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1、第一条第贰条本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司 ( 含事业部、业务执行部门 ) 与外界来往的文书 ( 包括电报 ) 及关系企业 ( 含公司内容 ) 各部门间来往文书 ( 包含签呈 ) ，自收 ( 发)第三条总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理， 各公司 ( 工厂 ) 所在地的总收发由其所属总务部门办理。 总收发部门负责文书之收受及发第四条(一) 总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、(二) 各公司 ( 工厂 ) 所在地与外界来往属地区性文书， 以其所在地之经理室
2、或管理处 ( 或总务部门 )(三) 关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理 ( 四) 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、 拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部第五条(一) 文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他(二)行文第六条(一) 函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、 私人或关系企业(二)三)四)五)六) 表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需(七) 其他：1. 司法文书依据司法部门规定程序实施； 诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序2.第七条
3、(一)1.2.对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所3.对省政府、市政府总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文 ( 但本款第六项另有规定者从其规定 ) 。4.营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、7. 应依本款第四项的名义、 署名及用印规定行文而该行文单位无经理者， 得8. 因环境特殊或事实需要， 须另行规定行文名义、 署名及印信使用者， 应专(二)1. 正式行文者，以公司名
4、义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；2. 总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.4.( 三) 公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务 ( 如进出口、税务、关税、劳保、投标等 ) ，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限(四)五)第八条一)二) 以总经理署名行文者， 除总管理处各部室、 中心代表各公司对外行文得由经理(主任)(三) 以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。(四)(五)(六)( 七 ) 因专案业务需要， 如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用
5、董事长或总经理之业务专用章者， 行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。( 八 ) 固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管 .第九条(一) 机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，(二)A 类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得( 三)B(四)C 类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。( 五) 其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、第十条(一) 第一联为收 ( 发)(二) 第二联为催办单， 于送经办部门签收文件后， 收发人员收回， 按处理期(三) 第
6、三联为主管催办单， 经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或(四)五) 第五联为核查联，于文件办妥时随文归档， 如系代行或授权判行的文件，第十一条收( 发)(一)1.公司： X1X2(X3) 总字第号。 X1X2 为公司简称；X 3 为地区别，不需分地区者省略；为公司收 ( 发 )2.事业部 ( 含直属部门 ) ：X1X2(X3)X4 字第号 (X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)3.(二)1.2. 总管理处(三)1. 由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。 “业务接洽便函”另行2. 复文以收文号码为发文号码， 如有二号以上来文并案处理， 以最后的收文3. .第十二条
7、(一)来文由收发人员拆封后，于“收 ( 发) 文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类(二)收发人员分发文件，应留存“收 ( 发) 文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收 ( 发) 文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收(三)经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收 ( 发) 文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同(
8、四)1.2. 经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收 ( 发) 文登记单”第四、五联记要联记要栏 ( 如不敷使用时，得以“文书签办单” 补充，签办单随同“收 ( 发)文登记单”第五联流程处理) ，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文 ( 复文时需附复文稿 ) 经呈判后打字、 校对再转送文书管理部门收发人员。 经办部门主管于文件判行后，将“收 ( 发 )3. 收发人员收到办妥的来文及“收 ( 发 )如无需复文者， 依其类别编定档号填记于第四、 五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案， 并将第五联同文件归档， 将第四联退还经如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后
9、， 复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案 ( 如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催 ) ，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需4. 来文附件如属现金、 支票、汇票或其他有价证券等， 经办部门经办人于接第十三条(一)经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收 ( 发) 文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号， 转打字、校对后，(二)收发人员收到发文文件、原稿“收 ( 发) 文登
10、记单” ( 一式五联 ) ，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。 文件封发投邮后， 登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。第十四条收发人员及文书经办部门收到外界复文， 除按收文程序处理外， 收发人员应抽出原发文的第二联销案， 将销案日期转记原发文的第一联， 并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联， 经办部门接到复文时， 主管应抽出原发文的第
11、 .第十五条( 一) 正式以公文用纸或油印函件行文者， 依本章的规定处理。一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时， 发文部门仍办理发文手续， 受文部门则依下列方式处理：1.2. 总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。3. 受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺(二)三) 各类文书的行文， 应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印第十六条(一)经办人发文时，应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三
12、联连同第一联呈主管主管签署， 一并送收发人员编号并记载于“收 ( 发 ) 文编号登记表” 再送监印人员用印后，由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。( 二 )受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收 ( 发) 文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后， 由收发人员将二、 三联交由经办人承办， 第四联经(三)经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期， 及预定保存期限 ( 如需签办，则以“文书签办单”办理，签办单连同“业务接洽便函”第三联处理 ) ，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门( 原发文部门 ) ，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。 如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备
