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1、2022秘书必须具备的能力秘书必需具备的实力一个优秀的秘书，要能依据工作中出现的详细状况，敏捷地运用自己所驾驭的学问和技能，做出刚好有效的推断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，因此，她还必需具备高度的理解实力、敏锐的洞察实力、广泛的信息收集实力、优秀的写作实力和精彩的沟通沟通实力。一、推断实力与执行实力秘书于雪已与税务局王局长约好，今日下午2点陪自已的上司钱总登门探望他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正打算动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。假如按原安排去探望王局长，那就不能接待郑总;假如在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的探望
2、;不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方说明。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应当怎么办?1、能分析问题尽管事情很急，但于雪仍旧须要冷静。首先应当分析可以实行哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消探望;尽快与办公室主任联系上，听取他的指示;假如不能按原安排探望王局长，那么，在告知王局长不能践约时，肯定要诚恳，说明真正缘由，尽量留意说话时的语气;在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟探望造成的各种后果;假如有消极后果，就要实行新的措施以把这种后果减轻到最小程度;另外，由于上司活动日程的变更，要刚好与有关方面(比如司机)联系，以保持各部门工作的协调。当
3、然，秘书应当实行的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一挥而就，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去探望王局长，并不意味今后也不去了;把缘由说明，王局长不肯定就会计较;而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，或许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，事实上就已经把公司的利益摆在了首位。当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它究竟是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书常常保持一种“问题意识”;只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。2、具备解决问题的常识和阅历把问题分析清晰了，还要有具备解决问
4、题的常识和阅历。在这种状况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总?是先听取办公室主任的指示还是先接原安排办，再向办公室主任汇报哪些措施应当优先，推断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西短暂就不要想那么多。遇到问题了，就要想出解决问题的方法，因此，秘书必需具备丰富的常识和阅历。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到敏捷的解决方法。3、能快速实行行动想好了方法就马上付诸实施。在这种时候，秘书肯定要冷静，假如你心里一焦急，话就不肯定说得明白;对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你焦急。这样，不仅奢侈时间，而且会把关
5、系弄僵，乱上加错。无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高超的解决方法，假如你不快速实行行动把问题解决，那问题仍旧还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。二、理解实力与洞察实力小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理探讨今年的决算，也没与销售部经理多探讨明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事;相反，他常常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒闲聊，好像一天到晚不务正业。这究竟是为什么?小钢通过琢磨，最终理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所
6、以，确定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特殊是目前一些企业的阅历及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞许，当即指示负责这个项目的筹备工作。作为秘书须要有这样精确的推断实力，对自己上司的工作及整个公司的状况有全面而又深刻的了解。假如你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的打算工作。当然，作为秘书不能擅作主见甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应当对自己下一步的工作有个基本的.把握，对自己应当做的和能够做的工作有个精确的
7、推断。为了节约上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好打算。三、信息收集实力和写作实力在上面这个例子中，作为秘书应当有高度的理解实力与敏锐的洞察实力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集实力和优秀的写作实力。对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且刚好地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在须要的信息。由于状况在不断改变，你收集到的信息也处在改变之中，所以，为了能给上司供应精确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。你知道了上司打算进入生态观光农业，他须
8、要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到很多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过挚友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必需有广泛信息收集的实力。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还常常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作实力对于秘书来说是不行欠缺的。比如上面那个例子，公司打算进入生态观光农业，投资要几千万甚至上亿，对于这么一个重大的项目，秘书小钢不行能只向上司作口头汇报。他必需用规范的商业文书格式把它写出来呈交给上司，因为它不仅只让上司看，还有可能让公司全部董事看，甚至还要让当地政府有关部门的领导看，
9、所以，这份报告必需规范。四、沟通沟通实力当今社会己进入信息时代，网络己渗入到秘书工作的各个层面;不仅企业生产的自动化程度越来越高，而且企业管理的自动化程度也越来越高。企业管理的自动化不仅没有减弱人际关系在企业管理中的作用，相反，它要求人们更加重视人际关系，因此，处于企业管理神经枢纽中的秘书，在帮助上司与各方面进行沟通沟通的作用更加重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必需了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上帮助上司与方方面面进行沟通沟通。本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第1页 共1页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页第 1 页 共 1 页
