控制制证据评估标准、采采购文件件和工作作订单变变更单公司项目招招标管理理流程说说明流程名称：招标管管理三、 流程简介：1、流程内内容项目部根据据制定的的外包方方案由采采购负责责人在合合适媒体体发布广
13、广告寻求求合格供供应商，并并编制合合格供应应商名录录，报送送相关总总师审核核，并报报送项目目经理和和/或主主管部门门主任批批准；供供应商制制作标书书。2、流程的的起止点点招标管理流流程，自自采购负负责人发发布广告告开始，至至召开招招标会议议，发送送采购文文件止。二、流程涉涉及部门门及职责责3、 业务主管部部门及职职责：项目部负责责召开招招标会议议和确定定合格供供应商名名单。2、业务参参与部门门及职责责：主管部门蒙蒙办核对对供应商商名单后后，报送送主管部部门主任任批准和和备案。供应商提供供资质文文件和编编写标书书。公司项目招招标管理理控制程程序1 适用用范围本程序适用用于招标标管理业业务。2 风险险2.1 选择了了不合格格的供应应商和不不合规则则的招标标方式，致致使项目目损失。2.2 采购文文件不完完整，招招标不符符合招标标管理程程序。3 部门门职责3.1 项目部部负责确确定合格格的供应应商名单单。3.2 主管部部门负责责审批合合格的供供应商名名单并备备案。4 控制制4.1 保
