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1、办公室助理行为规范与日常工作指导目录（1）办公室值班行为规范1（2）办公室助理工作总结与考核1（3）会议组织与安排1（4）学院资料搜集与整理2（5）重要资料存档、及查阅流程2（6）报账流程2（7）办公室电话礼仪3（8）星期四下午七八节教室借用申请3（9）印章使用与管理3（10）大学生在线工作4（11）学生返校思想状况汇报流程4（12）工作相关资料的发放4（13）办公室助理工作文整理5（14）办公用品申请与管理5（15）各种学生活动相关工作总结5（16）辅导员通讯补贴发放与费用报销5（17）学生工作队伍通讯录制作6（18）办公室设备入库管理6（19）常用应用文写作6附件1 票据整理相关7附件2原
2、始票据粘贴说明8附件3、常用应用文的写作简介13附件4常用应用文的写作格式及行文习惯19（1） 办公室值班行为规范1、不迟到、不早退，严格遵守办公室相关工作规定2、有事不能值班的同学首先可以与办公室其他同学换班，同时需要向老师说明情况；如果不能换班，需要提前当面或电话向老师请假3、衣服鞋袜等穿戴整齐，注重个人仪表，严禁穿拖鞋上班4、办公室文明用语、接听电话要礼貌5、工作认真负责，积极配合老师完成相关工作6、对自己负责的工作做好相关的记录，以备他人查阅与工作的交接7、对于办公室的工作，不得泄露给非办公室的其他人员8、按时对办公室的资料，办公室环境进行整理，保持办公室的干净整洁（2） 办公室助理工
3、作总结与考核1、每位助理日常工作中需要善于对做过的工作进行记录与总结，提出对于工作的改进意见2、助理在每月的18-22日期间对本月的工作情况进行总结，填写助理考核表，形成书面的工作总结材料3、将各位助理的工作总结汇总，对于其中的关于工作的改进意见进行整理，用于今后的工作指导（3） 会议组织与安排1、确定会议内容、人物（参会人员）2、会议时间、地点（场地联系）3、通知相关人员4、制作会议流程5、会议资料整理（会议开始前1个小时完成就绪，会议资料原则上需要做2-3份的备份）6、会议开始前半个小时，会场布置（投影仪、电脑、ppt拷贝、茶水等）7、会议记录8、会议报道（4） 学院资料搜集与整理1、下发
4、资料上传通知（资料内容、相关要求以及上交、上传时间），如果上资料总类很多，要求学院将资料整理后，以学院为单位整体上交、上传2、在规定时间内搜集、整理学院上交、上传的资料（检查学院是否按照要求、资料是否合格，同时做好相关记录，填写学院资料上交、上传记录表）3、对于在规定时间内还未上交、上传资料的学院，打电话通知相关负责人4、对学院上交、上传资料情况进行汇总，用于年终考核（5） 重要资料存档、及查阅流程1、对资料进行分类整理2、对整理资料送到文印中心编制成册3、制作资料清单4、完成登记入存记录5、专柜存档6、登记查阅人、时间、目的7、查阅完后归位（6） 报账流程1、收集报账单据。2、做单据清单3、
5、按消费类型分类，粘贴（见附件1 票据整理相关、附件2原始票据粘贴说明）4、报账人签字（要三人）5、计算报账总额、清点票据数，接待产生的消费要打报告，领导签字6、费用明细单交管理科，领取账本7、财务处报账（审核复核转账/现金领取）（7） 办公室电话礼仪接电话：1、接电话首先要报名（学生教育科）2、接听电话时，做好电话记录（对方姓名、需要处理的事务，联系电话）打电话：1、 电话之前，明确对象与事由，整理讲述的逻辑2、 对方接听时，首先要报名（学生教育科）3、 做好通话记录（信息是否传达到相关人员）（8） 星期四下午七八节教室借用申请1、学院提交申请（每个学院都会分配几个教室，根据教务处提供的教室分
6、配情况表，申请相对应的教室。如果学院想借用其他学院的教室，首先须征得其他学院的同意。）2、办公室人员对学院提交的申请进行审核、盖章（时间，教室编号是否符合相关的要求）3、对教室申请情况进行登记，做好备案。（9） 印章使用与管理1、 对需要盖章的文件进行审核，确定其是否符合标准2、 做好相关的登记（10） 大学生在线工作1、按照相关要求摘编新闻（格式、语句、称谓等进行修改），相关操作规则详见中国大学生在线校园通讯站工作手册2、将新闻按照工作指导的要求上传3、做好新闻上传情况登记（上传时间、上传新闻人员、上传条数等），用于新闻助理的工作考核。（11） 学生返校思想状况汇报流程1、给各学院下发调查通
7、知，制定调查表格（开学前一周）2、各学院对返校学生思想状况进行调查，填写调查表格，上报教育科3、教育科根据调查结果分析学生返校思想状况，整理成文4、领导审核5、上报教育部（12） 工作相关资料的发放1、 对需要的发放给学院的资料进行整理（按照学院领取资料数量等内容相关进行整理）2、 在教室社区上发布相关通知，或者电话通知相关负责人到指定的地点领取资料（由于双校区运行，因此在发放资料的通知上面需要明确各个学院领取的地点）3、 做好资料领取登记（13） 办公室助理工作文整理1、 每位助理在电脑上面建立一份自己的工作文件夹，资料可以按时间或项目类别进行整理2、 需保持电脑桌面的清洁3、 对电脑上面的
