《办公室行政文员岗位操作手册》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室行政文员岗位操作手册（9页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 办公室人事行政主管岗位操作手册一、岗位概述人事行政主管直属部门:总经办 直接上级：总经理助理适用范围:办公室二、岗位职责1、负责办公室内一般性文件起草、资料撰写等文书工作.2、负责各部门相关行政文书资料的汇总。3、负责办公室卫生管理等相关工作。4、负责协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。5、负责日常水果采购、生日员工聚餐、福利发放等相关事宜。6、负责公司季度活动策划及实施安排工作.7、负责公司各部门考勤制作及审核工作。8、负责办公室办公用品采购、资料柜资料补充、加油卡管理。9、负责销售部人员名片印刷工作。10、负责办公室报刊杂志的订阅、快递收发、固话缴费的工作。11、负责公司人员招
2、聘、入职培训、劳动合同签订等工作.12、完成上级领导安排的其它临时性工作。三、主要工作1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。3、办公用品、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作4、一般性外联事务工作，如移动公司、社区、物业、劳动仲裁机构等等。5、公司员工的考勤工作。6、完成每月绩效考核等相关事宜。7、完成新员工招聘、入职、培训、签订劳动合同等相关事宜.8、完成员工档案的建立、更新、补充、存档等相关事宜.四、辅助工作1、协助销售部完成出差费用的报销等工作.2、协助财务部完成银行对账单及回执单的领取。3、协助库房完成产品资料的盘点、申请以及登记.
3、4、协助嘉恩特公司完成一些文员工作。五、工作细则1、每日工作时间基本工作内容10：00-10:30打卡、协助/监督值日生完成卫生打扫10:30-11：30查看自己的周工作计划，合理安排时间并完成简单工作11：3012:00浏览招聘网，发送面试邀请函、打电话简单面试12:00-13：30日常工作13:30-14：30午休用餐时间，顺便按计划采购水果14：30-18：30日常工作18:30-19：00一天的工作总结及偏差原因分析19:00-19：10简单整理办公室,管好门窗、电源，打卡下班2.每周工作：(1)每天督促值日生打扫卫生，卫生情况偶尔抽查,不合格者处罚。（2）浏览招聘网站查看简历，对否和
4、公司条件者主动打电话了解具体情况并发送面试邀请函。(3)接待外来客户以及应聘者.(4）报刊杂物、快递收发.（5）销售部报销票据的审核。（6）办公室资料柜资料的整理及补充.(7）每天考勤的登记，销售部如果做不到每天登记,至少每周要做一次考勤核对,保证其真实性。（8）做好新员工入职办理、培训、电子档案录入等相关信息。(9）每周客户短信的群发。3、每月工作：(1)汇总、编制公司各部门考勤；审核嘉恩特公司考勤。(2）当月生日员工福利发放以及会餐安排。（3）加油卡油费充值以及增值税发票的开取。（4)查看员工登记表，对于离职、新进员工信息及时增减更新,合同到期员工，及时续签合同.(5)每个季度组织一次卫生
5、大扫除.4、每年工作:（1）参加公司一年一度公益活动,植树节。(2)参加公司年度工作总结大会。（3)订阅公司所需的报刊杂志.（4)填写父亲节、母亲节祝福贺卡以及礼品的邮寄.（5）员工福利：春节往返车票报销及审核.六、行政文员岗位工作流程一、行政部门工作1、办公室日常工作管理：2、员工考勤督促并监督员工准点打卡。与销售部组长主动核对前一日销售部人员外出考勤。每月2号前将电子版考勤导出分发至考勤员处做考勤，5号之前需定稿，部门领导需签字交由行政部审核。8号之前行政部审核完毕交由总经理处签字。3、值日卫生管理：制定出卫生执行标准。制定出值日排班表，当天值日生需按照卫生执行标准执行，由行政部监督，不合
