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1、会议接待流程为使公司日常工作有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将公司会议接待工作特制订以下流程。1. 一、会前准备阶段接到上级会议接待通知后，市场部应先与办公室的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。2. 确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。4. 合理安排相关会务工作人员，
2、相关事宜有：由公司办公室专员负责制作电子欢迎牌和指引牌，标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”力求简洁明了。安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。安排负责会场茶水等有关工作人员。5. 市场部应在会议召开提前，以飞秋形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。6. 重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金
3、额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。7. 参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明公司名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。1. 二、会议落实阶段检查各项准备工作的落实情况。2. 发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式，并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。3. 确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置，并安排会务工作人员迎接与会者入场。4. 会场布置具体如下：会场应庄重、整洁、舒适，合理调节温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉陈设。会场的座
4、次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客。会场应设有来宾签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员，可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当。5. 需与拍摄会场的工作人员，确定所有与会人员合影的最佳位置。6. 安排车辆的停放位置，并提前准备适量的停车票以供与会人员使用。1. 三、会议实施阶段保持会场秩序，排除各种干扰，禁止无关人员随意入场；提出会议要求，保持会场安静；在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作。1. 四、会议结束阶段如公司外部与会人员有参观公司环境的意愿，在不影响公司正常运营的情况下，领导应做好指引和陪同工作。2. 配合拍摄人员工作，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。3. 组织会场的后期整理和清洁工作。4. 如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店工作人员确定到场时间，并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
