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1、工程材料设备采购管理制度1、 材料及采购的定义：1.1材料的定义：本制度中的材料是指工程建设所需的材料设备（含定额中的未计价材料）。1.2采购的定义：按采购主体不同分为自行采购和委托采购（认质认价）。2、 采购的前期准备：2.1供应商名录的建立：2.1.1采购部收集供应商并对其进行整理和筛选，以直接生产厂商或生产厂商的办事处、省级总代理作为主要供应商，原则上不与中间商进行业务往来，以利在采购过程中降低成本，并建立供应商库。2.2市场调查：2.2.1在工程项目设计时，采购部应适时开展工程材料的市场调查，熟悉掌握消防工程所需材料设备价格行情，以便项目开工时的不时之需。2.2.2对大宗材料设备的市场
2、调查,如烟机、水泵、电缆、钢材等重点材料设备的市场调查，可深入到生产厂家去进行实地考察，以掌握其真实情况；对本地市场缺少的材料设备的市场调查，可到外地材料设备市场去进行调查，以便了解更多的市场行情。2.2.3市场调查应坚持眼见为实，耳听为虚的调查原则，做到多看、勤跑、多问、少听厂家、经销商吹嘘，防止被厂家或经销商欺骗，切实掌握好所需材料设备的第一手资料。2.3数据分析：2.3.1在开展市场调查的同时，应及时将市场调查中了解掌握到的各种资料记录下来，分门别类地建立各种材料设备信息资料数据库。2.3.2根据各种材料设备信息数据分析结果，将各生产厂家的材料设备质量标准、价格高低、技术性能、服务质量、
3、环保指标和市场态势排出顺序，提交总经理决策和工程技术部门进行质量把关。2.4初步报价：2.4.1根据工程建设进度，采购部应及时通知材料设备生产厂家或地级总代理进行初步报价。2.4.2初步报价后，可允许材料设备生产厂家、地级总代理重新报价，但重新报价原则上只能低于前次报价。2.4.3初步报价后，应注意检查报价单位的资质、执照、税务登记证、机构代码证、产品质量合格证或地级总代理授权证等原件，防止不具备投标报价资格的单位或个人叁与报价，并要求其留下相关资料及证照复印件备查。2.4.4在各种材料设备初步报价后，应及时对初步报价进行汇总，建立好材料设备资料库并打印成册备案。资料库应包括各种材料设备的生产
4、厂家、品牌、 商标、规格尺寸、型号大小、单价、数量、总额、质量标准、技术性能、厂家地址、供货方式、运输方式、地级总代理和厂家联系人姓名及住址与联系方式等相关内容。2.5确定入围单位：2.5.1 根据初步报价及相关信息，采购部对所需材料设备按照货比三家的原则和市场供应无保障的品牌；剔除质量标准不高、性能比低、服务质量差、环保指标和市场供应无保障的厂家；保留品牌好、质量优、价格合理、服务质量好的材料设备厂家和地级总代理参加投标，报总经理或项目负责人确定入围单位。2.5.2为防止入围单位投标时串标或围标，在确定入围时应考虑其地域范围，即同等条件下可选择不同地域的生产厂家和地级总代理商作为入围单位。2
5、.6拟定标底：2.6.1招标文件应明确招标方式、招标开始时间、截止日期、开标方式和确定中标单位的条件、原则及合同的主要条件。2.7招标投标：2.7.1投标报价后，采购部对各单位的投标投价进行开标，开标时应重点对比分析各投标单位的单位、总价、服务承诺、付款方式、优惠条件、材料设备质量；排出中标候选单位的顺序；列出优惠条件、服务承诺等相关内容。2.7.2开标后，可对中标候选单位的报价作进一步的议价。同时，应进一步细谈付款方式、优惠方式及服务承诺与质量保证等条件；大宗材料设备必须进行多次或多轮议价，以便进一步压缩其利润空间，争取更多的优质服务，以便确定价更廉、物更美的材料设备和地级总代理为中标单位。
6、2.8洽谈签订合同：2.8.1付款方式须坚持货到工地一周内只支付该批货款的50%60%，施工完毕经验收合格付足总货款的95%，留5%的货款作为质保金，质保期满后付清。如材料设备是根据工程项目进行须定制的，但又不能调作它用的材料设备可适当少量（一般性10%）的定金，但定金不能超过该材料设备合同金额的20%（个别特殊设备临时确定），第一批货物结算时定金须一次性抵为货款。2.8.2装卸运输费有产品、运输保险费用由供方承担，需方（公司）不承担任何除投标报价外的其他任何费用。2.8.3供方所供材料设备的质量标准、技术性能均须达到国家规定的相关标准要求。2.8.4交货方式由供方送货到工程项目工地，运输方式
