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1、在建工程技术资料档案管理系统操作手册 目 录1职责2在建工程技术资料档案管理系统实施流程3具体资料录入操作说明4案卷、卷内各著录项填写说明5档案录入人员设置及工程技术资料组卷、录入要求6建筑工程技术资料目录清单备注：1、介绍的新的模板输入方法。2、案卷著录项填写说明做了修改：1）案卷号：从001至999按顺序编写（各单位工程间案卷号连续） 2）密级：选择秘密。 3）起止日期：应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。用年、月、日8位数表示，例如20100809-20110512。4）部门：必填项，录入人归属的项目部。5）归档单位：所隶属的分公司或河南省第二建设集团有限公司。6）责任者：
2、河南省第二建设集团有限公司。7）盒号：根据工程进度，资料形成后放在项目部资料室的哪一个档案盒中就填写对应的盒号。3、建设工程技术资料目录清单（见附件1）中打“”的资料挂接原文彩色扫描件。 4、技术资料组卷是以单位工程组卷，若只有一个单位工程就参照建筑工程技术资料目录清单一一录入；如为群体工程，建筑工程技术资料目录清单中的第一部分施工管理资料、第二部分施工技术资料、第三部分施工物质资料为群体工程的公共卷。 1职责1.1 公司（分公司、电力工程部）质量技术部（科）负责所属工程档案管理系统电子信息的监督、检查、指导管理工作。1.2 项目经理是项目部工程技术资料组织管理的第一责任人；项目工程师对项目部
3、档案管理系统电子信息的管理负直接领导责任，负责从工程开工至工程竣工验收、资料移交全过程管理的直接领导工作。1.3 项目部资料员，负责按照国家及行业技术规范和标准、上级主管部门、建设和监理单位、公司的相关要求进行档案管理系统电子信息的录入、维护、移交工作。1.4 实行总承包的工程项目，总承包单位负责档案管理系统电子信息录入、维护、移交工作。1.5 项目部资料员负责向公司（分公司）档案室移交与纸质工程技术资料档案一致的档案管理系统电子信息。 2 在建工程技术资料档案管理系统实施流程电力工程部、直属项目部（分公司）向公司信息中心（分公司信息管理员）提出开通账户申请 项目部资料员数据录入、维护 竣工时
4、同纸质竣工资料一并移交公司（分公司）档案室 办理移交手续3 具体资料录入操作说明登录档案管理系统后，点击【待办事宜】菜单，再点击【待办事宜】菜单下的【任务列表】的【文件移交文件】，进入如下界面，见附图1。 附图1： 选择【基建档案案卷库登记库】，此时点击【打开】按钮，进入数据列表界面，见附图2。附图2：3.1 案卷录入操作说明方法一 逐条录入法1) 先选择【档案案卷库】，点击【添加目录】按钮，进入如下界面，详见附图3。再参照案卷各著录项填写说明填写此案卷的各著录项，带红色星号的为必填字段，如未填写将不能保存；带下拉框的为参考数据字典，这些著录项的数据直接从下拉框中选择，下拉框中数据在“数据字典
5、管理”中维护；带箭头按钮的为参考组织机构或者参考实体分类，这些著录项的数据点击按钮进行选择。附图3：2) 各著录项填写完毕，点击【保存】按钮，即实现了一个案卷的录入。如要修改条目，先选中要修改的条目，点击【修改目录】按钮，进入修改目录页面。点击【查看目录】按钮，可以直接查看该条目所有著录项目信息。【删除目录】按钮是在选择需要删除的档案条目后删除条目到数据回收站。方法二 模板导入法1) 先选择【档案案卷库】，再点击【目录数据管理】下的【数据导出】进入如下界面，详见附图4。选择【导出excel文件】，点击【提交】，将文件“基建档案案卷模版(预归档)档案库报表” 保存在电脑上。附图4：2) 在导出的
