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1、摘 要：全宗卷是在档案馆（室）管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各 种文件材料所组成的专门案卷，是档案的档案。本文从什么是全宗卷，全宗卷的意义和作用， 目前编写过程中存在的主要问题以及规范编写全宗卷的措施，结合自己的实际工作谈一些心 得和体会，以供工作参考和借鉴。关键词：全宗卷；规范编写；措施；心得及体会1 全宗卷的概念 全宗卷是机关档案室在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文 件材料所组成的专门案卷。通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档 案，是档案的档案。它以全宗为单位，一个全宗只有一卷（或若干件），故称“全宗卷”。全 宗卷包括八个方
2、面的大类，有全宗介绍类、收集类、整理类、鉴定类、保管类、统计类、利 用类以及新技术应用类。2 全宗卷的意义和作用（一）意义 全宗卷是对全宗进行科学管理的重要工具和手段，通过建立和不断补充完善全宗卷，可 以了解该全宗管理过程的情况，还可以了解立档单位的历史沿革以及全宗内档案的收集、整 理、鉴定、保管、统计、利用和编研等方面的情况，还可使档案管理人员熟悉馆（室）藏档 案情况，从而为该全宗的进一步科学管理提供必要的依据，提高工作效率。因此，建立和完 善全宗卷对现代档案管理具有十分重要的意义。（二）作用1、建立和完善全宗卷，可以综合、系统地反映该全宗的历史面貌，还反映了全宗单位从 过去到目前档案工作的
3、全过程。2、全宗卷是对一个全宗单位各个方面的综合概述，能综合、系统、整体地反映出机构演 变历程和各方面的情况，补充了档案单一、不系统之优点。3、是科学管理室藏档案和开发利用档案信息资源的重要工具，可便捷地查找、利用在档 案工作中形成的各类文件及数据，为自身的工作提供极大的方便。4、避免了平时零散存放、利用不便或由于档案干部工作调动而造成档案工作中形成的部 分珍贵材料的散失。5、为今后向上级档案馆移交档案时编写全宗介绍储备了多种档案信息资源，有利于修史 编志工作，也为档案学研究积累了素材，为档案事业的发展提供了空间。3 目前编写过程中存在的主要问题1、不重视全宗卷编写工作，认为全宗卷可有可无，有
4、些人甚至全宗卷包含有哪些内容也 不清楚，收集渠道也不了解，更不知道其的重要作用。或者有些单位虽然已经建立全宗卷， 但在后面的工作中没有对全宗卷进行及时补充和完善，从而造成全宗卷的内容只能反映全宗 前面的情况，而后面的情况却不能反映出来。2、没有按照全宗卷要求来编写，质量不过关。编写内容错漏百出，或者有些暂时找不到 依据的也没有进行深入查考，要么就随便应付了事，要么就干脆不管。3、收集材料不齐全，有限的材料也过于简单，只是把现成已有的一些内容入全宗卷，其 他需要的文件材料却没有收集好，致使许多应该形成文字的文件材料遗失。4、全宗卷是一个动态管理的过程，工作要做在平时。但许多单位在对全宗单位档案进
5、行 鉴定、整理、保管、利用、编研等工作中未养成收集、形成、积累和详细记录的习惯。到需 要利用的时候或者上级检查的时候才临时“抱佛脚”，匆忙上阵，质量可想而知。5、全宗卷没有装订成册，没有进行分类，整理、分卷、编号、编目，零零散散放在文件 盒中。4 编写心得及规范编写全宗卷的措施全宗卷的质量高低，完善与否，能全面反映档案整理工作的质量好坏，反映出档案整理 人员的素质，特别是对全宗本身的研究程度，会涉及到档案整理后资源开发利用的效果问题。 下面就结合自身工作实际，略谈一些心得体会及编写好全宗卷的方法措施。（一）编写心得1、平时要注意收集和积累相关文件材料。全宗卷的编写是一项经常性的业务工作，建立
