办公自动化环境下的秘书工作

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1、前言随着科学技术的发展，在当前日新月异的社会环境下，办公自动化是必备的工作条件之 一，特别是计算机软硬件技术、网络通信技术、多媒体技术的发展和广泛应用。而秘书工作的性 质更要求秘书工作者在这样的环境下首当其冲的去适应和使用。这也对秘书工作者提出了新的任 务和要求，只有积极主动的去学习并掌握运用办公自动化，才能适应办公自动化这种新型环境下 的秘书工作。然而，这并非一朝一夕之事，我们必须从根本上去了解和掌握它，才能更好地去操控和应第一章办公自动化概述第一章 办公自动化概述1.1 办公自动化的概念及内容办公自动化，英文(Office Automation)，简称a是办公信息处理的自动化，它利用先进的

2、技 术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，使部分办公业务 活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一 机信息处理系统，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动 化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、 自动化、信息化、从而达到最大限度的提高 工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的 办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网 络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。1.2 办公自动化的特征办公自动

3、化是个新生事物，它涉面广泛，特征突出，总结起来有以下几个方面：1.2.1 内部通信简捷化建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无 需人为进行传递。1.2.2 信息发布快速化在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告 事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。1.2.3 工作流程自动化主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动 化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。1.2.4 文档管理程序化可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查

4、找手段。1.2.5 、辅助办公规范化它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相 结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。1.2.6 、信息集成高效化我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系 统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反 应速度和决策能力。而随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，办公自 动化的广泛应用于各行各业，秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的，不可避免的受到这浪 潮的冲击。然而，这之间还存在一个时间差，所以

5、对办公自动化的应用，还存有一些误区。传统 办公方 式是一只笔一叠纸，记忆方式则全部靠的是人胞，是“纯手工化”。而现在的“自动化”则是运 用计算机网络等高科技。有的人习惯了传统办公，认为自动化办公不如传统办公更得心应手。 也有人认为自动化仅仅是一种工具，既然是工具，那么传统办公就可以完成，根本不需要如今所 谓的自动化。例如：计算机只能发挥打字机的功能，传真机则是充当电话机，其他工具则是摆 设。更有甚者认为0A是一种潮流时尚，并没有认真对待。有鉴于此，本篇接下来就讨论一下传统办公与自动化办公之间的关系与区别。第二章传统办公与自动化办公的比较办公自动化与传统办公二者之间的共同点是办公二字。具体说来两

6、者均以“办公、办事、 办会”为落足点。那么，传统办公与自动化办公两者的区别表现在哪些地方呢？首先得弄清楚下列问 题：2.1 秘书在办公自动化环境中的主要工作内容2.1.1 省便的文字撰写在秘书工作过程中，不管传统办公还是自动化的办公都要接触许多文字工 作，如有关文件的撰写、信函的答复、数字的报表、资料的统计、政策、规章制度的制订等。传统 办公均以秘书的手写操作，费工费力费时，如果自动化办公这些只需以机代人，在计算机中加工 处理、存储、查询、分析、修改、协助决策活动。省时省工省力。2.1.2 快速的信息处理秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。 秘书工作中采集信息是其

7、起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的 信息也会因时过境迁而失去利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图 像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。而秘书还需要运用计算机技术进行信息 加工和处理，使信息表现的更易懂和简洁，传统办公的处理方法大多是交于上级直接进行最终的信 息发布阶段，自动化办公有利于信息的快速处理。相比较以前的信息传递手段来讲，自动化环境下 的信息传递已经走向快速、方便的“康庄大道”上了。现在可以通过计算机采集国内外的各种新闻 热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资 源共

8、享。如果不实行办公自动化信息管理，以来传统的人工收集、整理的老式办法，所得到的信 息会少、慢、差、误。给信息管理工作带来很多麻烦。2.1.3 新型的档案管理在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。 秘书人员在计算机上制作、接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储 存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先是将文件信息分门别类，建立一个文件夹，将 这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名：划分全宗群：进行编号和排歹IJ。这样为日后保 存、查阅提供了依据，既方便了管理，又省事省力省时省工。而如果用老套的档案管理方法，只能靠秘书工作人员埋头手抄整

9、理，这样费工费力费时，还易出差错， 甚至丢失重要文件档案，给国家带来难以估量的损失。秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安 全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好 库房温度：保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的 直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁 带、软盘、光盘进行检查、复制更新。2-2自动化办公之于传统办公的优势2.2.1 办公自动化能够提高秘书工作效率和质量秘书工作是一项参谋性、辅助性的工作，其工作内涵具有复杂性和

10、多变性的特征，内容包括辅助决策、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究 等。传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。传统办公环境下，秘书工作的开 展主要借助纸和笔进行工作，工作质量难以提高，工作效率难以提高。随着网络的发展，使秘书 工作与网络技术紧密结合在一起，实现办公自动化后，秘书工作主要借助先进科学设备进行处理 极大地提高了办公效率和工作质量，并且伴随着网络时代的来临，掌握信息的渠道更多更快更 新，从而使文件处理更加高效。2.2.2 办公自动化促使秘书工作产生“革命性”的三大变化在秘书工作中引进计算机技术和一系 列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的，它使传统的抄抄写写式

11、的秘书工作方式受到极 大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。一、处理情报信息方面的变化网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受 空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空 间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共 享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理 制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗 大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在通过intern

12、et之后，这些都可以在 internet上发布，提高效率，也节省了成本。信息 被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、 行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工 方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢传递手段落后 信息资源浪费、共享性 差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网 络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档 案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机 发表的指令

13、并按照需要在计算机上进行必要的文字处理，真正做到了 “眼观六路，耳听八方”，思 考问题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助 的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。二、处理各种统计数据方面的变化在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数 据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。三、办理会务工作方面的变化传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某 个特定的会议场所。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动 化系统中的电子日程表安排会议，仅需2-3分钟就安排

14、好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化 自动化系统不仅能科学地分配会议室 交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简 报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如 网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差 即可召开地区性或更大范围的会议。使用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工 作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工作方式。秘书的工作方 式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化。由于公文办 理、

15、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案 管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使0A与传 统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人 面对面的接触大为减少，纯手工。领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发 展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及 时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难操作的

16、成分大 大降低，秘书工作方式发生了重大变化。2.2.3 办公自动化促进秘书工作职能的扩展传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、档 案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网络的发 展，使秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统 的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务 都可以当作秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：2.2.3.1 领导工作中的需要题和通讯设备的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处 理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要 促进秘书工作职能的扩展。2.2.3.2 秘书工作的可能性网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书