6、excel基建档案案卷模版(预归档)档案库报表按要求填写单位工程的案卷各著录项数据。注意：1、要删除基建档案案卷模版(预归档)档案库报表excel表格中的第一行标题。2、填写完的数据必须设置为文本的格式（单元格左上角有个三角）。3) 数据填写完毕，回到档案管理系统。点击【目录数据管理】下的【数据导入（excel）】，进入如下界面，详见附图5。点击【浏览】按钮，将填好数据的基建档案案卷模版(预归档)档案库报表导入。点击【提交】按钮，这时在界面上选择【请选源库】，再点击【自动对应】按钮，核对源档案库与目标档案库的各著录项是否一致。一致后，点击【导入】按钮，这时显示【导入成功】界面，案卷就导入完毕。
7、附图5:3.2 卷内录入操作说明方法一 逐条录入法1) 先选中某个案卷条目，点击【卷内文件】，选择【添加目录】，参照卷内各著录项填写说明填写卷内文件各著录项。录完之后点击【保存】按钮，即实现了卷内目录的录入。接着要开始挂接条目所对应的正文、附件、审批表单等等相关文件，选中录完的卷内目录条目，点击原文的图标，进入原文管理界面点【添加】，进入如下界面，详见附图6。点击【浏览】按钮，插入原文，填写【题名】，选择文件的类型，最后点击【上传】按钮。若上传原文是多个，点击【继续上传】按钮。其中题名可以不填写，软件可以自动以上传文件的重命名为题名。 附图6： 2) 故在此强调一下：重命名一定要填写规范，完整
8、，要写明具体部位、文件类别。例如：食堂工程轻钢骨架活动罩面板顶棚技术交底。上传完毕，点击【文本抽取】，最后【保存】，详见附图7、8。其中的查看目录、修改目录、删除目录命令同案卷使用方法相同。 附图7：附图8：方法二 模板导入法1）先点击【卷内文件库】，再点【目录数据管理】下的【数据导出】，选择【导出excel文件】，点击【提交】，将文件“基建档案案卷模版(卷内)(预归档)档案库报表”保存在电脑上。2) 在导出的excel基建档案案卷模版(卷内)(预归档)档案库报表按要求填写案卷的卷内文件数据。注意事项跟填写案卷信息相同。3) 数据填写完毕，选中卷内文件所对应的案卷，点击【卷内文件】，点击【目录
9、数据管理】下的【数据导入（excel）】，将录好数据的基建档案案卷模版(卷内)(预归档)档案库报表导入。点击【提交】，这时在界面上选择【源文件库】，再点击【自动对应】，点击【导入】，页面显示【导入成功】。详见附图9：附图9：4）按照卷内逐条录入法中的原文挂接的方法挂接原文。5) 同样的方法把其他案卷的卷内文件依次导入。导入时要注意卷内文件与案卷的对应关系。3.3对于系统中其他命令简要说明如下：1、组已有卷：可以把一份文件追加到一份已有的案卷中，当组到已有卷时同时也需要考虑案卷信息的更新包括（文件件数、总页数等），对新添加的文件要生成卷内顺序号。2、拆卷：拆卷后案卷目录删除，可以对文件从新组卷。
10、3、清除档号：把档号变为空。4、归档:要以案卷为单位进行归档。5、卷内顺序号调整：上移、下移改变文件的排列顺序。6、移件：把添加进来的文件移出，如果是已经组好的卷撤件后卷内顺序号要重新生成，案卷的总页数和文件件数也要跟着改变。7、若是一个单位工程的竣工资料，单位工程名称、项目名称等著录项相同时，要修改时可以使用批量修改，鼠标指向【其他】点击【批量修改】，选择替换的类型，以【按内容替换】为例，选择【著录项】的类型，填写【要替换的值】、【替换为】，点击确定，即完成了批量修改，见附图10。附图10： 4案卷、卷内各著录项填写说明4.1案卷各著录项填写说明1、全宗号：系统后台设置，不需填写。2、档号：