7、由供方自行确定。2.8.5交货时间由我方以传真或电话形式给供方明确；每批次的交货数量由我方根据工程进度和所需材料计划以传真或电话通知形式给供方明确。2.8.6当与中标单位洽谈好合同主要条款后，应将该合同交法政部进行修改，重要或金额较大的合同需送法律顾问审查把关，再呈送总经理审查修改。2.8.7材料设备采购合同经总经理审核修改打印一式贰份，由供方先行签字盖章，再交公司法人代表签字，法政部盖公章后方可生效。2.8.8所有材料设备采购合同须存档原件至法政部。2.8.9采购部要建立材料设备汇总登记表。汇总登记表须载明该合同的主要条款、合同总额及付款方式等内空，每签订一个合同和每一次付款应及时进行登记，
8、以便随时掌握材料设备采购及时付款情况。3、 供应计划的管理措施：3.1.1工程部根据工程进度提出采购下单表，由施工单位项目负责人、工程部负责人审查，交采购部对下单量进行复查后报公司分管领导与总经理审批。3.1.2采购部将公司分管领导、总经理审批后的采购下单表作为采购控制计划，并将该单按一式贰份在采购部、工程部各备案一份。3.1.3采购部的材料设备供应应严格按照该下单表执行。具体分部下单，由工程部根据需要，提前37个工作日，将分批次下单计划交采购部执行。如果在实际供应过程中发生量的增加，由工程部办理补充计划，按以上第4.1.1及第4.1.2条规定报审后，采购部按补充计划执行。3.1.4若因控制计
9、划有误，造成供应材料设备未完全使用完，采购部有义务在未污染损坏包装及材料设备本身的情况下将多余的供应材料按照合同约定的内容退货，并督促供应商将应退款及时退还公司。如因污染损坏包装及材料设备本身无法退货造成损失的，由该项目负责人承担。 4、材料设备现场验收管理措施：4.1.1材料设备进场的验收由工程技术人员和材料员负责。在材料设备验收时，验收人员必须认真查验每批材料设备是否达到国家质量标准备和技术性能要求；要查验每批供货是否有出厂合格证、生产许可证、供货证明、产品使用说明和质量保证书或保修期限；要重点查 验材料设备的规格、型号、数量，并做现场记录；要根据材料设备上的防伪电话查验该材料设备是否是假
10、冒伪劣产品；材料员还必须拿回每批材料设备的出厂合格证、生产许可证、产品使用说明书和生产厂家的其他相关资料及材料设备的备（配）件、专用工具等，以供工程峻工验收办理竣工手续。 4.1.2供应商的送货单必须由验收人签字方可作为结算依据的附件。送货单一式叁份，分别由验收人员留存一联、供应商留存一联、采购部留存一联。4.1.3验收交货中如发现材料设备质量标准、技术性能、规格、型号不合符国家规定标准，则必须拒绝验收，并要求供方运出工地，确保严禁将不合格产品用于工程建设，由此造成损失和责任由供方承担。4.1.4工地运送的所有材料设备必须填写公司专用的材料设备移交单，该单应由公司采购部、仓库核查签字，总经理批
11、准后由材料验收人员根据移交单上面清单与现场材料接收人进行移交并签字。材料设备移交单一式贰联，一联留存工程部、一联留存采购部。5、现场材料堆放标识、检验管理措施：5.1采购部负责人应不定期会同工程部、监理公司检查施工单位的材料设备库房，对现场材料设备使用情况进行必要的检查，并形成材料设备现场抽检记录表。6、竣工验收：6.1所有材料设备安装施工完毕后，均须组织竣工验收，采购部应及时通知供方派人参加检查验收。6.2只有通过最终检查验收合格的材料设备，方可按该材料设备购销合同规定支付其应支付的材料设备款项；但必须留足该材料设备购销合同总额的5%作为质保金，待质保期满后再行支付。7、监督检查及考核：7.
12、1公司对采购与付款内部控制的执行情况进行监督检查，由总经理组织督查。考核内容包括：7.1.1采购与付款过程中是否有重在差错、违法乱纪和舞弊现象；是否存在与供应商或内部串通违规采购现象。7.1.2合同签订及管理执行情况。是否存在擅自签订、变更和延续合同、订单等事项，是否存在违反招投标规定，是否有应签订合同协议而未签订合约等违反合同法等国家法律法规和公司规章制度等。7.1.3考核按公司采购部各岗位职责任务，并结合本制度执行及督查结果执行。考核指标包括定性指标和定量指标。7.1.4定性指标包括以上所述的监督检查内容，定量指标包括供货及时率、质量合格率、存货库存量及存货周转率、货物短缺率、用户满意率、材料设备成本计划控制率等。7.2处罚规定：7.2.1如采购人员或采购管理人员利用采购工作之便存私舞弊，与供应商或内部串通违规采购或收取回扣、或哄抬物价的，责任人须承担其相应的经济赔偿责任；造成重大损失的，除追究其经济责任外，依相关规定解除其劳动关系，直至追究其法律责任。 7.2.2采购工作人员玩忽职守，其采购的材料设备严重不符合工程建设质量标准，造成重大经济损失或人员伤亡的，该担刑事责任的由责任人承担其应负的刑事责任。8、本制度经公司总经办研究审定后正式执行；公司日常办公用品的采购不在本制度执行范围内。9、本制度解释权归采购部。珠海金印消防设备有限公司 2013-01-281
