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1、企业数字字档案馆馆建设指指南为加强对对企业数数字档案案馆（室室）建设设工作的的指导，规规范企业业数字档档案馆（室室）建设设工作，国国家档案案局组织织编制了了本指南南。本指南适适用于各各企业开开展数字字档案馆馆（室）建建设工作作。除非特别别说明，本本指南所所用术语语均引自自电子子档案管管理基本本术语（DA/T 58-2014）。本指南由由国家档档案局提提出并归归口。本指南起起草单位位：国家家档案局局经济科科技档案案业务指指导司本指南主主要起草草人：付付华、王王雁宾、姜延溪溪、蔡盈盈芳、张张晶晶、熊 伟、孙孙晓光、周 喜、皮 楠、环 红目录1概概念与基基本特征征21.1概念21.2基本特特征22建
2、建设目标标与原则则32.1建设目目标32.2建设原原则33基基础设施施建设443.1机房建建设43.2 网络设设施53.3硬件设设备53.4基础软软件53.5其他设设施54电电子档案案管理系系统建设设64.1收集功功能64.2整理功功能74.3保存功功能94.4统计功功能1004.5利用功功能1114.6系统管管理功能能124.7传统载载体档案案辅助管管理功能能144.8其他可可选功能能155数数字档案案资源建建设1555.1传统载载体档案案数字化化155.2电子文文件归档档165.3专题数数据库建建设1776 制制度规范范建设1176.1制度建建设1776.2标准规规范建设设178经经费与人
3、人才保障障209建建设步骤骤20企业档案案是企业业生产、经营、管理活活动的真真实记录录，是企企业有形形资产的的凭证和和无形资资产的组组成要素素。企业业档案工工作是企企业基础础性工作作，在保保障企业业生产、经营和和管理活活动持续续开展、资产保保值增值值和记录录企业历历史等方方面具有有重要地地位和作作用。随着信息息技术的的深入发发展和广广泛应用用，建设设数字档档案馆（室室）已成成为企业业档案工工作提质质增效与与创新发发展的必必由之路路。建设设符合国国家、社社会和企企业信息息化发展展要求的的企业数数字档案案馆（室室），有有利于整整合企业业信息资资源，增增强档案案信息管管理与服服务能力力，提高高企业管
4、管理水平平。1概概念与基基本特征征1.1概念本指南所所称的企企业数字字档案馆馆（室），是是指企业业运用现现代信息息技术固固化档案案工作业业务流程程，对本本企业或或与其具具有资产产隶属关关系企业业的电子子档案或或其他数数字资源源进行收收集、整整理、保保存，并并通过网网络提供供档案信信息服务务和共享享利用的的集成管管理系统统平台。1.2基本特特征与企业传传统档案案馆（室室）相比比，企业业数字档档案馆（室室）具有有以下特特征：1）档案案资源数数字化通过对企企业各类类信息系系统中形形成的电电子文件件归档和和对纸质质等传统统载体档档案进行行数字化化加工，以以数字形形式存储储各种档档案信息息。2）档案案管
5、理信信息化企业数字字档案馆馆（室）将将档案管管理业务务流程固固化在电电子档案案管理系系统中，实实现数字字档案资资源的自自动化管管理，档档案的收收、管、存、用用通过信信息技术术手段来来实现。3）档案案服务知知识化企业数字字档案馆馆（室）利利用知识识管理、大数据据等理念念和技术术，创新新档案利利用方式式和方法法，对档档案信息息进行深深层次加加工和知知识化组组织，以以档案利利用需求求为导向向，有针针对性地地主动为为企业提提供全方方位、多多层次的的个性化化档案信信息和决决策支持持服务。2建建设目标标与原则则2.1建设目目标通过企业业数字档档案馆（室室）的建建设，实实现企业业档案工工作提质质增效与与创新
