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1、 广 州 银 曼 古 贸 易 有 限 公 司 报销管理制度制 定： 日 期： 审 批： 日 期： 贸易有限公司文件编号：MGSHR002贸易有限公司文件编号：MGSHR002实施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 报销管理制度 第 2 页 共10页（不包括封面）目 录第一部分 总则第二部分 费用报销管理制度1、审批权限2、报销或借支时间规定3、报销流程4、借支流程5、报销及借支规定6、报销单据的粘贴7、原始凭证的审核8、差旅费报销标准及方法9、电话费报销标准10、招待费报销标准第三部分 物品管理11、物品范围办公用品管理资产管理第四部分 其他 贸易有限公司文件编号：MGSHR002实施日
2、期：2009/7/1版本1.0文件名： 报销管理制度 第 3页 共 10页（不包括封面）第一部分 总则一 、总则1. 目的：为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，结合公司的具体情况，特制定本制度。2. 范围：适用于公司全体员工，并与各制度相辅相成。 第二部分 费用报销管理制度一 、审批权限1. 公司员工因公出差借款或报销，由各部门经理审签，报财务部复核，呈总经办相关权限负责人批准，方能借款或报销。2. 凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。二 、报销或借支时间规定1. 报销或借支时间为每周一至周五下午2：005：00，其他时间为内部结算，不予借款或
3、报销。2. 借款，须提前一天通知财务部，以便做好准备。3. 部门要做好部门费用的预算，以免影响工作进展。4. 所有费用产生必须选填写费用申请单，经总经办审批后方可生效，否则所发生的费用由个人承担。三 、报销流程经办人 审签 部门经理 复核 财务部 审批 总经办 审核 出纳 领款 四 、借支流程经办人 审签 部门经理 审批 总经办 审核 出纳 领款 五 、报销及借支规定1. 费用报销规定1.1交际费用由部门主管申请，呈总经办批准。费用报销单必须详细写明客人名称、人数、地点、附用餐发票（或收据），方可报销。1.2 运费由各部门经办人申请，原始凭证必须注明经办人、收货人（厂家）名称方可报销。1.3
4、交通费由各部门经办人申请，凭有效车票报销。1.4 在没有原始凭证的情况下，应填写支付证明单。支付证明单必须注明经办人、证明人及注明未能 贸易有限公司文件编号：MGSHR002实施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 报销管理制度 第4 页 共 10页（不包括封面）提供单据原因。1.5 用现金进行零星采购者应在3天内报销，报销凭证为费用报销单附仓库的进仓单以及厂家出具的出货单/发票/收据进行报销审批。 违反公司规定和不符合财务部门审核标准的支出，财务部门不予报销。2. 借支规定2.1 员工出差，必须做好此次出差的费用预算，一次性借支后，财务部不另外支付车费或机票费等；出差前应填写出差申请单及
5、借支单，并按规定审批后，到财务部门预借差旅费。2.2 物品采购，应填写物品采购申请单及借支单，并按规定审批后，到财务部门预借货款。2.3 因公借款，必须办理借款申请单，并注明还款日期。对超过规定期限（一星期内）未能按时报销的借款，在借款人的当月工资中扣除，报销时再另行支付。原则上是前款不清，后款不借。2.4 公司不对私人借款。六 、报销单据的粘贴1. 报销单据应按费用性质的不同分类填写和粘贴。报销单不可将所有的费用名称混在一起填写（如加油类和食品类、办公用品和车费等），粘贴时应注意将票据面额从小到大整齐有序的粘贴在报销单据背面。2.差旅费报销单必须附：出差申请单、交通票据、住宿票据、其他票据等
6、。费用报销单必须附：物品采购申请单、进仓单、收款票据、其他票据等。外出报销单必须付：交通票据、车资证明单等3. 财务在审核单据时有权将费用报销单据中不合法或不合理的单据抽出，退回给报销人员，要求重新粘贴，重新审批。4. 以上所有票据若有遗失，不可报销。七 、原始凭证的审核1. 凭证名称；2. 填制凭证的日期；3. 填制凭证部门和填制人的姓名；4. 经办人和证明人的签名或盖章；5. 经济业务的内容；6. 数量、单价和金额；8. 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需要入库的物资，必须填写入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资，除经办人
7、在凭证上签章外，必须交给实物保管人或使用人进行验收，并在凭证上签章。9. 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。 贸易有限公司文件编号：MGSHR002实施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 报销管理制度 第 5 页 共10页（不包括封面）10. 预付性汇款，由经办人填制专项费用申请表，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。11. 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。12. 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回