8、资料及时进行清理（14） 办公用品申请与管理1、 申报时间为每个月的月初2、 对办公室用品进行清理，列出需要物品的清单（物品名称、份数）3、 将清单交办公室老师审核，确认无误后交管理科相关负责老师登记购买4、 等待管理科老师通知，签字领取办公用品5、 将领取的办公用品放在办公室指定位置（15） 各种学生活动相关工作总结1、 对活动组织过程中的各种资料进行搜集整理2、 按照活动意义、活动方案、活动实施过程相关内容、活动改进建议等几大版块对相关活动进行整理，形成文字档3、 将写成的文字稿交办公室老师审核修改4、 修改定稿后交文印中心装订成册5、 将装订成稿的总结册进行编号归档（16） 辅导员通讯补
9、贴发放与费用报销1、发布辅导员通讯补贴发放通知：根据发放标准填写发放表，通讯发票搜集整理等（发票按照金额进行整理不需要粘贴，发票背面两人签字）2、根据学院上交的发放表，核对信息与金额3、发票整理4、财务处（17） 学生工作队伍通讯录制作1、 制作学生工作通讯队伍联系方式信息登记表2、 将表格发布在教师社区上请学院相关负责人填写，并按时将表格上交、上传3、 助理对学院上交的信息进行汇总排版（按照以前的通讯录模板排版）4、 将汇总的通讯录上传至学生之间，学院进行信息确认5、 学院反馈确认信息，进行修改6、 办公室老师对通讯录进行审核，最终定稿7、 交文印中心排版8、 排版后，校稿9、 确认无误，制
10、作（18） 办公室设备入库管理1、 购买相关物品设备，需要销货单位开具相关发票，一般购买金额较大的物品，需要通过银行转账的方式向销货单位付款2、 填写电子科技大学仪器设备卡片如下图需要填写的内容为图中黄色区域内对应的内容。3、 特别对于组装电脑：出厂号不需要填写；型号填CPU的型号；规格(技术参数或技术指标)填写：内存、硬盘、显示器的相关指标；生产厂家填写组装厂家的名字。（关于入库单的其他相关问题可以咨询国有资产管理科的老师：电话61830178。）4、 设备卡填写完成之后，将其与发票到国有资产管理科进行设备入库。5、 设备入库后，将设备标签带回贴到相关设备上，同时将两张回单与发票一起到财务处
11、报销转账（报账流程与其他项目报账流程一样）（19） 常用应用文写作办公室及日常应用文写作的内容请参见（附件3、常用应用文的写作简介、附件4常用应用文的写作格式及行文习惯）附件1 票据整理相关1、原始票据由右至左呈“鱼鳞状”错叠粘贴。不要超过规定的粘贴纸。2、 按规定分类标准粘贴。分类标准如下：办公用品-办公用品、文具。（500元以上须附清单）资料-购书、查新费。印刷费-复印、印刷、论文制作费。邮寄费-邮费、快寄费等。电话费-座机费、手机费、网络电话费。交通费-长途车费、出租车费、过路费、汽油费、租车费。 维修费-设备维修、建筑物及公共设施维修 。 场租费-教室、会议场地的租金。材料费-试剂、低
12、值耗品、元件、材料、打印纸、墨盒、硒鼓、不须入库的器件。加工费-加工费、测试费。设备购置费-需办固定资产入库的办公家具及教学、科研、体育、医疗设备等。评审费-评审费、专家鉴定费。宣传费-订报、广告、标牌、宣传等。版面费-版面费、会议注册费、论文评审费。招待费-餐费、食品、饮料、礼品。其他-上述未列入的费用项目。3、发票10张以下可以不填“费用报销明细表”，但需负责人等三人在原始发票背面签字。4、在“费用报销明细表”审核中，票据金额与报销人所填写的金额有差异，以审核后的票据金额为准。如果审核后的票据金额大于“费用报销明细表”所填写的费用金额，须负责人重新签字确认。附件2原始票据粘贴说明一、粘贴原
13、则： 1粘贴纸规格11.4cm25.1cm。 2粘贴顺序从右至左，对齐粘贴纸边缘依次展开，整体呈鱼鳞状。 3粘贴效果力求整洁、平整，分布均匀，层次分明，易于归档保存。二、票据要求 使用各种原始凭证的报销有效部分（票据的报销联，单位的签章应位于报销联，）作为粘贴票据，票据的存根联或者兑奖联等为报销无效部分。 图例1中餐饮票据骑缝线左部分即为报效有效部分（注意经营单位签章也在该部分，否则无效），右部分兑奖联报销时不需提供。图例1三、粘贴示例： 1情况一：包含较少量原始凭证。按通常原则单排粘贴，图例包含了大小各种凭证，按凭证类别和大小粘贴。凭证对齐粘贴纸上边缘（图例1）或者下边缘（图例2）。图例如下
14、：图例2图例32情况二：包含大量小样原始凭证。小样凭证双排平行粘贴，其他凭证按通常原则粘贴（图例4、5）。图例如下：图例4图例53情况三：包含大量中等尺寸原始凭证。中等尺寸凭证单排（张数较多，图例6）或者交叉双排（张数很多，图例7）粘贴，其他凭证按通常原则粘贴。图例如下：图例6图例74情况四：包含大尺寸原始凭证。将该凭证调整为粘贴纸大小，与其它原始凭证按通常原则粘贴。图例8为A4纸大小的酬金发放表，图中的折痕为调整轨迹，图例9为该凭证的最终效果图。图例8附件3、常用应用文的写作简介一、“通知”的写作格式通知的功能： 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这里主要介绍的是指示性通知和告知性通知两种。通知的写法：（1）标题：发文机关+事由+文种，如：省关于进一步做好城市蔬菜产销工作的通知；事
