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1、文件与记录管理程序 文件编号P-001版 序B1制订部门ISO管理室制订日期2007/06/29发布日期2007/06/29转版日期2010/01/20总经理核准管代审核负责人审核制订人发 行: ISO 管 理 室本文件版权属于公司，任何组织和个人未经本公司书面授权而进行复印、拷贝均属于违法行为文件编号:P-001Page:1文件名称:文件与记录管理程序提出部门提出人变更版序变更页次变更内容修订日期ISO室刘伟军B6增加机器设备附件图纸,外发产品图纸,外发检测治具图纸编码规则2009/4/13ISO室刘伟军B12&81因组织架构变动（资材改为生管，采购课和营运课合并为购销课，企画取消），修改相
2、关部门职责2. 汽车安全部品的质量记录从11年改为15年2010/01/191 目的 INPEX公司制订本程序 , 对质量管理系统所需之文件及运作资料予以管制。使质量管理系统文件资料的发行、更新、核准、改版、保留(保护)、作废等管制动作能有适当的规范, 达到易读、易辨识、易调阅、易执行之目的。 2 范围 2.1 适用于全公司系统活动相关之所有部门。 2.2 文件记录类别与管理类别细 分管 理系统文件包括方针、目标指标、手册、程序、规定/办法、表单记录。备注：系统文件等级：手册第一阶；程序文件第二阶；规定/办法第三阶；表单记录第四阶由ISO管理室会同职能部门共同制定并完成会审，由ISO管理室核发
3、。文件(1) 技术文件管理工程图、产品工艺流程表、加工条件基准书、作业标准书，出货检查指导/基准书，点检检查指导/基准书，全检检查指导/基准书，捆包仕样书等，外发加工图纸（模具图纸、治具图纸、产品图纸等）,PFEMA,控制计划等等。由ISO室控管，统一分发复印件，其它部门不得自行复印，原件保留在ISO室，变更时也需要经过ISO室(2) 政令/法规/批文a. 国际或与各级政府的政令法规批文认证等。b. 国际标准、规格。各部门主管负责收集并保存，ISO管理室负责制定管理清单。(3)客户供应商外部实验室提供资料a. 技术资料图面,环境管理基准(如ROHS对应类)，供方管理手册类。b. 证明类文件（如
4、MSDS表，SGS报告，材质证明书，外部实验室检测报告，环境物质不使用承诺书等）。c. 来往信函、协议、合同、允收程度确认等a类技术图纸由ISO管理室控发，b类资料除材质证明书其它都由 ISO管理室保管不作发行，其他部门借阅即可。c所有合同类文件由总经理保管，其它相关人员自行管理(4）其它资料视具体情况而定3 职责 3.1 ISO管理室制定本程序,并负责质量管理系统文件之管理。 3.2 各部门文件管理由部门助理（文员）或负责人指定相关人员进行部门文件与记录的管理，并且作为与ISO管理室的文件管理对应窗口。4 术语和定义 无5 关联文件无6 作业内容 6.1 系统文件之管理 系统文件与表单之编号
5、与格式.1 手册/程序/规定办法编号与格式 a）编号 X X X X X X（XX） 部门英文代码(适用于第三阶)部门代码部门代码ISO管理室ISO品保QA行政AD制造MF财务FI技术TE购销P&S生管PM版序1、2 （文件小处修改换版序） 版号：A、B（文件大幅修订换版本）手册程序规定/办法MPS 流水号： 001、002 例如第二阶文件文件与记录管理程序编号为：P-001A1；三阶文件7S管理规定编号为：S-001A1(ISO)；一二三阶文件由ISO管理室统一编号，并由ISO管理室编制及，反映文件之间过程之间及与各部门之间的关系。b）格式l 前三阶文件格式按ISO提供，包括封面，变更履历表
