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1、档案管理制度总述公司档案是公司在管理经营过程中所的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌，起到凭证、参考研究和宣传教育等作用。特别是它真实地记录企业的方针政策、领导人的决策思想，各项工作的方法、成绩和教训，可以作为日后查考、研究和处理问题的依据，也可以起到各种矛盾，甚至打官司的书证、物证作用。档案的范围包括作为历史记录保存下来的有价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。就本公司而言，可分为公司管理文书档案，公司经营文书档案，公司人事档案，公司技术档案，公司会计档案，以及照片、剪报，录音，录像等。一：文书档案管理制度（一） 文件材料的收集管理1. 坚持部门收集、管理文件材料的
2、制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门文件材料。2. 凡以公司名义对外、对内的正式发文，重要会议材料，本公司的请示与上级机关的批复，对外签定的合同、协议，全公司的工作计划、总结，以及涉及公司的历史沿革，反映本公司的重要的剪报，照片，音像制品等，统归总经理办公室收集，整理（或暂由行政人事部指定专人负责收集整理），并适时向档案室办理归档手续。3. 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。4. 公司工作人员外出调研或参加上级机关召开的会议等公务活动，必须负责将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。（二） 归档范围1.
3、 经营管理文件资料1) 涉及本公司的历史沿革，发展历程的公司的历史材料（包括对外宣传材料和媒体报道剪报等）。2) 涉及公司经营管理的基础建设资料，如规章制度，企业文化策划书，商业计划书等。3) 本公司的各种工作计划（如公司的工作计划，各职能部门的工作计划等）、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报。4) 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录、简报等。5) 本公司对外的正式发文，有关单位来往的文书；本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。6) 本公司的请示与上级机关的批复。7) 上级机关发来的与本公司有关的条例、规定、指示、决定等。8) 凡涉及员工的
4、招聘、任命、考勤、考绩、奖惩、差假、迁调、退休等相关人事管理文件材料。9) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。10) 合理化建议和信访工作材料。2. 技术、基建的档案材料包括项目设计档案、工程施工档案、工程竣工验收档案，以及所有有关技术的档案。3. 会计档案材料包括会计报表档案、会计帐簿档案、会计凭证档案等。（三） 档案的整理档案整理，就是把零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合和编目，使之系统化，从而有利于档案的利用。整理档案应遵循的原则是：按档案的来源、时间、内容和形式等联系进行整理，从而有利于档案的利用。整理档案应遵循的原则是：按档案的来源、时间、内容和形式等联系进行整理，从
5、而保持档案文件之间的历史联系、是档案能反映公司活动的真实面貌，便于保管和利用；并且应保持一个年度档案的完整和齐全，使企业整个年度的工作能得到完整的反映。档案整理工作具体内容包括：区分全宗、分类、组卷、案卷排列和案卷目录的编制。（四） 档案的立卷1. 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作应由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。2. 归档的文件材料种数、份数，以及每份文件的页数，均应齐全完整。3. 在归档的文件中，应将每份文件的正件与副件，打印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，分别立在一起，不得分开。如属绝密文件，可单独立卷。4. 不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。但
6、跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷。其他文件的立卷，也应比照确定立卷方法。5. 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，并按照排列顺序，依次编写页号。6. 所有案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。7. 有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。备考表应置于卷尾。8. 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。（五） 档案的利用档案利用工作的目的：是为了公司各方面工作人员，特别是有关领导，能很好的利用档案，为公司的
7、经营、决策，提供资料和信息，从而发挥档案的最大作用。在档案的利用中，提供给利用者的可以是档案的原件或复印件，也可以根据档案内容综合编写的参考资料。提供利用的方法，可分利用者进行档案室查阅、咨询、外借、出具档案证明等。在档案利用过程中，应遵守如下规定：1. 任何人借阅档案资料，特别是财务、人事档案资料，以及涉及公司全局工作的重要档案都必须经过分管领导，并报常务副总批准后，方可借阅。2. 档案利用者应负责档案的完整和安全，不得私自影印、复制、翻印；不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注等。3. 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。4. 档案材料一般不外借。如遇特殊情况，可以短期外借，但必须经
8、常务副总批准。绝密的档案材料要上报总经理批准。并办理登记手续。5. 任何利用档案的人员，都必须做好档案的保密工作。同时应对档案人员加强培训和教育，严防因档案工作人员玩忽职守造成档案的损失。二、声像档案管理办法（一） 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等和文字说明两部分组成。（二） 收集范围1. 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。2. 各级领导人和著名人物参加与本公司有关的重大活动的声像资料。3. 本公司有关人员组织和参加的重要会议、会见，以及外事活动的声像资料。4. 其他单位形成与本公司有关的声像资料。（三） 收集要求录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等和文字说明要收集齐全，按时归档，并建立归档控制措施。（四） 声像档案的整理1. 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。2. 录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类。按内容编号。3. 编注与其他载体档案相联系的参照号。（五） 文字说明的编写文字说明的基本内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。文字说明要准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息。标注项目要正确、齐全。（六） 声像档案的立卷、保管和利用，参照文书档案管理制度执行。 2014年10月5
