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1、办公室如何提高公文质量办公室如何提高公文质量 公文写作往往是对制定和执行决策及处臵措施进行快速反映的活动,要求撰写者才思敏捷、下笔迅速,写得既快又好,力求解决问题及时,处理工作迅速,注重时效,提高工作效率。这就要求办公室的工作人员具有一定的修养,即政治素质好、有一定的政策理论水平、熟悉业务和机关工作情况、有较宽的知识面、有较好的文字功底。同时,注重平时积累,多思、多看、多写,坚持把好“六关”,即坚持把好发文关、格式关、内容关、语言文字关、程序关和时效关。 一、坚持把好发文关。就是从工作需要出发,本着少而精的原则,认真审核公文该不该制发,这是解决机关公文过多过滥的关键环节。在公文处理工作中应当做
2、到:凡可以通过“现场办公”、电话联系、当面商谈等方式解决问题的,就不要发文;关于同一个问题,而且内容相同或基本相同的文件,如果已经行文,就不要重复发文;能联合行文的就不分头行文。对于不发的文件,要主动与拟稿部门联系,做必要的协调解释工作,讲明原因,并提出妥善处理的办法,以取得他们的理解和支持,共同做好控文、减文工作。 二、坚持把好格式关。就是按照国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式,认真审核公文的规格样式1 及其组成要素。无论是公文版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关,还是正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记,都要
3、符合国家的规定,防止漏项、错项或多项。通过审核,使公文保持庄重、大方的形象,统一、规范的格式,从而增强公文的权威性和严肃性,使公文发挥应有的作用。 三、坚持把好内容关。就是在公文处理工作中,认真审核公文内容,看是否符合党的路线、方针、政策;是否符合国家的法律、法规;是否符合全国、全省和本地工作大局与实际;提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行等。在审核中遇到有疑问的地方,特别是遇到涉及干部人事、机构编制、财政开支、群众切身利益等敏感问题,要及时与拟稿部门进行沟通和协调,弄清来龙去脉,取得一致意见,确保公文内容不出任何差错。 四、坚持把好语言文字关。就是坚持实事求是的科学态度和一丝不苟的负
4、责精神,对公文进行逐段、逐句、逐字的推敲,努力降低文字差错率,增强语言表现力。在尊重并保持公文原意的前提下,敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理,淘汰那些与主题无关的内容和词句,删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料,加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻,使公文主题更加鲜明,语言更加精炼,篇幅更加简短,成为“精品”2 力作。 五、坚持把好程序关。就是按程序办文,使公文运转的每一个环节都符合规定程序,这是公文处理工作必须把握的基本原则。应当做到:公文起草,要有令而动,有据可依;公文呈批,要层层把关,按级负责;联合行文,要协商一致,共同审签;公文
5、办理,要逐级呈送,遵示而行。如果不按程序办文,不仅办不了、办不好,甚至会办出问题,延误时间,影响工作,给机关部门之间造成矛盾,影响团结。因此,在办文过程中,必须按规定程序操作,杜绝公文运转的错位和“倒流”现象,使公文处理工作更加规范有序。 六、坚持把好时效关。就是坚持特件特办,急件急办,一般件抓紧办,在符合办文程序,保证办文质量的前提下,加班加点,按时限要求完成公文处理任务。如果公文处理不及时,即使公文再好,也难以实现它应有的价值和功能。因此,办公部门快速高效地处理好每一份公文非常重要。要做到这一点,应从以下三个方面入手:一要加强预见性,做到了解情况全面,领会意图准确,这样才能把握工作的主动权,有条不紊,忙而不乱;二要有雷厉风行、埋头苦干的工作作风,始终保持良好的精神状态和旺盛的斗志,做到急事急办,特事特办,当日事当日办;三要加强协调,主动配合,做到心往一处想,劲往一处使,同心协力做好工作。 3