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1、建筑机械集团采购管理标准1 计划管理标准1、计划提交要求( 1)材料总计划分公司生产管理部、 仓库根据销售合同、 年度生产计划情况, 列出本 分公司的材料年度需求总计划, 该计划由分公司分管副总审核后书面报集 团采购中心备案,年度材料总计划提交时间为年后 1 个月内。( 3)材料月计划分公司生产部门、仓库根据当月的生产量, 编制本月的材料需求计划, 该计划由分公司常务副总审核后书面报集团采购中心备案, 材料月计划提 交时间为上月 28 日前。(4)采购计划材料进场计划,按第 2 条材料计划的准备,考虑足够的时间,进 行申报。2、材料计划的准备(1)采购中心根据项目月度物资计划组织材料询价、备料
2、等工作。(2)采购中心根据材料进场计划组织材料进场。(3)无特殊原因 15 天以内同种材料不得出现二次申报的情况。(4)主要材料的备料时间为 15 天。(5)大型材料、设备的备料时间为 20 天。(6)特殊材料设备的备料时间不低于 45 天。3、材料计划编制要求(1)材料进场计划数量必须准确、质量要求必须明确,严禁人为拆 分数量,对于申请的计划具有较强技术要求或特定质量要求的, 申请单位 须同时提供图纸和详细的技术要求, 不得只写材料名称, 如由于技术质量 要求不明而造成损失的,由申请单位承担全部责任。(2)计划进场时间必须具有可操作性,除紧急采购外,所有进场时 间均参照材料计划准备的规定执行
3、, 原则杜绝即提即要的现象, 如由于计 划申请滞后而延误进场的,由申请单位承担全部责任。( 3)计划数量有分期分批进场要求的,备注栏内必须注明分批进场 的时间和数量。(4)如其它项目存积余材料,分公司分管副总在复核计划时即核减 该部分数量,同时通知需求项目至积余项目进行调拨。(5)材料进场计划中必须列明材料使用规格、型号、材质、数量、 使用要求等参数指标及具体的进场时间, 严禁在备注栏另写材料名称混淆 采购,由于规格错误等原因导致进场材料不符合使用要求的, 由申报单位 承担全部责任。(6)出现紧急采购材料的,由分公司申请办理紧急采购,具体按紧 急采购程序执行。( 7)已经上报的使用计划, 如未
4、能供应到位, 使用单位须进行催办, 但不能重复提出计划,同样, 采购中心也不能因此重复进行采购 ,如发生二 次采购导致项目材料积压,其责任按本规定划分。4、计划的调整与变更(1)分公司月度用料计划出现变更应提前 10 天通知采购中心,以便 调整备料计划。(2)即用的计划变更应于需用前 5 天通知采购中心。(3)计划变更应在采购中心与供应商签订合同之前, 否则造成的损失 由申请单位承担(4)上述计划变更,分公司均须提供相关书面变更的证明。5、材料计划审核与接收(1)分公司提交计划后, 采购中心主管原则上 12 小时内须予以接收 并落实任务分配,退回的计划须写明原因。(2)被分配任务的采购员原则上
5、在下达采购任务后的 12 小时内确认 收到该计划,并按采购流程及时组织材料进场。(3)已经进场验收完毕、入库手续履行完毕的材料,经办人员即可 点击完成,分批进场的材料从接收计划起每隔 7 天系统中进行分批进场数 量的登记,直至计划完成。(4)集团分管副总为材料计划管控落实的责任人,采购中心主管每 7 天对本采购部所有采购人员的材料计划落实情况进行全面检查, 未落实 的及时协调和督促。( 5)材料采购员为材料计划具体落实的责任人,采购员每5 天对接收的计划进行检查,对“待采购”和“正在采购”中的材料进行清理,需 要采购主管协调解决的, 请即提出。 超过使用单位要求进场时间的, 采购 员在计划落实
6、信息栏填写未进场原因及解决时间。2 供应商管理标准(一)战略供应商开发标准1、合作指导思想:互惠互利、长期合作、共同发展。2、有诚信:产品质量好、供货信誉好。3、有实力:必须是厂家或一级代理商,价格、付款相对市场行情优 惠。4、有合作基础:已经合作时间较长并仍在继续合作中。5、有星级:系统评审达到三星级(或以上)的供应商。6、有资质:企业相关资料齐全,含营业执照、税务登记证、组织机 构代码证、相关检测报告,系统中供应商信息库资料正确。7、其它符合战略开发条件的供应商。(二)战略供应商考核标准1、采购中心负责组织相关部门对战略供应商综合评审 , 确认是否有价 值继续深入合作,对继续合作的供应商评
7、定为战略伙伴供应商。2、为加强对战略供应商的监管,对战略供应商考核成为采购中心的 一项日常工作,考核使用供应商考核表 。3、供应商考核包括如下方面:( 1)质量评审 (45%) 采购中心根据各项目进料验收的批次合格率进行汇总统计, 每两个 月进行一次。 计算方式:质量考核分=(1-检验合格批数/总交验批数)*100。( 2)交期评审 (35%) 根据合同或订单规定的交货日期进行评分。( 3)服务评审 (20%) 采购中心从服务态度、抱怨处理、退换货等进行评价。4、采购中心日常对供应商在上述各方面表现做好台帐记录及时进行 汇总并上报。5、评审处理(1)对于总平均评审分在 60分以下的供应商,取消