6、发发展，全全面提升升档案管管理、开开发共享享服务能能力，促促进企业业提高管管理水平平，增强强核心竞竞争力，为为企业持持续健康康发展提提供有力力支撑。2.2建设原原则企业数字字档案馆馆（室）建建设应坚坚持以下下原则：1）统筹筹规划，分分步实施施企业应将将数字档档案馆（室室）建设设纳入企企业信息息化建设设规划，做做到同步步规划；建设企企业数字字档案馆馆（室）应应做好总总体架构构、技术术方案的的规划，系系统建设设应考虑虑可扩展展性和兼兼容性；应根据据现有条条件有计计划、有有步骤地地建设企企业数字字档案馆馆（室），充充分保证证每一阶阶段工作作目标的的实现。建设过过程中档档案部门门要与企企业信息息化部门
7、门、业务务部门、保密部部门等协协同工作作。2）需求求导向，利利用优先先企业数字字档案馆馆（室）建建设应围围绕企业业研发、生产、经营、管理等等企业中中心工作作，优先先建设重重要档案案资源。档案资资源数字字化应以以需求为为导向，对对利用频频繁、形形成年代代相对较较早、价价值珍贵贵的档案案应优先先进行数数字化。网络架架构应有有利于档档案信息息资源的的共享利利用，电电子档案案、档案案数字化化复制件件存储格格式的选选取应符符合长期期保存需需要，便便于利用用，电子子档案管管理系统统功能实实现、界界面等应应尽可能能符合用用户操作作习惯。3）安全全保密，合合法合规规企业数字字档案馆馆（室）建建设应遵遵守国家家
8、法律法法规和标标准规范范，建立立健全安安全保密密管理制制度，确确保档案案信息安安全。应应按照安安全保密密要求开开展电子子档案管管理系统统设计、实施、运行和和维护。3基基础设施施建设企业数字字档案馆馆（室）基基础设施施建设应应充分考考虑档案案信息安安全、保保密的需需要，尽尽量选择择技术上上自主可可控的设设施设备备。3.1机房建建设机房建设设应根据据数字档档案馆（室室）运行行需求和和机房建建设基本本要求，充充分利用用企业现现有信息息化基础础条件，通通过改造造、添置置设备等等方式，建建设满足足数字档档案馆（室室）运行行要求的的机房；涉密机机房建设设应符合合国家有有关保密密规定。3.2 网络设设施企业
9、数字字档案馆馆（室）的的网络应应接入企企业网，并并与互联联网隔离离，管理理涉密档档案的数数字档案案馆（室室）网络络应与互互联网物物理隔离离。也可可以建立立企业档档案部门门局域网网。网络络建设应应考虑电电子文件件收集、归档和和电子档档案管理理、利用用需要，网网络带宽宽等性能能应能适适应图像像、音频频、视频频等各类类数据的的传输要要求。3.3硬件设设备根据电子子档案管管理系统统及基础础软件系系统部署署和高效效稳定运运行需求求配备服服务器。根据科科学、可可行的存存储备份份策略，配配备稳定定与适当当冗余的的数据存存储备份份设备。配备满满足工作作需要的的计算机机、扫描描仪、数数码照相相机、打打印机以以及
10、刻录录机、移移动存储储介质等等设备。3.4基础软软件应结合企企业信息息化的现现状，在在统筹利利用企业业业已运运行的基基础软件件系统的的基础上上，结合合企业数数字档案案馆（室室）开发发和运行行的需要要，配备备正版或或经过规规范测试试、登记记的自主主开发的的基础软软件，如如操作系系统、数数据库管管理系统统、中间间件、全全文检索索工具、光学字字符识别别软件等等。3.5其他设设施应根据需需要配备备相对独独立、符符合安全全保密要要求的档档案数字字化加工工场所和和电子档档案阅览览场所。4电电子档案案管理系系统建设设4.1收集功功能1）电子子文件登登记具备电子子文件手手工登记记功能，元元数据项项在满足足国家
