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1、 沿海集团 作业指导书 板块名称会议效率不高的原因及预防性管理编号编制/修改部门审核版本页码第 2 页 共 2 页所属流程会议效率不高的原因及预防性管理1、 目的分析会议效率不高的常见原因，以及提供预防性的管理措施来保证会议效率。2、 范围集团发展管理部、总部各职能部、各地区公司3、 职责集团发展管理部负责制定本指导书，各职能部和地区公司遵照执行。4、 会议效率不高的原因会议效率不高是很多公司的通病：会议的程序无法保证，会议进展毫无章法，会议时间被毫无意义的延长，会议即使有决议，质量也很低。而这些，通常都来源于7个原因，而其中的3种，是会议的“致命伤”，需要格外警惕，它们是：主持人的技能、会议
2、的地点、以及会议的准备工作。会议效率不高的原因及具体表现：项次原因具体表现（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人员未到，到会的是一些可有可无的参会者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致
3、使会议毫无意义、宣告失败。5、 预防性管理所谓预防性管理，其实就是防患于未然。对于会议来说，就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的原因，一一做好预防工作。例如，针对上述7个原因，我们的措施是：项次效率不高的原因预防性管理措施（1）时间会议一般应安排在周二至周四上午会使下午两点半之后，避免安排在周一或周五。（2）地点会议地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。（3）开会对象的选择事先通知必须出席会议的人员，将出席会议的人员分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几种，保证必须参加者的到会。（4）主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任会议主持人一职。（5）参会者的技能参会者
4、一定要具有倾听能力。（6）会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。（7）开会的原因、目的和结果在会议举行之前，将开会的原因、目的和希望达到的结果通知所有的参会者。6、 高效会议的8大特征与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素，具有8大特征。只有在必要时召集开会；会议被仔细筹划过；拟订和分发了会议议程表；会议遵守既定时间；会议程序按部就班；必须参会者全部到会；会议做出了总结和决议；会议记录了所有决定、建议以及各个落实事项的负责人。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。7、支持文件7.1、作业规则：集团会议管理制度
