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1、方行政事务部工作管理手册2010年8月目 录第一章 总则4一、制定管理手册的目的4二、行政事务部的职责范围4第二章 部门结构5一、部门岗位职责图5二、岗位职责描述6第三章 工作管理规程7一、行政管理71、考勤制度72、加班制度73、请假制度74、例会制度7二、业务管理71、受理电话规范72、发送电话规范83、通话的基本要求84、总机的管理制度85、来宾接待须知96、前台接待处配备：97、办公用品的购发98、礼品109、名片管理办法1010、证照的管理1111、印鉴的管理1112、员工胸卡的管理办法1113、钥匙管理规定1214、书刊管理办法1215、安全保卫工作条例1216、司机管理规定：13
2、17、车辆管理办法1418、会议规则与管理15三、员工考核管理制度181、考核目的182、考核时间183、考核内容184、考核形式和办法195、考核程序196、特殊考核207、考核结果及效力20第一章 总则一、制定管理手册的目的为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、流程化、提高办事效率，我们在公司管理手册基础上结合本部门的工作特点制定行政事务部管理手册。二、行政事务部的职责范围行政事务部的主要职责范围包括：（一） 后勤服务的全方位保障（二） 印鉴管理（三） 安全保卫管理（四） 有关证件的办理与保管（五） 公司活动的组织 第二章 部门结构一、部门岗位职责图行政事务部
3、经理司 机行政助理前台接待总 接 公 信 用 文 设 行 车 车机 待 司 件 品 件 备 政 辆 辆的 来 考 收 管 管 维 事 的 的接 客 勤 发 理 理 护 项 使 费听 养 用 修 预算二、岗位职责描述 参照公司岗位说明书第三章 工作管理规程一、行政管理1、 考勤制度参照公司相关制度2、加班制度 参照公司相关制度3、请假制度 参照公司相关制度4、例会制度第一条 为了能及时总结本部门阶段性工作情况，调整和部署下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现员工的有效沟通，我部门实行每周例会制度。例会可邀请其他部门有关人员列席参加。第二条 在周例会上所做出的任何决定，员工都要坚决执行，贯彻落实。
4、第三条 所有员工（特殊情况除外）都必须准时参加每周的例会，否则按旷工处理。二、业务管理1、受理电话规范第一条 电话铃声一响，应迅速接听。第二条 总机在接听电话时要迅速，并用亲切的口吻说：“您好！，*”；第三条 若分机占线，应对来电者说：“对不起，分机占线，请稍后再拨。”；第四条 若对方电话不清晰，应说：“对不起，麻烦您再讲一遍”。若来电者口气不佳或粗言粗语，都应和气应答；第五条 在受理电话时，要认真听取对方谈话，必要时应做好详细记录； 第四条 在结束通话前，道“谢谢，再见！”。2、发送电话规范第一条 在发送电话时，首先自己打好腹稿，重要电话，应起草电话稿；第二条 电话接通后，应通报自己单位、姓
5、名，如“您好，我是某公司*部*。请求对方找受话人；第三条 需要对方记录时，在叙述事由前提醒对方做好记录准备；第四条 对于重要电话，通话结束后，应在电话稿上表明对方接电话人的姓名及通话时间。3、通话的基本要求第一条 语气要和蔼，语言要文明。通电话时，要提醒自己“我在代表公司讲话，这是公司形象的一部分。”所以用电话时，一定要注意使用文明礼貌语言，例如：您好、请、麻烦您了、谢谢、对不起、请原谅、再见等。在讲话时，声调要热情、愉快、友好、和蔼。如询问对方职务、姓名时，口气尽量婉转：“您贵姓？应当怎样称呼您？”；第二条 发音要清楚，语言要准确。通话应使用期普通话，切忌夹杂方言土语；第三条 内容要扼要，重
6、点要突出。打电话要注意节约时间和费用。对重要的或复杂的内容，通话前要拟定一个提纲，突出重点，言简意，使对方能抓住中心；第四条 按权限处理问题。通话中涉及的问题如超出自己的权限，不可怕麻烦，就拒绝或随口答应，应向对方说明情况，特向领导请示后再答复对方。4、总机的管理制度第一条 总机人员应注意衣着、态度；第二条 总机在工作时间必须有人值班，总机文秘有事外出，必须找人替位。除总机文秘外， 其他人不得用总机接打电话；第三条 不准过多、过长时间打私人电话；第四条 不得用公司电话拨打私人长途；第五条 由总机负责快递收发；第六条 由总机负责报刊杂志。5、来宾接待须知第一条 对非公司同事进入，应主动询问，了解
7、来访目的及机构，姓名，并请对方出示名片；第二条 打分机联络被访者，以确定是否有空或接见，如等候时间过久，应主动再联络被访人，并委婉告之来访者原因；第三条 要求被访人到大堂服务台接来访者到会客室，不可让来宾自行进入；第四条 来访者如果是高级主管之贵宾，即应与主管的秘书联络，由秘书前往引导，如主管；正在开会或会客，则需告之来访者再等片刻；第五条 事先预定来访之贵宾，前台人员应随时注意仪表。贵宾来时，一般由公司领导亲自到门口接见第六条 对推销货品之人或不速之客，亦因礼貌地请其留下名片并委婉谢绝。6、前台接待处配备：第一条 饮水机，并保持有人换水，并配备纸杯;第二条 沙发、茶几，供来宾等候时落座;第三
