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1、公司技术文及资料管理制度(可编辑)公司技术文件及资料管理制度第章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用更好地为公司各生产技术部门服务。制订本管理制度。第二条技术文件及资料是指各技术部门（包括制造部）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。第三条技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中保证其技术文件材料的积累达到收集齐全、 整理系统并按制度及时归档。以保证全公司技术档案
2、工作的顺利开展。第四条按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则公司技术研发中心设立综合资料室并配备专职人员管理。综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。建立、健全技术档案工作达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。第章技术文件资料的归档第五条每一个技术项目完成或告一段落后都要有完整、准确、系统的技术文件资料并按公司图样和技术资料管理程序的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理组成保管单位（卷、袋、册、盒）由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。第六条各部门或技术人员在移交技术文件资料时交接双方应按图样和技术资料管理程序的规定办理交
3、接手续签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的管理人员有权拒绝接收。第七条凡需归档的技术文件资料应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良字迹工整图纸按规格绘制图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。第八条凡各部门形成的图纸类文件应描制底图一份并经技术负责人签字后向资料室移交归档。第九条凡外来、 外购回公司的图纸资料随仪器、 设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前有关单位必须通知资料管理人员参加清点如数归档。第章综合资料室的任务和管理人员的职责第十条综合资料室的任务：一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全并及时、准确地
4、提供利用。二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作四、负责技术档案资料（产品设计图纸、工艺规程、控制计划、技术通知、更改单、公司级技术论文及国家或行业技术标准等）的保管与收发管理工作。第十一条技术文件资料管理人员的职责：一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务提高管理水平保证工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。二、科学地管理全公司技术文件资料承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具
5、等工作。三、遵守公司保密制度做好安全保卫工作。四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。五、保持资料室内整洁、卫生对破损或变质的文件资料要及时修补和提出复制。第四章技术文件资料的鉴定和销毁第十二条资料室应认真做好技术文件资料的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的而无法继续使用文件资料需及时更新或复制并将原文件资料报废报废后的资料应继续保存半年备查。因修改内容而更换的资料原资料报废报废后的资料应继续保存一年备查。第十三条凡要销毁的技术文件资料必须造具清册经主管领导审批后在保密室监管人员的监督下进行销毁防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。第章技术文件资料的保管和借阅第十四条资料
6、室应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理编制技术文件资料查阅目录做到定位存放妥善保管方便利用。第十五条资料室应认真执行技术文件资料的保管检查制度每年年底全面检查、清理一次做到帐档一致。并于月日以前整理出检查报告交技术资料的主管部门审查。主管部门根据检查报告的结果对出现的问题指导资料员进行整改并对检查报告的真实性进行复查。第十六条资料室应做好技术文件资料的安全、保密工作并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。第十七条技术文件资料的保密制度：一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料不得转借他人
7、、不得遗失。二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密维护技术文件资料的安全所借资料必须当日返还不得过夜。不准在非保密本上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况应立即上报并采取措施作妥善处理。五、非工作人员未经允许不得随意翻阅技术文件资料。六、将离岗人员需在离岗前办理交接单归还资料、工具等物品没有交接单不准离岗。第十八条技术文件资料的借阅：一、凡本公司技术人员、工作人员因生产需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写技术文件资料借阅登记表借阅人员签字后方可使用。用后按期归还经管理人员检查后方可办理
8、注销手续。二、技术文件资料和各种设备说明书等均在公司内控制使用档案原件不得借出资料室仅供在室内查阅。若需借出室应办理手续借出副本。如无副本时需经技术资料主管部门批准方能借出。三、经同意借出之技术文件资料档案每次最长时间为十五天。如工作需要到期后需继续使用的应办理续借手续。到期未归还或未办理续借手续者由资料员负责催收并要求其限期归还。到期还未归还的按丢失处理由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的倍零件图及工艺规程等资料按每张 A 纸元折算）报主管部门审查、批准后送公司财务部对档案借阅人进行处罚。对于已丢失资料日后再次出现在生产现场而被误用所造成的一切后果均由原丢失人承担。四、借阅者应保持技
9、术文件资料的完整、安全、整洁不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数并检查完整情况做到认真负责如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价零件图及工艺规程等资料按每张 A 纸元折算）报主管部门审查、 批准后送公司财务部对档案借阅人进行处罚。第六章技术档案的复制和技术资料的发放第十九条凡归档的技术文件资料一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份供日常借阅或发放使用备份文件发放后应及时复制补充完整。第二十条需加工制作的工装类图纸文件应晒制两套。一套发放生产部或采购部用于加工订货一套用于档案室存档供日常借阅使用。第二十一条用于
10、指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份发放制造部、质量部、分管技术员及资料室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至供应商处。第二十二条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等应晒制三份发放制造部、分管技术员及资料室存档。第二十三条作为验收依据的检验卡片应晒制三份发放质量部、分管技术员及资料室存档。第二十四条因工作原因需要发放各使用场所的技术资料应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制文件发放清单 （参见文件资料控制程序附表）发放清单由文件编制部门填写部门主管批准后交资料室。资料室按清单的要求发放至各使用场所发放时注明发放场所、发放号、发放日期
11、、是否受控等并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人应提出申请填写文件领用申请单（参见文件控制程序附表）经主管领导审查、文件编制部门主管批准后可签名领取。第二十五条发放各使用场所的文件资料使用者应妥善保管不得损坏或丢失。因受条件限制破坏或污损至无法使用时可到资料室换取新文件原破坏或污损文件资料由资料室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料的按丢失处理。第七章技术档案和受控技术文件的更改第二十六条当文件编制部门需对技术文件资料实施更改或补充时应有更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时还应有用户同意更改的书面证明并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。修改时统一做好修改标记由技术责任签字标明日期。同时修改清单中的更改级别并将修改通知保留备查。第二十七条技术文件资料更改后资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所以保证文件的使用得到有效控制。第二十八条为防止各使用场所的受控文件失控各类受控技术文件自发放之日起其使用期限为一年。需重复使用时经文件归口管理部门审查后盖上“确认 ”印章审查人员签字认可后方可再次使用。第八章附则第二十九条本制度由技术研发中心制定其解释权与修改权归技术研发中心所有。第三十条本本制度经总经理办公会批准自颁布之日起实施。山东中都机器有限公司二一年三月二十二日PAGE