6、，正文。l 正文以宋体五号字、行距固定值18磅书写，正文格式包括：目的、范围、职责、术语和定义、关联文件、作业内容、参考表单、附件等。l 正文内文分节标示示例如下： 1 - 项 1.1 - 小项 - 条 .1- 细条 注1 :每一个层次的项、小项最好给出一个小标题，突显主题。 注2 :同一层次至少有两条方可编码, 例只有1.1无1.2的则不保留1.1。 a - 段 (段是项或条中不编号的层次，可用a.b. b - 段 或1，2或 ”等标记) 注3：以上系为原则性要求 , 非强制性。l 正文内文引用相关文件标示 (限一、二阶程序文件，三阶尽可能同一、二阶程序文件办理) 内文中引用的质量手册/程序
7、/规定/办法名称用符号 表示，如文件与记录管理程序。 内文中引用的表单名称用符号表示，如系统文件变更申请表。 技术资料引用类用符号表示，如加工条件基准书。 .2 表单的编号与格式 a) 编号X X X X X(XX) 部门英文代码版号 ：A、B 流水号：001、002 表单分类：F 表单由部门自己编号,做成，交ISO室编制成控管。表单号一般以8号字置于表单之右上角。b) 格式l 表格尽可能附有流程说明 表格侧有签署流程的显示于表格之右侧或下方 : 例如 :品保 管制 采购 业务 总经理 其顺序需与搭配之管理程序(规定)吻合。l 签名栏原则 原则上依流程由右至左，提出者在右方，最终核准者在左方。
8、 例如 : 表单名 XXXXXXXXX F-XXXA（ISO）品管制造技术页尾核准确认作成l 表格编号 : 一律置于表格右上角。(如上图) 系统文件的作业权责制订/提出确认确认核准发行手册管代无无总经理ISO管理室程序/规定办法权责部门权责主管管代总经理ISO管理室表单权责部门权责主管权责主管管代ISO管理室 系统文件作业流程流程图担当者依据程序/规定/表单 或 说明 处置系统文件之新增/修订/废止NO受理审请会审小处修订跳过中间过程NO审查整理修订条文NO试运行最终核准发布、生效纸本保管提出者提出系统文件变更申请表，不得违背上阶文件ISO管理室对文件适宜性进行初步审核并协助提出者确定关联文件
9、。（注：如果只是文件只是小处修订或表单格式修订未涉及到其它文件或表单,可以由受理申请跳至核准，不用会审等中间过程）提出者将修订内容纸本及申请表送往需会审部门进行会审,会审者将意见记录于会签意见栏，管代与总经理指定者跳过会审。ISO管理室ISO室对意见进行整理,并由管代做出最终的意见提出者提出者根据意见进行文件的电子档修订相关部门ISO管理室将修订之文件电子档放置公共盘之试作运行路径下，并告知关联部门,并开始试运行核准者试运行一周后如果没有意见则管代正式核准ISO管理室于共享盘中更新旧版文件，并取消试作运行中的文件。原则上以mail形式向各部门负责人发布，但可依实际需求知会相关人员。ISO管理室
10、ISO管理室打印纸本，新增和修订文件盖ISO管理室章后保管。作废文件盖作废章作销毁处理备注 : 1、纸本系统文件未经ISO管理委员会用印无效，除签署期间，正式纸本仅有1份保存于ISO管理室处。2公司第一二三四阶系统文件置放于公司内部网站：资料专区。该资料由网管设定为无法另存下载、无法打印，只供查看。 3、各部门不发行纸本。若作业现场需系统文件纸本，由兼职文管员与ISO文控员联系，由ISO文控员加盖生效章发放。 4、外来文件接受后需由ISO室统一管理受控，编号参照原提供方编号形式，根据需要分发给指定部门6.1.4记录的管理 6.1.4.1 记录做成规定 表单设计的预先设定由责任部门根据实际需要设计，完成后交管理者代表审核并受控 一般记录应按预先设定的表单填写记录填写必须真实记录者不得造假违者依公司相关规定处理。记录本身必须条理清晰、时间、地点、事件、责任人、审核者等各栏目清楚明了，签名须为全名且可辨识(含英文名)员工工卡号。数据记录做成不可用铅笔书写，不可使用修正液(带)，或涂成一团等方式涂改，必须将错误处划线杠掉，并签名或盖章。若做成内容错误超过三次(点)，或有三分之一内容错误，应重新书写。做
