监理资料员工作指引

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1、项目监理资料员工作指引刖言为进一步加强项目监理部档案资料规范化管理，引导项 目监理资料员掌握工作流程和标准，明确工作职责，知晓工 作重点、快速提升自己，迅速开展监理资料管理工作。保证 项目监理档案资料规范化、标准化，且整理及时、真实完整、 分类有序、保存齐全完整、美观整洁。有鉴于此，特编制本 工作指引。一、监理资料的分类和基本内容在工程项目的监理工作中，会涉及并产生大量的信息与 档案资料，这些信息或档案资料中，有些是监理工作的依据， 如招标投标文件、合同文件、业主针对该项目制定的有关工 作制度或规定、监理规划与监理大纲，有些是监理丁作中形 成的文件，表明了工程项目的建设情况也是今后工作所要查

2、阅的，如监理工程师通知、专项监理工作报告、会议纪要、 施工方案审本意见等，有些则是反映工程质量的文件，是今 后监理验收或工程项目验收的依据。因此监理人员在监理工 作中应对这些文件资料进行管理。监理资料的管理包括三大方面，第一方面是对施工单 位的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时记录、收集 并存档需要保存的资料与档案。第二方面是监理机构本身应 该进行的资料与档案管理工作。第三方面是对业主下发和提供的相关档案资料的收集整理存档、转发。具体监理资料的分类和基本内容详见下表：项目监理部资料目录索引档号卷 名册号文件名称1合 同 文 件1-1委托监理合同及监理招投标文件 及相应的合同变更协议文件、合

3、同 争议调解文件、违约处理文件1-2建设工程施工合同及施工招投 文件及相应的合约交底资料、合 同变更协议文件、合同争议调解 文件、违约处理文件1-3业主签订的设备采购及供货合 同及相应的合同变更协议文件、 合同争议调解文件、违约处理文 件；1-4工程分包合同及相应的合同变 更的协议文件、合同争议调解的 文件、违约处理文件2、八 刖期 文 件2-1建设项目立项批文；建设工程规划 许可证、建设用地规划许可证、建 设用地红线图、施工许可证（可要 求业主提供）2-2质量监督站提供的建筑与安装 工程质量监督计划2-3施工图纸报建相关部门批复意 见：设计施工图审查批复文件、 消防审查意见书、消防审查意见

4、书、抗震审核意见书、人防审核 意见书、环境评价意见书2-4工程地质、水文地质勘察报告33-1设计图纸清单、设计交底及图纸 会审会议纪要3-2监理内部读图成果设 计 管 理 文 件33工程设计、技术变更台帐、工程 变更文件（含业主指令）：按专业 划分（建筑、结构、给排水、电 气、通风、电梯、弱电）4监 理 工 作 方案4-1监理大纲（公司投标文件，特殊 项目可以提供给项目监理部）4-2监理规划4-3监理交底记录（对内、外部交底 文件）4-4监理实施细则5施 工 组 织 设 计（ 方 案）5-1施工组织设计（含施工组织设计 报审表）5-2质量专项施工方案（含施工方案 报审表）：季节性施工方案（含施

5、 工方案报审表）5-3安全专项施工方案5-4分包单位的施工组织设计及专 项施工方案（含报审表）6单位资 质6-1监理单位公司资质证书、项目 监理人员资质证书6-2总包项目施工人员登记表及上 岗证（含施工管理人员变更报审 表）；包含总包成品、半成品单 位资质6-3分包单位资格报审表（含资质 资料及人员上岗证）6-4分包成品、半成品供应单位资质 报审表（含资质资料）工程实验室（包括见证取样送检 实验室）资质资料7进 度 控 制7-1工程开工/复工报审表7-2工程暂停令7-3工程临时延期审批表、工程最 终延期审批表7-4业主总建设发展计划7-5总包监理总进度控制计划、7-6总包施工单位施工总进度计划

6、、专项进度计划7-7总包施工单位月施工进度计划、 月报7-8总包施工单位周施工进度计划、 周报7-9分包施工单位施工总进度计划7-10分包施工单位月施工进度计划7-11分包施工单位周施工进度计划8质量 控制8-1施工测量放线报审文件8-2基坑沉降位移观测记录、基坑检 测报告8.3主体施工沉降观测结果8-4工程质量问题处理记录及质量 事故处理报告8-5材料进场验收、见证取样台帐： 乙供材样板审批表8-6砼浇筑令8-7建筑材料及设备报审资料8-8样板点评记录（施工样板确认 单）8-9坐标、场地移交记录及重要工序 移交记录8-10检验批质量验收记录（含工程报 验单）8-11隐蔽工程质量验收记录（含工

7、程 报验单）8.12分项工程质量验收记录（含工程 报验单）8-13分部工程质量验收记录（含工程 报验单）8-14专项验收文件8-15其他有关工程质量控制的文件9安 全 监 理9-1安全监理大纲、特殊分部分项工 程安全监理细则、安全应急预案 等9-2项目安全组织架构、安全监理目 标、安全职责分工9-3监理单位安全检查记录（周检、 月检、专项检查）9-4施工单位安全施工许可证、项目 相关人员安全培训合格证、特殊 工种上岗证的核查汇总9-5施工单位安全交底记录核查汇 总9-6主要施工设备进/出场报审表9-7施工设备维保记录（月检）（塔 吊、施工电梯）9-8审核安全防护材料/用品质量记 录9-9安全措