8、或重新补正。13. 各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。14. 原始如有下列情形者视为不合法，有故意违反的人员，以违反金额的200%予以罚款。违反法令的不正当收支者；违反公司规章的不正当收支者；凭证所载数字明显与事实经过不符者；八、差旅费报销标准及办法1. 员工出差返回后须在3个工作日内报销，填写差旅费报销单，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。未按规定时间报销的，财务部门将于当月工资中扣
9、回预借的差旅费，报销时再行支付。2. 财务/行政部门有权对不实的出差费用向员工出差入住酒店直接查询，如有虚假行为，公司将按情节轻重处罚。3. 超过一个月以上的出差单据、假票据或无效的票据，财务部门不予报销。4. 出差原则4.1 广州市内属外出工作，不补贴伙食费，只报销公车、地铁费用。公司指定晚上加班工作超过23:00点，出于对员工人身安全着想，可以报销的士费。（需提前向总经办申请）参考下班时间及部门负责人签名为准，其余不再另报。住宿公司宿舍的员工除外。4. 2食宿、市内交通补贴实行标准控制。4.3 公司派车出差，不再享受交通费补贴，当天回公司不报住宿费。4.4 两位同性员工（或夫妻）共同出差，
10、只允许合住一间标准房。只报销一个人的住房补助。4.5 级别不同的员工共同出差，交通工具和住宿费可享受高级别人员的标准。4.6 如特殊情况住宿费超出标准，应说明理由，并经带队负责人证明，报总经理审批后，财务部门方可予以报销。4.7 员工出差必须选择最便捷的途径，行程不得饶道，中转城市当天无交通工具，只得逗留一宿，第二天必须出行。4.8 出差人员在出差地招待客人，应提前报副总经理/总经理批准，并严格控制成本和实效。同时交际应酬费计入部门控制标准内。4.9 出差人员需乘坐火车，若途中不过夜只允许乘硬座；途中过夜的，仅按膳食补贴标准补贴。4.10 原则上部门经理级（含）以下员工出差，不得乘坐飞机。特殊
11、情况需要提出书面申请，经副总经理同意后，报总经理批准。 贸易有限公司文件编号：MGSHR002实施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 报销管理制度 第 6 页 共10页（不包括封面）5. 差旅费报销标准及方法5.1 出差人员的交通费只报销办理与业务有关的单位的直线交通费，禁止以出差为由旅游观光、绕道而行，否则公司有权拒绝支付不合理部分的费用。5.2 目标城市的住宿费、生活费、市内交通费自行控制，超支自付。公司在该区域有租房的,员工出差到此必须住在租房内,特殊情况需提前提交总经办审批。5.2.1 差旅费报销标准职务交通工具住宿控制标准/日伙食限额/日市内交通省外省内一类城市二类城市三类城市
12、副总经理飞机不限实报实销经理/副经理火车卧铺火车卧铺、汽车23018015050公共交通实报实销主任/副主任火车卧铺火车卧铺、汽车20015013040普通职员火车卧铺火车卧铺、汽车170150120305.2.2 部门经理500公里以上,可视具体情况申请乘坐飞机；员工出差，飞机票与火车票票面价格相差在15%以内，可以允许申请乘坐飞机。超出部分，由员工支付。5.2.3 客户负责出差人员食宿的，公司不予补贴相关补助。如发现客户请客而擅自拿回公司报销的，一经发现第一次严重警告并处予该金额10倍罚款；第二次处于无薪即刻解雇处理。伙食补助分为早餐10元，剩余为中餐和晚餐(平分)。有应酬费产生的，公司只
13、补助其他两餐，应酬餐不再另补伙食补贴。5.2.4 下午13：30前启程外地出差（以长途乘坐工具发车时刻为准）可按1天计算，反之按半天计算；18：00以后启程外地出差不享当日膳食补贴； 5.2.5 出差人员到客户处服务，原则上除享同等职务上的补贴，其余生活、市内交通补贴、住宿、均由客户承担。5.3 出差途中因其他业务、疾病或意外灾害延长时间的，应向主管报告，由部门替其补出差申请单，及时回复人事部，否则以旷工处理；如因疾病过期的，事后应补回医院（须县级以上的人民医院）出具的证明，未经批准或借故延长差期的，不予报销差旅费，并依情节轻重予以纪律处分。5.4 任何出差人员在没有完成出差目的，而又没有征得领导同意私自回公司的，费用不予报销。5.5 尽量索取税务的正式发票，未能取得正式税务发票的也要收款收据，从外单位取得的发票，必须加盖填制单位的印章，从个人取得的发票有填制人员的签章。5.6 一类城市包括：直辖市及省会城市 贸易有限公司文件编号：MGSHR002实施日期：2009/7/1版本1.0文件名： 报销管理制度 第7页 共10页（不包括封面） 二类城市包括：除一类城市外的其他城市 三类城市包括：县级城市九、电话费报销
