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1、医院文件和资料编码管理办法第一章总则 第一条 为了加强对医院各类文件和资料的编写、审核、发文、执行等管理工作，促进医院文件和资料的规范化、精准化、科学化管理，为医院的安全高效运作建立一套完整、合理的文件编码管理体系,结合医院工作实际情况,制定本办法。 第二章适用范围 第二条 本办法适用医院各类规范性文件和资料，具体包括： （一）各类制度、流程、规定、办法、预案、计划、方案、职责及其他规范性文件或资料。 （二）医院各类收、发文文件按照收、发文字号编码保存,不另行编码，但文件附件中涉及该条（一)款中内容需按照本办法编码存档。 第三章职责范围 第三条 院办公室负责全院行政性文件的编码管理、审核工作。
2、 第四条 科室、部门负责本部门的规范性文件和资料的管理工作，并指定专人负责编码整理和归档。 第五条 院办公室负责指导与监督各科室、部门规范性文件和资料管理的实施情况。 第四章管理方式 第六条 规范性文件编码规则为：XXYYZZXXXX001. （一)XX：表示医院的汉语拼音缩写。此编码固定为XX。 （二)YY：表示责任科室（部门)汉语拼音缩写。如GL(管理层）、RS（人事科)、YB(院办公室）、CW（财务科)、YW(医务科）、XX(信息科）、ZW(总务科)、HL（护理部）、MZ（门诊部）、GR（感染科）、SS（手术部）。 （三）ZZ：表示文件类别拼音缩写。如:ZD（制度）、LC（流程)、GD（
3、规定)、BF(办法）、YA（预案）、JH(计划、方案）、ZZ（职责)、QT（其他）。 （四）XXXX表示年份。(五)001表示文件的序号版本号。文件发文一次，序号版本号数字增加一次。 第七条 每一份规范性文件均应在首页标明表格式题头，具体格式见附件2。 第八条外部文件收发不适用。院办公室负责医院内部所有收发文件的分类、编号、整理和收发。 第九条 医院发文字号由发文科室(部门）、年份、发文序号版本号组成。年份用四位年数字，发文顺序号为阿拉伯数字，不编虚位，如-2020、-001号。 第十条 文件经过编号处理后，连同签字(盖章）原件，根据不同的发文部门，将文件分别归类于对应的指定文档进行保存. 第
4、十一条 医院收文程序为原件存档，各科室（部门)收复印件，并同时整理归档. 第五章修订管理 第十二条 院办公室负责对全院行政性文件的修订与更新，科室（部门）文件由制定科室（部门）负责修订与更新。修改文件经审批签字（盖章）后方可生效。 第十三条 文件修改应保有记录，修改日期呈现在表格式题头的相应位置，同时要有更改文件的版本号。 第十四条 对于不适应实际情况的文件或资料，如果无法通过修订解决时应及时废除。全院行政性文件由院办公室组织废除程序,全院公示；科室（部门）文件由科室负责人组织废除程序经审批签字(盖章）后，并通知科室所有人。 第六章附则 第十五条 本办法自公布之日起施行。 第十六条 本办法由院办公室负责解释。 附件:医院文件和资料存档表格式题头 类别(YYYY）： 文件名称编号页数附件（数量）发布日期审核日期修改日期批准人（标题四号黑体，正文小四号宋体，全文行距固定值19磅)（示例）
