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1、高校人事档案管理信息化初探论文导读：随着我国高校教育教学和人事制度改革的不断深入，人事档案作为个人和社会的实践载体,它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而，由于我国经济的飞速发展，人才的频繁流动，以及计算机网络技术的广泛应用，使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息化管理提供了条件，在学校建设与发展中起重要作用的高校人事档案管理工作遇到了新的挑战,旧的管理模式和方法已不能适应新形势的要求。在这种情况下,为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,高校应该积极地将信息技术与档案管理技术的方法结合起来,促进高校人事档案的信息化管理。关键词：高校，人事档案，信息化
2、随着我国高校教育教学和人事制度改革的不断深入，人事档案作为个人和社会的实践载体,它在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而，由于我国经济的飞速发展，人才的频繁流动，以及计算机网络技术的广泛应用，使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息化管理提供了条件，在学校建设与发展中起重要作用的高校人事档案管理工作遇到了新的挑战,旧的管理模式和方法已不能适应新形势的要求。在这种情况下,为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,高校应该积极地将信息技术与档案管理技术的方法结合起来,促进高校人事档案的信息化管理。一、信息技术在高校人事档案管理中的作用人事档案是记录个人从事各种社
3、会活动的文件,是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。人事档案管理信息化系统建设主要包括三个方面:运用计算机实现档案检索的自动化，运用缩微技术实现档案存贮的缩微化和运用现代化通讯技术实现档案信息的网络化。人事档案的利用过程，就是服务于高校改革大局的过程。随着高校岗位聘任制、人事分配制度、教学科研等各项改革工作的进一步深化，人事档案的利用率越来越高，特别是中层干部聘任、工资调标晋档、职称评聘、办理社会保险关系、离退休手续等多项工作中，查阅档案频繁，利用范围扩大，利用深度加强，利用时
4、效要求更高。把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。方便检索和查询资料，有利于查到、查全。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。论文检测。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。论文检测。二、如何搞好人事档案的信息化管理1、提高档案管理的信息化意识现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,增强对其信息性的认
5、识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。实现这一目的的条件就是从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，不断更新观念，勇于进取，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来。积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，大胆地进行设备更新努力学习现代化设备的实践技术，比如电子计算机技术、网络技术等，促进档案工作的发展跟上时代节拍。把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。2、提高管理人员的业务素质业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。当前我国高校档案
6、部门人员素质基本上存在着平均学历较一般单位档案馆人员要高，但取得档案专业学历者少。现有高校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，大多数人对计算机及其网络技术、摄影等现代信息技术的掌握尚嫌不足。随着信息时代的到来，计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具,它替代了传统的手工操作。因此,档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案,而是大量的电子文档。档案管理人员不再仅仅忙于收集、整理、进库取卷等繁琐、低效的工作,而是负责将丰富的档案信息予以数字化,并通过专用网络管理档案信息,使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识,能促进档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速
7、有效地收集信息,完整安全地保护信息,及时准确地提供信息,最大程度地利用信息。因此，管理人员在加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力的同时，还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致。3、加强
8、档案人员的安全防范意识信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给人事档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文档保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不
9、设界限、随随便便的麻痹思想。论文检测。电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。4、强化档案管理的法纪意识国家关于档案工作的法律、法规是我国档案工作健康发展的重要保证。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。在社会主义市场经济条件下人事档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的依法办事的意识，遵守档案利用工作纪律按照党和国家有关规定进行档案的管理，高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、
10、研究人事档案工作，组织人员学习档案法等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。总之，随着社会经济和高校教育事业，及计算机技术的迅速发展,旧的档案管理模式和方法已愈来愈不能适应发展要求了。在这种情形下，高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现高校人事档案管理的信息化，实现高校的档案管理的根本变革。高校人事档案管理取向科学化和信息化是一条必由之路，也应当成为今后此项改革的主要取向。【1】李华天，郑美可.高校人事档案管理存在的问题及对策J湖北水利水电职业技术学院学报 ,2007年6月.【2】徐盈,高征红.浅议高校档案管理人员应具备的素质J唐山职业技术学院学报, 2006年12月.【3】李飞虹. 高校人事档案的信息化管理J 才智，2008年8期。