8、施费用专项支付审批资 料9-10安全事故处理资料9-11安全旁站监理资料9-12垂直运输设备（塔吊、施工电 梯）、外脚手架验收合格证明资 料9-13安全监理大纲、特殊分部分项工 程安全监理细则、安全应急预案 等10造价控 制10-1进度款审批文件（形象进度审 批表）10-2现场签证资料10-3招标文件、预算书10-4结算书10-5费用索赔报告10-6监理费申请报告11会 议 纪 要11-1监理例会会议纪要11-111-2专题工地会议纪要11-211-3监理交底会议纪要11-311-4第一次工地会议纪要11-5内部学习会议纪要11-6验收会议纪要11-7其他会议纪要文件12监 理 简 报、 工

9、作 总12-1专题总结（桩基、基础、主体 结构、质量事故等）12-2监理日报12-3监理周报12-4监理月报12-5地基基础、主体结构等分部工程 质量评定报告结12-6单位工程质量评定报告13监 理 工 作 函件13-1监理通知单、监理通知回复单、 安全监理通知单13-2监理工作联系单及回复单13-3罚款/奖励通知单13-4专题报告14工 程 来 往 函 件14-1建设单位函件14-2施工单位函件（现场施工管理 报告）14-3设计单位函件14-4政府部门函件14-5其他部门函件14-6建设单位函件15监 理 内 部 文 件15-1技术性、法规性文件15-2公司下发的相关文件15-3内部制度管理

10、文件15-4公司绩效考核资料15-5公司检查资料及回复15-6办公室仪器设备登记表15-7每月考勤表15-8本项目的员工入职、调动、离职 登记表15-9监理业务手册备注：1、原则上要求一个档案盒只装一个档号的资料。2、一个档号含有多个册号的资料，当资料过多，可分为多个档案盒装， 每个档案盒里面的资料用册号区分；3、当一个册号内的资料很多，一个档案盒装不下时，可以用多个档案装， 用不同的卷号区分，例如档号11（案卷题名：会议纪要）中册号11-1（监理例会纪要）该资料通常很多，通常一个档案盒装不了，可以分 为多个档案盒装，卷号编为11-1-1,11-1-24、根据项目实际项目情况如发现本目录索引中

11、缺失内容项目部可自行增加，但格式不应变动，例如在档号8 （案卷题名：质量控制）中需要增加内容，册号可为8-16、17、18等等。二、监理资料管理流程2.1标准、规范化的项目办公室布置项目监理部进驻现场申请到办公室后，应即刻向公司申请 办公用品（通过公司OA系统），按照公司下发的关于现场 监理办公室形象规范化布置的通知的要求和标准进行项目部 办公室布置，完善上墙资料；如项目部需要帮助可以告知公司 行政部，公司将派人协助进行办公室布置。2.2建立标准档案盒项目监理部根据公司的资料目录指引文件，在总监、总代组 织下梳理本项目资料目录，进行打印，并粘贴于档案柜上，便 于资料的查找，资料员根据资料目录制

12、作档案盒的侧面标签、 封面标签及盒内资料目录，制作的要求、标准详见附件。2.3建立项目档案管理制度项目监理部应建立完整的监理档案资料管理制度，明确档案 资料管理中各个岗位人员的分工和责任，且将档案管理制度上 墙。2.4监理资料的编辑、收集整理、保管工作事项资料格式的标准化：资料员会同总监、总代确定本项目各类 文档模板，格式和体现的主要内容上都是标准化、规范化的 文档资料，项目监理部文档模板确定后要与业主沟通形成统 一意见，避免后期应各方对资料格式、内容要求不一致而进 行返工更改；常见文档资料模板如监理日报、周报、月报， 安全检查记录表（周检、月检）、周例会纪要、专题例会纪 要、周例会议的PPT

13、、会议签到表；如业主无特殊要求，应 采用公司项目管理系统软件内或者公司提供的标准模板、且 要求文档页眉带有公司logo标识；项目部应确定监理文件 编制和施工单位报送文件套数、提交时间，建议项目部在开 资料交底会上书面明确；文件编码:项目部应按公司资料管理手册要求对各类下发监 理函件进行编码、且为三级编码（监理通知单、联系单、监 理例会纪要等），以利于文件下发、存放规范有序，查找方 便；资料员在资料编辑前应要求业主确定工程资料编写的项 目工程名称，因之前部分项目存在图纸名称和报建名称不一 致，导致影响工程竣工资料验收；资料打印：资料员应每周定期打印收集项目部人员编辑的监 理日志、旁站监理记录、进

14、场材料台账登记，并提交总代、 总监审阅后存档；会议工作:每次开会前项目资料员应准备好投影仪、签到表， 开会时督促与会人员签到，拍摄影像资料，做好会议记录， 会后编辑正式的会议纪要，提交相关人员审查后，下发至相 关单位及人员；定期统计工作:资料员每周对监理部及业主下发函件、施工 单位回复进行一次梳理、统计，并向总监、总代汇报；档案目录更新:收到或下发了资料及函件后要及时更新档案盒内目录，这是一项很重要的日常工作，一定要及时跟进；资料保存:一些重要且数量较多的资料档案盒要注意及时更 新，之前的档案要进行集中打包装箱处理、妥善保管；例如 进场材料报审、重要工序报验、隐蔽检查验收等资料；资料借阅：要严格履