11、归档时自动生成，不需填写。3、案卷号：从001至999按顺序编写（各单位工程间案卷号连续）。4、项目名称：应填写项目的全称。 5、项目编号：必填项，公司人力资源部给每个项目都有一个编号，详见附件2项目编号。对于以后新开项目，若在附件2中找不到项目编码的，及时与公司人力资源部联系。6、单位工程名称：必填项，单位工程名称与施工蓝图或经监理单位审批的验评范围表中明确的单位工程名称一致。 7、分类号：必填项，选到最末级，如：基本建设类-承建-工业建筑 J.C.G，基本建设类-承建民用建筑 J.C.M。8、分类名称：和分类号对应。9、案卷题名：必填项，参照建筑工程技术资料目录清单中的案卷名称填写。10、
12、文件件数：最后归档时统计该卷的文件总件数，和纸质文件数目对应。11、责任者：河南省第二建设集团有限公司。12、保管期限：参照建设工程文件归档整理规范GBT503282001（永久、长期或短期）。同一卷内有不同期限的文件，保管期限从长。13、密级：选择秘密。14、页数：此案卷文件的总页数。15、起止日期：应填写卷内最早形成文件的日期与最终形成文件的日期。用年、月、日8位数表示，例如20100809-20110512。16、年度：系统自带，一般是输入文件的时间。17、立卷人：应填写负责文件组卷的负责人。18、卷内说明：有需要说明的填写。19、立卷日期：系统自带，服务器日期。20、检查人：应由案卷质
13、量审核人项目工程师签名。 21、部门：必填项，录入人归属的项目部。22、项目负责人：录入项目经理。23、建设单位：此项目的建设单位。24、施工单位：所在的项目部。25、图纸张数：此卷中所含图纸的总张数。26、照片张数：此卷中有的照片总张数。27、盒号：根据工程进度，资料形成后放在项目部资料室的哪一个档案盒中就填写对应的盒号。28、归档日期：预归档阶段可不填，正式归档补录。29、归档单位：所隶属的分公司或河南省第二建设集团有限公司。30、实体份数：资料的套数。31、存放位置：预归档阶段可不填，正式归档补录。32、备注：可根据实际情况填写与本条目文件有关需要说明的信息。4.2卷内各著录项填写说明1
14、、全宗号：自动带有。2、档号：归档时自动生成，不用填写。3、文件编号：必填项，参照建筑工程技术资料目录清单的分类号顺序号规则编号。顺序号按照文件在案卷的先后顺序从01开始，例如：公共卷第二部分“施工技术管理资料”中“图纸会审”的文件编号填写C202,因为此案卷的文件属于C2类，而图纸会审在此案卷第二位置故02。4、分类号：同案卷录入。5、分类名称：同案卷录入。6、单位工程名称：必填项，同案卷录入。7、卷内顺序号：用阿拉伯数字表示，应依次标注文件在卷内排列的顺序，各案卷之间序号不连续，每卷均从“001”编号。8、题名：必填项，参照建筑工程技术资料目录清单中的卷内名称填写。 9、成文日期：此卷内文
15、件最终形成日期，每次统计时更新日期。 10、页数：此卷内文件的总页数。11、页次：应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号。12、保管期限：参照建设工程文件归档整理规范GBT503282001（永久、长期或短期）。同一卷内有不同期限的文件，保管期限从长。13、部门：必填项，录入人归属的项目部。14、年度：系统自带，一般是输入文件的时间。15、文件标题：等同于题名。16、日期：录入的最晚日期，每次录入数据更新时的日期。17、文件类别：基建类。18、归档日期：预归档阶段可不填，正式归档补录。19、归档单位：所隶属的分公司或河南省第二建设集团有限公司。20、实体类型：纸质、光盘等。21、实体份数： 资料的套数。22、存放位置：预归档阶段可不填，正式归档补录。23、负责人：录入项目经理。24、责任者：河南省第二建设集团有