8、条 公司介绍、报刊、杂志，供来宾等候时阅读;第四条 接待服侍（由前台兼任），给客人送茶倒水，并通知被访者;第五条 可以备一些茶叶，使来宾产生好感。7、办公用品的购发第一条 每月月底前，各部门负责人将该部门如所需要大量办公用用品应及时通知行政事务部。行政事务部制定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总审批后由行政事务部统一购买、根据实际工作需要有计划的分发给各部门;第二条 公司新员工的办公用品，行政事务部根据人力资源部提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;第三条 负责购发办公
9、用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;第四条 因工作需要，确需某种专用办公用品的部门，须由本部门经理签字、报上级领导批准后方可购买。发票除本部门经理签批外，需由上级领导签批后，方可报销;第五条 领用办公用品的部门，应将本部门所需的办公用品汇总填写办公用品领用单，经部门经理签字后方可领取，如确实急需用品可到行政助理领取，填写相应的部门办公用品领用表，流水号由行政事务部按月份及顺序由行政事务部编写，如9月第一张流水号0901、第二张流水号0902，以此类推且行政事务部所有记录流水号均按此编写；第六条 日常领用文具需填写文具领用登记表；第七条 办公用品管理一定要做到清洁
10、、注意安全、放火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房;第八条 对于离开公司的员工，按照入职时所领的清单收回办公用品（已用过的笔、本除外）第九条 每月月底，行政助理统计各部门费用，与财务部共同盘点库存.8、礼品第一条 礼品的购置需写呈批单，经部门经理批准再经上级领导签批后，方可购买或制作。保管方法同办公用品管理方法;第二条 各部门领用礼品时须详细填写礼品领用登记表；第三条 若因工作需要，确需某种特殊礼品，须由本部门经理申请，报副总批准后由行政事务部购买；第四条办公用品、礼品由行政事务部因派专人管理，每月须将使用情况汇总报财务部及各部门，若办公用品、礼品帐目不清，或出现浪费，由管
11、理人员负责赔偿;第四条 每月由行政事务部整理各部门办公用品、礼品领用情况，将其采购费用记入各部门费用。9、名片管理办法第一条 公司正式职工确因工作需要可印刷名片，试用员工原则上不印名片，因业务需要印制名片，须经部门经理同意;第二条 各部门印刷名片、须写名姓名、职务、印刷数量，填写名片申请单，经部门经理签后交行政事务部，由行政助理统一印刷;第三条 名片上的职务由人力资源部提供，不准自行更改。第四条 各部门名片应按公司统一格式印刷，不准自行采用其它样式;第五条 名片由行政事务部进行审核并校对，方可印刷。第六条 领用名片时填写名片领用登记表，以便结算费用。10、证照的管理第一条 应及时办理公司所须的
12、证照；第二条 公司注册资本的变更，并办理相关证件的变更手续；第三条 工商管理年检等活动；第四条 公司其他部门如使用证照，须认真填写物品借用登记表；11、印鉴的管理第一条 公司印章包括：公司公章、财务、合同、人名章和部门专用章。所有印章由行政事务部负责安排刻制；第二条 公司公章、合同专用章由行政事务部专人负责管理。公司财务章和法人人名章由财务部专人管理。部门专用章和其它人名章由各部门相关负责人管理。第三条 公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖公章或合同专用章时，必须获得总经理或运营总监的审批方可办理，并填写印鉴使用登记表，公司财务专用章仅作公司对外开具
13、的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途；第四条 公司员工因执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经主管经理批准或总经理审批并及时归还；第五条 违反上述规定，公司根据违章程度直接追究印章主管人和侵权行为人的责任12、员工胸卡的管理办法第一条 为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全体员工应配挂胸卡。第二条 配挂胸卡时胸卡必须合理调整长度，挂于胸前，不得以外衣或其它物品遮盖。第三条 员工在办公场所及外出开展业务时都应配挂胸卡。第四条 新员工入职，应由行政事务部配发胸卡；离职时及时收回。第五条 员工应保管好胸卡，如有遗失或损坏，应通知行政事务部补发。第六条 凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办：1）利用胸卡在外作不正当的事情者。2）将胸卡借给非本公司人员，而在外破坏本公司名誉或肇事者。第七条 各部门主管应督促所属员工配挂胸卡，并由行政事务部负责追踪考核工作。13、钥匙管理规定第一条 为管理办公场所物品的整洁及安全，特定本管理规定。第二条 总公司钥匙由行政事务部统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。第三条 如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立
