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1、档案信息化管理的探讨与研究摘要 信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的迅速发展使我们步人了一种信息化的时代,无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多种领域还是到人类生活的各个角落,信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。核心词 档案档案信息化措施 档案管理原则一、档案信息化的定义和内涵 1.定义所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理并提供运用服务。1 1内涵档案信息化可以从如下几种方面来理解:第一，要实现档案信息的数字化和网络化;第二,要实现档案信息接受、传递、存
2、储和提供运用的一体化;第三，要实现档案信息高度共享；第四,要引起档案管理模式的变革。二、档案信息化管理的必要性 由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免也许导致文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与运用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多种领域还是到人类生活的各个角落
3、，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的核心条件。2 三、目前档案信息化管理面临的问题电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇,但我们必须苏醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。 3.1面临创新与安全的挑战。原有档案管理制度的核心一是为了迅速查询、应用，二是为了保证档案安全。档案管理系统向深层应用发展时,会浮现与其他应用系统整合的状况，如文档管理一体化。对于此类整合,必须用创新思维来解决好各方面的矛盾。同步计算机系统和网络自身存在安全缺陷,不仅硬件资源易受自然灾害和人为
4、的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识单薄等因素,也许给网络犯罪分子可乘之机。.2面临原则化、法制化的挑战。由于档案自身的复杂性，国内政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理,各有政策，导致了管理原则化的困难。档案的立法也相对比较缺少,甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律根据，导致大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。.技术支持不全面。一是电子文献在性质上拟定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限,若不能较好加以解决,也许会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备
5、转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜,但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完毕转化的规定。.4人员配备不合理。就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，既有档案人员专业知识单一，一般操作型人才居多。从年龄构造看，三十岁如下的年轻人很少,四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。四、档案信息化应遵循的原则.1规范性原则制定和实行档案工作原则和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接受电子文献,应当坚持规范性原则,制定相应的规范和法规,只有这样才干使电子文献的归档，老式介质档案数字化,数字化
6、档案的保管、传递、运用等工作实既有序化、原则化和规范化，避免浮现各自为政，互不兼容，反复建设等现象发生。 4.2安全性原则随着数字化、网络化、信息化建设的不断进一步，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采用有力的安全方略,充足保证档案信息的安全性。 4.效益性原则档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相称的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基本，分析顾客需求，考虑馆藏档案的运用率。选择数字化的内容要“典型”,主题要与社会运用“热点”相结合,把重要的,运用率较高的档案进行数字化,可以带来巨大的
7、经济、社会效益；运用率不高的档案则无需数字化，否则挥霍大量的人力、物力和财力。从某种意义上说,特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得顾客和发明效益与价值的核心。4五、加强档案信息化管理的措施 全国档案事业发展“十五”筹划又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的重要任务。归纳其重要内容有：制定档案信息化管理的有关原则，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文献和电子档案的管理，做好电子文献、电子档案的积累、保管、运用,保证电子文献、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传播网络化、资源共享
8、化、服务对象与需求扩大化。 .1加强基本设施建设电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文献的管理上，运用计算机进行文献的接受、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文献等档案的归档运用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整顿、编制检索工具、内容简介和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案记录等工作。因此一方面要从硬件上配备电子计算机,提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用限度,逐渐提高档案信息化水平。另一方面要建设和完
9、善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的运用。55.2档案信息资源建设5.2.1档案的电子化所谓档案信息电子化,就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为重要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们运用的过程。档案软件没有信息管理功能,缺少通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一种既合用于文献检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调，就不能运用电脑完毕信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作,运用计算机、扫描仪把纸质档案数
10、字化，建立全文数据库，以便于查找运用。6.2. 加强档案目录数据库建设国内至今还没有建立一种达到数据互换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的规定，需要加强档案目录数据库建设,开发原则化的档案管理系统，加强档案目录的输入,保存。 5.3档案信息化人才的培养从目前看，许多档案部门缺少现代高技术人才,其中档案、信息解决复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充足发挥作用,就谈不上档案信息化了,因此,信息化建设人才需要深厚的档案学基本理论,熟悉档案工作
11、的规律,从而创新更科学、更先进的管理措施,因此必须通过多种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。7六、结论档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。加强档案管理信息化建设，可以提高档案管理和运用水平，充足发挥档案的信息功能。参照文献 路凤英,衣玉琛 社会信息化的发展和档案工作的对策J,档案学研究,999年03期张峰，姜兴美 信息化对档案工作的挑战及对策J,山东档案,06期3赵晖. 信息时代高校档案管理应注意的几种问题J,办公自动化,13(1）:56-58.4马海涛高校档案管理信息化建设探析J,山东教育学院学报,，（4）:24265裴承志，奥多 办公自动化与文书档案管理J中国冶金教育, （2):0-106汤颖浅谈文书档案管理的办公自动化应用科技风，(24):89-57冼汉聪文书档案管理的办公自动化应用J商情：教育经济研究,（):6775
