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1、6SIGMA优化资产采购系统项目筹划书一、 项目名称: 优化资产采购系统二、 项目目的: 资产采购从金额上来讲，是行政后勤部第二大费用支出项目，需要加强管理；从客户满意度上来讲，采购业务的客户满意度始终处在较低的水平，有较大的改善空间。本项目重要通过优化采购周期、减少采购成本、提高采购质量三方面提高采购业务的水平，提高客户满意度。 三、 项目目的（交付物）：1. 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2. 经项目组审核过的采购周期子项目报告3. 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4. 原则化的资产采购流程5. 原则化的供应商管理体系（含选择及评估流程）四、 项目范畴（POS） 为了减少公司运
2、营成本，提高资产采购业务的运作水平，自9月17日5月31日,在联想集团有限公司京区平台实行优化资产采购系统项目。项目将需工时1816工时，资金投入合计283000元(与节电项目一起，具体数据见第八条资源需求)，项目预期使资产采购周期平均缩短26%、采购折扣率在既有基本上再提高3%的比例，采购合格率提高2个百分点。具体项目指标如下：采购种类项目指标实行前实行后外部采购采购周期平均（平均） （最长）通用类12.5天7天 9天通用类（家具）47.542天 44天通用类(签合同)16天10天 12天 通用类(签合同)（家具）51天45天 47天通用类（采购组） 20天15天 18天通用类（采购组）（家
3、具）55天50天 53天通用类（招投标） 35天28天 32天通用类（招投标）（家具）70天63天 67天专用类(审批建帐周期)4.5天2.5天内部采购采购周期办公用机9天5天 7天C类内部领用（有现货）11天5天 9天C类内部领用（订单生产）-服务器41天35天 39天C类内部领用（订单生产）- 其她27天20天 29天外部采购通用类资产（详见附件四）折扣率现状折扣率目的家电类10. 8%13%照/摄相器材类25.2%29%计算机外设类7.5%11%办公设备类32%35%专用类资产（详见附件五）折扣率现状折扣率目的网络设备17%18%软件54%60%外设18%20%电力设备14%20%生产设
4、备18%20%仪器仪表17%20%通讯视频8%15% 五、 项目构成员及其职责姓 名职责倡导者（发起人）李淑明1、项目预算及全体人员的管理；2、批准任命leader及项目的时间、成本、工作范畴；3、指引、培训项目leader；项目管理者北京厂制造技术发展处Team Leader彭代莲江建兵1、 对项目的最后成果负责；2、 负责对项目构成员所需6sigma知识和工具进行培训和指引；3、 牵头制定项目筹划并推动项目按筹划实行；4、 负责项目构成员在项目工作中的绩效考核。核心成员熊久红赵萱协调资源，将6SIGMA的推动与处内其她业务及项目融合起来；将项目构成员体现列入绩效考核。刘靖赵卉负责子项目“提
5、高采购价格折扣及一次到货合格率”。负责价格折扣指标的建立及数据收集；供应商考核体系的确立、渠道梳理；组织与供应商的谈判和签约；可打包采购资产的梳理及数据提供；拟定招投标文献并组织招标；客户需求分析；找标杆；对价格折扣率、采购合格率指标负责。赵卉负责专用类资产采购流程的优化。杜青负责子项目“缩短采购周期”。采购周期各项指标建立及数据收集；客户需求分析；优化通用类资产采购流程；建立采购流程中各岗位的作业原则；对采购周期指标负责。赵雪峰负责收货环节的控制及数据收集，一次到货合格率及返修率数据的提供。李秀芳负责收集汇总专用类采购周期负责汇总专用类采购周期数据；审核内外部采购原始数据，优化建帐环节及信息
6、化系统。其她项目构成员刘凤姣负责报销环节的优化及数据收集。杨振营 赵英刚潭丽华 陈霆蒋克平 李秀云冯凤英 张聪杰陈晓真 郭欣按规范填写原始数据收集表单，辅助自己的直接主管完毕项目职责。六、 项目推动筹划WBS DICTIONARY（见附件二）项目甘特图（见附件六）标注里程碑资产采购项目里程碑制表日期: /9/11 制表人: 江建兵 负责人:杜青、刘靖、赵卉里程碑交付物完毕日期负责人最后成果100%1 项目总结报告（附数据、项目各项指标评测）2 经项目组审核过的采购周期子项目报告3 经项目组审核过的价格折扣子项目报告4 原则化的资产采购流程5 原则化的供应商管理体系（含选择及评估流程）6. 渠道
7、现状分析报告/05/01/05/01/05/01/05/01/05/25/05/25江建兵杜青刘靖杜青/赵卉刘靖赵卉/刘靖中期目的75%1. 采购周期新数据采集及分析报告 2. 修订后的资产采购流程，通过审批3. 采购技能培训教材，实行培训4. 采购周期指标分析报告（应达到平均周期再次缩短:通用类2天、专用类1天、内部领用1.5天）5. 采购价格折扣、采购合格率指标的跟踪报表6. 价格折扣等指标的分析报告（指标涉及价格折扣、采购合格率，此时价格折扣应已达到项目预期即提高了3个百分点）7. 供应商季度评估报告/03/01/03/01/03/01/03/01/03/01/03/01/03/01杜青