6、格者给与处罚。4、 办公用品采购各部门所需物品需要书面打申请，由部门直接领导签字后交由行政部，行政部根据上交的采购单进行采购，口头通知采购无效.物品申请单需备注申请物品的数量、尺寸、大小、品牌等详细标准。采购时间为固定每月最后一周周五下午统一外出一次采购物品，包括办公用品、日用品等.小件物品由行政部保管，大件物品直接入库，由库房盘点并签字.5、员工福利管理:水果采购：每周一三五采购。水果品种以当季水果为主.生日员工礼品：当月生日员工福利由行政部月初统一从财务部领取,发放以不超过员工生日为期限,需在行政部签字方可领取。生日员工聚餐：当月生日员工人数接近10人左右则组织一次聚餐，如人数太少，则累计
7、至次月一起.具体时间根据工作情况以及当月生日员工及领导时间确定。6、饮用水管理:每年年初，由行政部统一采购一年水票，目前用量50桶/年,12元/桶。订水电话：13999841962（可开普票）公司饮水机两台，水桶有6个，固定一个水桶放在卫生间储水以备停水之需，当只剩一桶饮用水时则有行政部负责打电话叫水,保证办公室正常饮水。7、报刊杂志管理：报刊、杂志到期后，提前告知总经办询问是否续订.按日、按期接收各类报刊杂志。发生未收到所订阅报刊杂志情形的，当天上午即与订阅单位(媒体/邮局)联系,反映情况,并作善后处理。每天上午10：30将各类报刊杂志统一集中收集到办公室，并按各部门订阅的报刊杂志归类、整理
8、.8、名片印刷：名片的印刷统一由上海广福广告公司统一印刷,QQ：782508818;TEL：13122985000 021-59536334需印刷名片人员需提前半个月填写名片申请单，由部门领导审批签字然后交由行政部。QQ联系广告公司，提供名片印制人员姓名、职务、联系方式、数量、印刷质量以及邮寄方式。名片审核签收。若发现名片有错误或质量达不到协议要求等问题的,则行政部须责成名片印制公司重新印制名片、按次或定期（如每季度结算一次）据实与名片印制公司结算名片印制费用,由行政部核对准确无误后填写费用申请，由部门领导审批签字，然后交财务部打款。9、文书工作(1）会议纪要工作:参加办公例会等会议，做好现场
9、记录，在会议当天或次日完成会议纪要的撰写。会议纪要初稿先报总经理助理处审阅、修改。定稿后的会议纪要在规定期限内发送至参会人员QQ邮箱。（2）文书、通知:做好国家节假日放假通知安排；办公室一般性文件的起草工作（奖罚通知），按照领导授意草拟；文件起草后,报总经理助理处审阅、修改。定稿后由行政文员发文。发文文件需在办公区公示栏公告.10、会务工作(1）参加会议：必须参加的会议：办公室会议、年终总结大会代销售文员参加的会议:在销售文员不便时，代其参加销售业务分析会、办公例会，并做好会议记录，撰写、上报会议纪要。(2)会议筹备、协助:会议通知：将会议时间、地点、主题、需参会人员信息以微信形式群发。会务筹
10、备：会务场所现场准备,有关会议资料的提前准备,会议所需物品（如投影仪、投影笔、电脑、白板笔、水果等)的落实，会议签到薄的准备，等等。11、外联工作(1)来访、考察等的接待:礼貌接待，第一时间做好茶水服务.按领导要求准备相关资料及礼品。特殊来访客户提前准备水果。（2）移动/电信业务办理（3）社区/物业相关事宜的办理（4)劳动仲裁相关事宜办理七、 岗位任职资格标准行政人事主管岗位级别可分为三个等级，A、B、C 人事行政主管（C级）任职资格标准 知识 技能/能力 公司知识 1级 人际交往 1级 产品知识1级 沟通能力 1级 管理知识 1级 招聘能力 2级 法律知识1级 培训能力 2级 专业知识 2级 计划执行能力 1级 职业素养 客户意识、 诚实守信、责任心、 团队合作、进取心、事业心 人事行政主管（B级）任职资格标准 知识 技能/能力 公司知识 1级 人际交往 2级 产品知识1级 沟通能力 2级 管理知识 1级 招聘能力 3级 法律知识1级 培训能力 2级 专业知识 2级 计划执行能力 2级 职业素养 客户意识、 诚实守信、责任心、 团队合作、进取心、事业心 人事行政主管（A级）任职资格标准 知识 技能/能力 公司知识 2级 人际交往 3级 产品知识1级 沟通能力 3级 管理知识 2级 招聘能力 4级 法律知识2级 培训能力 3级 专业知识3级
