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1、-CHAPTER 1Structure and layout of international business letter(介绍商务信函基础知识与外贸交易程序）7原则7Cs: 1.Correctness,正确2.Conciseness,简洁3.Clarity,清晰4.Concreteness,具体5.pleteness,完整6.Courtesy礼貌7.Consideration.体谅信函时间的正确的写法February 2, 2013 2 February,2013 February 2nd, 2013 2nd February,2013Structure of Business lett
2、er：1. The Letterhead（信头）2. The Date line（日期）3. The Reference and Inside Address（编号和封内地址）5. The Salutation（称呼语）7. The body of the Letter（正文）8. The plimentary Close（结尾敬语）9. The Signature（签名）10. The Enclosure（附件）11. The Postscript（附言）12. The Reference Line 信件编号13. The Attention Line主办人或经办人14. The Subje
3、ct Heading 事由行15. The Identification Marks备忘署名16. The Attention line（注意项）17. The C.C. Line抄送(cc to *)18. The subject line （事由）信头（Letter Head) : 信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的*、地址、网址、电子信箱、电报挂号、。有的信头还包含公司负责人的*和职务职称。一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：Richard Tho
4、mas & Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon, SCT 6DY, EnglandTel: 63216260 Fa*: 63302700注意： 1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。2.有时候不写门牌号，而是用号代替。如：P. O. Bo* No.1079London, England日期（Date)：应据信头右下角三至六行处。注意： 日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan., 2012（国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国） 如，
5、Jan. 15, 2012 年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000） 月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。 月份名称可用缩写，如Aug.代替August; Oct.代替October，但May，June ，July本身很短，不再减缩。日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3 November, 2000（3 Nov., 2000） November 3,2000 (Nov.3,2000)序数：3rd November, 2000 November 3rd, 2000月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.例
6、如，Oct.1,2000 (或October 1,2000) 30 Nov.,2000(或30 Novermber,2000)日期的几种常见写法： June 5,2000 (5th June,2000)30 Nov.,2000 ( 30 November,2000) 1st October,2000 (1st Oct.,2000或October 1,2000)封内地址和行名（Inside Name and Address):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。3.写封内地址时对公司行名的称呼：一般用公司全称 London E*port Corporation China Chemi
7、cal Co.在公司的名称由人的*组成时可以使用Messrs表示客气 Messrs. John Smith & Co. Messrs. Black & White Co.还有即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如 a. 写给公司中*一个人的信，例如 Mr. Charles Snow Robinson & Co. b.公司名称中已包括其职衔c.公司名中有定冠词the Dr. Haris & Co. The Grayson Electrical Co.称呼（ Salutation）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信
8、人的关系。 1.商业函件用“Dear Sirs, ”不能单独用“Sirs,”如果是女性公司，则用“Dear Madams,”美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“Dear Sir”2. 公事函件：“ Dear Sir，”对一般机关团体负责人适用。此外公事函件还可以用“To those who may be concerned，”3. 半公半私函件，且给个人的信件给男士，用“Mr.”或“Esq.”a) Dear Mr. Black, b) Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、
9、地方长官等。注意：用在姓之后 Dear Black, Esq. 2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，Dear Ms. Black,注意：称呼后面的标点一般用逗号（，），但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen 后面也用冒号（：） Mr.和sir是常能碰到的词，意思都是“先生”表示对男性的尊称，但用法有较大的差异，需要认真区别。一、Mr.的用法特点Mr. 是mister的缩写形式，Mr.一般与姓氏或*全称连用，但不能与名字连用。还常与表示职位的名称连用3. Mr.不能单独使用，单独使用需用sir来代替Mr.。如不可说“Yes, Mr./ miste
10、r”,可说“Yes, sir”.二、sir的用法特点1、不知*，或虽知*，但为表明对对方的尊敬，常常用sir，一般性的会话中和严肃的公函中都可使用，2、sir一般单独使用，后面不可接姓氏，但写信时称呼对方可加dear.如：可以说dear sir,不可以说dear sir brown.如果Sir(大写首字母)后面接姓氏，就不能理解为“先生”，而应理解为“爵士”。3、sir常用于下级称呼上级，服务行业人员称呼顾客等。也有西方人在为别人服务时对所有的人都称呼sir.（五）信的正文（Body)信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段原则：第一段为引导段，自我介绍
11、或说明来信已收到。第二段提供信息或说明事实。第三段设计将来的打算和行动。注意事项： 段与段之间一般空一行如果信的本文很长，一页纸不够用而需两*或数*联页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。5)结尾语（The Closing Sentences):一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。他在正文结束之后，另起一段。 A）用分词短语开始的： Awaiting your good n
12、ews, we are, Looking forward to your early reply, we remain, Looking forward to receiving your shipping advice, we remain, 注意:句末用逗号，不用句号。 B)用完整句子的： We await your good news. We hope to receive your early reply. We look forward to your shipping advice.8. The plimentary Close 结尾敬语结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。
13、结束礼词（The plementary Close） 商业函件用： Yours faithfully， Faithfully yours， Sincerely yours， Sincerely yours 公事函件用： Respectfully yours，Yours respectfully注意： 结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起只有第一个字母大写，后面加逗号 欧洲把Yours放前，美国则把副词放前不能将其单独另页打印，万一出现该况则应重新打印全信。用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。9. The Signature（placed two lin
14、es below the plimentary close.）手签名往往难以辨认，签名一般由手签、打印名和职务三部分组成。1）结束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。2）必须由负责人签名。3）打上签名人的*。4）打上签名人的职位。格式如下： Yours Faithfully, THE NATIONAL TRANSPORT CO. Manager5. The Enclosure Notation附件 When there is something enclosed with the letter, typed the word “Enclosure” or “Encl.” or Enc., in the bottom left-hand under the identification marks (if any).如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如果附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.等.如：Encl / Enc: 2 InvoicesEnclosure: (1) A catalogue (2) Invoice No. 2453 3 Encls. : 1 B/Lading (提单一*) 1 Photo (照片一*)1 Cert