11、有有关标准准要求的的前提下下，可根根据需要要增减，具具有元数数据手工工登记校校验功能能；可对对电子文文件元数数据根据据权限进进行更改改、删除除、检索索、全文文挂接等等操作。2）电子子文件和和电子档档案在线线接收应具有符符合企企业电子子文件归归档和电电子档案案管理指指南有有关要求求，从业业务系统统接收电电子文件件及其元元数据的的接口。具有从从其他电电子档案案管理系系统接收收电子档档案的功功能，功功能符合合电子子档案移移交与接接收办法法有关关要求。3）电子子文件和和电子档档案离线线接收应具备电电子文件件、电子子档案和和其他数数字资源源离线批批量导入入功能，支支持常见见的XLS、DBF、MDB、XM
12、L、TXT等文件件格式元元数据文文件及符符合长期期保存要要求的文文件格式式全文文文件的导导入接收收，并实实现元数数据、目目录数据据与对应应电子文文件、电电子档案案的自动动关联。数据导入入过程中中应支持持数据的的校验，如如是否唯唯一、是是否可以以为空、日期格格式是否否正确等等。当出出现部分分数据导导入失败败，应提提供报告告，指明明哪些数数据导入入失败。如出现现中断（如如：断电电、断网网、死机机等），应应支持断断点续传传，再次次导入时时从中断断记录处处接续导导入。电电子档案案的离线线接收功功能符合合电子子档案移移交与接接收办法法有关关要求。4）电子子文件和和电子档档案接收收检测应具备电电子文件件和
13、电子子档案接接收的检检测功能能，能根根据电子子文件归归档和电电子档案案接收的的检测要要求对接接收的电电子文件件的“四性”和电子子档案的的有关属属性进行行检测，对对检测不不符合要要求的电电子文件件或电子子档案进进行标记记。5）传统统载体档档案全文文信息上上传挂接接具备传统统载体档档案全文文信息上上传挂接接功能，支支持单个个、批量量文件上上传等方方式，能能建立目目录与其其对应全全文间的的关联关关系，并并保持关关联关系系稳定。4.2整理功功能4.2.1分类按照企业业确定的的分类方方案，将将归档文文件进行行分类，给给定分类类代号，并并支持按按年度、保管期期限、机机构（问问题）等等多种分分类方案案分类。
14、4.2.2划定保保管期限限按照档案案保管期期限表对对归档文文件划定定保管期期限。4.2.3组件对来自不不同系统统的归档档电子文文件按照照组件规规则组成成“件”，并对对件内文文档按一一定的规规则进行行排序。4.2.4组成保保管单位位能对归档档文件按按照设定定规则自自动或在在人工干干预下组组成保管管单位，并并能按规规则将保保管单位位内文件件排序定定位。能能在人工工干预下下调整归归档文件件所属保保管单位位并重新新排序定定位。4.2.5编号依据档号号编制规规则形成成档号，所所形成档档号唯一一、简明明、合理理、稳定定、可扩扩充。4.2.6编目根据需要要能够编编制各种种目录。提供规规范的档档案目录录模板，
15、方方便套打打出案卷卷封面、案卷目目录、卷卷内目录录、归档档文件目目录、全全引目录录、备考考表、卷卷（盒）封封面和脊脊背等。应支持持进行目目录模板板制作，用用户可以以对模板板中的字字体、打打印内容容、排序序方式等等进行调调整。应应提供打打印预览览功能，并并支持多多模板批批量生成成和打印印功能。4.2.7关联关关系建立立具有建立立同一件件归档文文件不同同载体间间或是文文件间关关联关系系功能。4.2.8表格导导出支持案卷卷封面、卷内目目录、归归档文件件目录或或全引目目录、案案卷目录录、备考考表等信信息的通通用格式式文件导导出功能能。4.3保存功功能4.3.1电子档档案存储储格式转转换与信信息组织织支持电子子档案存存储格式式的转换换，将存存入系统统的电子子档案转转换为符符合长期期保