8、杜青杜青杜青刘靖/赵卉刘靖/赵卉赵卉/刘靖中期目的50%1. 对确立为谈判对象的供应商的考察报告2. 与供应商签订的合伙合同3. 大金额采购招标的标书样本及招标报告4. 建立优化后采购周期的新的数据采集体系5. 对于新采购流程的宣贯培训教材，培训实行6. 审批完的新流程，投入实行/01/01/01/01/01/01/12/01/12/01/12/01赵卉/刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖杜青杜青杜青中期目的25%1. 采购周期数据采集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算措施等） 2. 采购流程优化的需求调研报告3. 梳理完的流程（以对流程进行了优化，并向上报批）4. 新流程下采购周期的分析报告
9、（应达目的周期平均缩短:通用类3天、专用类1天、内部领用2.5天）5. 价格折扣率、采购合格率指标的收集体系（指标定义、数据收集表单、收集制度、测算措施等）6. 通用类价格折扣现状及改善目的报告7. 专用类价格折扣现状及改善目的报告8. 通过报批的供应商管理规范9. 供应商原始数据分析报告（通过度析数据,确立下一阶段的谈判对象及谈判筹划）10. 客户需求报告/10/30/10/30/10/30/10/30/09/30/09/30/09/30/10/30/10/30/10/30杜青杜青杜青/赵卉杜青赵卉/刘靖刘靖赵卉刘靖赵卉/刘靖赵卉/刘靖七、 项目的志 第四项项目描述中的各项指标均达到，并给出
10、第三项项目交付物中的5项交付物即标志着项目的成功。八、 项目资源需求及收益预测资源需求：项目从9月17日开始至5月31日结束，估计投入工时1816工时、 资金投入： 与节电项目一起共需资金：合计283000元 外部培训（征询公司）20万元； 内部培训（二次培训及采购技能培训）：3万元； 差旅费（2人6次）：48000元活动费（项目中期及终期，顺利完毕项目筹划和目的时使用）：5000元收益预测：直接受益：价格折扣的提高节省了采购成本 -万*3%=60万 从5月份后来每年可节省-2万*3%=660万间接受益：采购周期平均缩短了26%，审批环节的签字人次减少，可大大节省 采购的人工成本；采购合格率的
11、提高也会有效减少人工成本；以上指标的改善会大大提高采购业务的客户满意度。对部门持续改善的奉献：1. 形成了原则化的资产采购流程及供应商管理体系2. 摸索了6sigma项目管理的措施，积累一定的经验，可供其她业务处参照；3. 培养了某些具有6sigma理念、善用6sigma工具解决问题的团队，为后续推动6sigma的应用起到增进作用；九、 项目的柔性：时间（最小） 资源 （中） 范畴（最大）十、 项目风险管理筹划资产采购项目风险表表1风险号严重度发生的频度可探测限度总体威胁1流程审批时间长HHHH2原始数据不精确HHMH 核心成员流失HMLH有关部门协调失败HMHM5成员失职MMHM表2风险号避
12、免行动应急行动起动信号起动人员1领导层在流程讨论的核心阶段介入沟通，启动临时性操作措施流程签批在筹划时间内无成果刘靖/杜青2加强数据采集过程的监控抽查力度核对原始数据抽查时发现5%数据不符刘靖/赵卉/杜青3加强沟通、明确项目意义及对自身影响，准备后备人员后备人员接手核心成员流失熊久红获得上层领导支持上层协调项目组协调失败江建兵5培训和教育，建立监督检查机制，准备后备人员沟通，后备人员接手未按筹划完毕阶段目的江建兵十一、 团队公约1、 筹划阶段1.1 沟通形式：会议、邮件1.2 参与人员：核心成员-熊久红、赵萱、杜青、刘靖、赵卉、李秀芳、赵雪峰1.3 完毕时间：9月17日1.4 成果：经批准的总
13、项目筹划书、各自职责的甘特图。2、 实行跟踪阶段2.1 在筹划完毕时间内对进展进行交流，遇困难或新问题时随时沟通；2.2 由各任务的负责人准时完毕实行各阶段的回忆及分析报表，提交江建兵；2.3 由江建兵汇总阶段成果，提交倡导者。3、 对项目筹划和目的的调节：调节流程：如因特殊因素需对筹划或目的进行调节，核心成员以数据为基本提出理由和建议，经项目组讨论，评估影响，达到一致后交项目管理者和倡导者批准，只有经项目管理者和倡导者批准后的变更方可生效。4、 项目文献管理4.1 需要存档的文献：但凡与项目有关的具有保存或参照价值的文献，如不同版本的项目筹划书、项目原始数据登记表格、流程文献、管理规定文献、调查报告、分析文献；项目成员参与会议考勤记录、项目会议纪要等。4.2 文献存档的方式：电子、纸质