6、健全工作更要做在平时，但是，大部分单位全宗卷还是在上级业务检查或升级时临时突击编 写、整理，用时抱佛脚，东拼西凑，其形成质量可想而知。所以，全宗卷的编写整理，应强 调各单位平时就要注意收集和积累相关的文件材料。2、整理成专题文件汇编。由于全宗卷的编写内容涉及的文件材料多，范围广，建议平时 注意积累相关文件材料，最好是整理成专题文件。例如全宗卷的全宗指南内容，包括本全宗 单位各历史阶段机构演变情况和内部机构设置情况、领导任免职情况等等，在连续编撰的时 候可以专题文件为依据，方便快捷，省时不费力。3、每年及时编写记录。全宗卷的内容涵盖广泛，我们在强调收集积累文件材料的同时， 还要勤于文字记录。因为
7、全宗卷内的文件材料是在档案管理过程中产生的，必须及时形成文 字记录。比如年度档案归档完毕，就应及时增加档案全宗卷在全宗介绍、收集、整理、鉴定、 保管、统计、利用以及新技术应用类这八大方面在当年度的数据和相关文件材料的收集。每 年及时编写，能有效地提高质量及工作效率，不建议多年一次性编写。（二）规范编写全宗卷的一些措施全宗卷内容的规范应当遵循两个原则：一是尊重实践的原则，要实现档案全宗卷的齐全、 完整和真实、准确，要求制定的规范与标准具有较强的可操作性；二是全宗卷的收集和整理 过程中应该坚持随时形成、随时整理归档的原则。1、引起重视，加强意识。应提高档案室领导和档案管理人员对建立和完善全宗卷的重
8、要 性和必要性的认识。在制订工作人员岗位职责时将建立和完善全宗卷的工作纳入档案员的职 责范围内，使档案员在日常的工作中注意全宗卷文件材料的收集、形成和积累，不断补充完 善全宗卷的内容，使所建立的全宗卷能真正反映该全宗的历史面貌。2、加强培训，系统学习。当前档案室的全宗卷主要存在内容不齐全、不完整，甚至没有 全宗卷的问题，我认为这主要是档案工作人员对全宗卷认识上不清造成的。也许对一些档案 工作者来说全宗卷是一个陌生的术语，不知道全宗卷是干什么的，有什么用处，即使知道有 全宗卷，又不知该收集什么、什么东西该放入全宗卷、如何整理等问题。这样，我们就应该 从源头上做起，让从事档案工作的人员首先认识、了
9、解什么是全宗卷，全宗卷有什么用入手。 这就要求我们的档案业务指导人员手把手的教他们了，或者可以办培训班的方式进行系统的 学习交流，让他们充分的学习、认识、了解全宗卷，只有这样才能更好的整理好全宗卷，那 以后的工作就好做了。3、做好监督管理工作，纳入年检范围。长期以来，各级档案部门对档案室全宗卷的建立 健全情况缺乏有效的监督和管理，以至于一些档案室的全宗卷“缺胳膊少腿”，问题多多。所 以，我个人认为，全宗单位向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷也应该随同移交。同时， 要把全宗卷检查列为档案年检项目之一，或进行绩效考核，纳入规范化管理，使之成为制度 化、经常化。5 结束语综上所述，全宗卷能系统、综
10、合地反映全宗单位各个时期各方面的情况变化，它不仅是 科学管理室藏档案的重要工具，更是开发和利用档案信息资源的一种手段，为全宗单位的修 史编志工作，以及档案学的研究积累了许多有价值的素材，为档案事业的发展提供了空间。 我们作为档案事业的传承人，更有义务和责任为了做好这份工作而不懈努力！参考文献1 张卫华.谈基层档案室全宗卷的收集整理.浙江档案.1998.9：242 谢云.要重视建立和完善全宗卷工作.龙岩师专学报.2000年12月.第18卷第4期.1333 徜灌林.博文.全宗卷问题作者简介 刘良梅（1980-），女，广东兴宁，在职本科，档案助理馆员，主要从事街道机关综合档 案室的档案管理工作以及下属12个村和25 个居委会的档案监督和指导工作。