8、协议供应商资格, 重新组织招投标,选择新的候补供应商;2)对于总平均分在 60-75 分之间的供应商,发出整改通知书,要 求其拿出切实具体的整改措施,否则削减其供应量直至淘汰;( 3)对于总平均分在 75-90 分之间的供应商,和其进行沟通,共同 商讨进一步提高办法;(4)对于总平均分在 90分以上的厂商,发出通知予以表扬, 并考虑 优先付款和加大供应量;(5)处理意见经总经理批准后由采购中心负责落实。6、对不合格供应商的处罚措施:(1)凡因供应商质量问题或交期延误造成的损失,一律由供应商负 责赔偿。(2)被淘汰厂商 2 年内不得和其进行任何合作。( 3)供应商有下列行为之一的,采购中心必须要
9、求供应商整改,拒 不整改的,对供应商按合同进行必要的经济处罚, 情节严重的, 取消其供 应资格,并根据合同的约定,追究其责任:提供虚假材料骗取入围资格的 . 采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的. 与采购人或其他供应商恶意串通的 . 向采购人经办人或使用单位行贿或者提供其它不正当利益的. 中标后无正当理由不按时签订合同或不能按期履约的 . 拒绝有关部门监督检查与提供虚假情况的。7、以上内容须写入与供应商的合作协议中。3 材料、设备验收及入库标准1、分公司仓库为数量验收的直接责任人,门卫共同参与点数,分公司质检部为质量验收的直接责任人。 分公司仓库、 质检部、 采购经办人根 据会签单共同验收。
10、采购中心日常根据会签数量、 质量等要求对项目验收 的物料进行检查。2、验收前准备:( 1)收集材料价格会签单或采购合同、协议,以及相关的质量标准 等资料, 准备验收的工具, 计划存放的位置。 如属于危险品的, 应隔离存 放并准备安全防护。( 2)一般产品验收包括质量验收和数量验收。质量验收包括外观质量和内在质量。 外观质量以仓库保管员验收为 主,内在质量由技术研发中心、采购经办人共同把关。数量验收, 由仓库、 门卫等人负责进行。 计重材料一律按净重办理 结算,计件材料按件数清点; 按体积结算的则应检尺量方; 按理论换算供 应的,应检尺换算计量; 标明重量或件数的标准包装, 除合同规定抽验方 法
11、和比例外,一般还要根据检查情况确定抽查比例; 成套设备必须与主机、 部件、零件、附属工具、说明书、质量证明书或合格证配套验收,配套保 管。凡计重材料验收时,必须将理论重量和过磅实际重量的计算过程注明。3、验收:(1)收料人员严格对照计划清单和合同 (或会签单) 清点进场数量, 以点数、 过磅、 测量等方式进行验收并做好相关记录, 同时收齐产品合格 证、准用证明、检测报告等资料;进行资料的核对,包括与订货合同、磅 码单、装箱清单、产品品种、数量、规格的核对,产品质保书、备案证、 检验报告与相关质量标准核对,运输单位的运单和发货时间的核对。( 2)分公司质检部依照合同 (或会签)、封样样品等约定的
12、质量进行 验收,发现不符合质量要求的产品, 必须做好相关记录, 向集团采购中心 反映。( 3)对于钢材等需要报相关质量检验部门检测的材料,在材料检 测报告显示合格的,验收人员必须立即签字确认。(5)对于钢材等材料在送检期间,分公司不允许使用,若出现使用 现象视作检验合格。(6)对设备的验收必须每次收取设备包修资料,以便后期设备损坏 修理使用。( 7)进场材料验收时采购中心采购经办人必须全程参与。4、入库( 1)验收合格后,验收人员必须在验收单中签字确认,材料进场当 日收料人员必须开具入库单,二至三日内办理完入库签字手续。( 2)仓库必须当场办理验收,并将验收结果填写到供应商的送货单 上,严禁验
13、收人员仅在送货单签名, 送货单的验收情况必须和入库单上的 验收情况一致。 送货单是对外收货的凭证, 一定要严谨, 即表示项目已认 可供方的送货数量和质量。 如发生送货单验收情况与实际入库情况不一致 的,导致双方产生争议的,其责任由验收签字人员承担。( 3)根据合同条款和验收程序,对验收合格的材料在进场当日(除 地材)即办理入库手续, 入库单相关签字人员分别为: 仓库、 分公司分管 副总、采购经办人。5、材料验收入库其他管理标准为了规范材料入库手续管理, 确保物资财产的安全完整, 特作如下补 充规定:( 1)当材料进场时,门卫必须做好材料进场时的登记,包含车号、 材料名称、规格型号、进场时间、出
14、场时间。门卫如漏记、少记、不记、 发现一次罚款 100 元。( 2)材料进场后,质量检验员对材料进行质量验收,并在送货单上 及入库单上当场签字,隔日不允许作相应的补办手续。(3)仓库主管和仓库保管员及车间组长或车间主任对所送材料进行 点数过磅, 并进行复核签字, 材料验收台帐必须由监证人签字, 当日当时 确认,隔日无效。补办漏办按照弄虚作假进行处罚。( 4)各分公司经理对本部门的材料入库全面负责,对已经办理入库 的相关手续进行过程控制, 集团常务副总助理负责检查督促, 并在入库单 上签字确认。(5)材料科必须及时办理入库单,限实物入库后二日内完成,违者 按照公司管理条例进行罚款。 长期合作的客户, 必须每月对结帐一次 (每 月 25 日止),延期一律不予办理,已经取得的发票及时交财务审核。( 6)材料入库单上必须由门卫、质检、仓库、监证人、分公司经理、 集团常务副总助理签字后方可生效, 并作为发票审批的附件, 此项工作由 仓库负责联系相关人员并签字。(7)发现相关人员不及时签字的每次罚款 200 元,发现代签字的每 次处于 1000 元以上罚款。8)在使用中发现不合格材料须与供应商商量退回或调换材料,办 理手续时均需入库时的经办人员签字