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1、Excel电子表格基础一、Excel的特点Microsoft Excel具有自动计算功能，在进行一些数据处理时，不仅制表容易，更重要的是Excel有自动重算功能，动了一个数据，与这个数据相关的数据自动重算，安排生产计划都很方便了。二、新建工作表（1）建立第一张工作表注：“工作簿”在Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作
2、表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。 在这里输入“序号” 步骤二、输入“姓名”， 步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“语文”，接着在位于右旁的两列中分别输入“数学”、“英语”等其他各列的内容，参见图 2。图6 填充数据后的效果注：使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。输入后效果如图6 填充数据后的效果所示。序号列的填充可以运用“自动填充功能”，自动填充功能中将具体谈到。（2）建立第二张工作表在同一本中文Microsoft Excel工作薄中，可以同时建立三份工作表，而
3、且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题：注意：中文Microsoft Excel的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容， 这一步操作与在Microsoft Word中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图3。顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。步骤二、按下键盘上的Ctrl C组合键。这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。与之相
4、应的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘贴)组合键也可以在中文Excel工作表中应用。 注：若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。步骤三、单击左下方的Sheet 2标签，参见图4示。Sheet 2是另一张工作表(Work Sheet)的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、
5、 Scroll Lock、Num Lock等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。步骤四、进入表格2后按下键盘上Ctrl V组合键，结果参见图 5。完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中。上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新表。若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与Microsoft Word中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。二、设置单元格格式与Microsoft Word一样，在中文Excel 20
6、00中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“期末成绩总评表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet 1标签，返回“期末成绩总评表”。（1)设置文字格式步骤一、参见图 6，单击行号1，选定此行中的文字内容。然后右击鼠标，进入图 7所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。 步骤二、进入图 8所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。步骤三、参见图 9 从“字体”窗口中选择一种合适的字体后，参见图 10，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。 此后，您还可以在“字体
7、”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子表格中，参见图 11。步骤一、参照图12，单击“序号”单元格，按住shift键，然后点击最后一个单元格，然后右击鼠标，进入图 13所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令,弹出对话框如图 14。 步骤二、参照图 15在“水平对齐”下拉菜单中选择居中，按新设置的水平对齐格式显示在电子表格中，参见图 16。（2)设置单元格格式步骤一、参见图 17，单击行号1，选中第一行，单击右键参照图18 选中“插入”插入行，为表格添加上标题。注：插入列时选中列，插入的行（列）
8、在选中行（列）之前。因此插入的时候要正确的选择。注意：若要删除某行（列），则选中该行（列）后，单击方法相似，只是此时选择的是“删除”。 步骤二、如图19，插入了两行后的效果图。在第一行中输入标题“加美小学部2007-2008学年度第一学期”输入之后的效果如图20所示。注：此时也可以手动来调节列宽，把鼠标放在两列之间，当鼠标出现指向左右两边的标志的时候，点击左键或者直接手动拖动。步骤三、参照图 21，选中合适的单元格，效果如图。之后点击右键选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“字体”选项卡，在“文本控制”中选中“合并单元格”参照图 22，然后设置“水平对齐”为“居中”。依照同样的方法添加
9、标题“期末成绩总评表”。效果如图 23所示。 三、应用函数中文Excel 2000提供有各种用于计算的函数，其中SUM将用于“总计” ，计算指定行中所有数值的和。AVERAGE将用于“平均” ，计算指定列中所有数值的平均值， “函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。请按下列步骤进行操作：（1) SUM函数步骤一、单击在“总分”列下的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图 24。步骤二、在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图 25。 在“插入函数”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在
10、“函数参数”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从“选择类别”列表窗中选定某类函数，然后从“选择函数”列表窗中选择此类函数的某一个。步骤三、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图 26。 如图27 就能在工作表中看到第一个学生的总分数了。（2) AVERAGE函数函数AVERAGE的使用方法，请按下列步骤进行操作：步骤一、加入标题“平均分”，计算各科的平均成绩，选定某一列的数据之后，参见图 24 选择“函数”命令 。步骤二、在“插入函数”对话框的“选择函数”列表窗中选定AVERAGE函数，然后单击“确定”按钮，参见图 25。结束后效果如图 28所示
11、。 四、自动填充功能自动填充功能是Office系列产品的一大特色，而这在Excel中尤为重要。当表格中的行或列的部分数据形成了一个序列时（所谓序列，是指行或者列的数据有一个相同的变化趋势。例如:数字2、4、6、8，时间1月1日、2月1日等等），我们就可以使用Excel提供的自动填充功能来快速填充数据。 对于大多数序列，我们都可以使用自动填充功能来进行操作，在Excel中便是使用“填充句柄”来自动填充。（所谓句柄，是位于当前活动单元格右下方的黑色方块，你可以用鼠标拖动它进行自动填充。）前面已经提过序号列也可以用“自动填充功能”填充，下面来具体说明：将序号下的数值“1”清除，效果如图29所示。接下
12、来可以用“自动填充功能”清除其他序号单元格的内容。效果如图31所示。反过来，用“自动填充功能”填充序号的方法如下：在序号列下一单元格中输入“1”，选中此单元格，待出现填充柄后自动填充，完毕之后出现如图32所示菜单，出现图片，点击鼠标左键，之后选中“以序列方式填充”，效果如图33所示。如图28 “总分”和“平均值”只计算出了部分值，参照图34 选中单元格, 待出现填充柄后自动填充，填充完毕后效果如图34。而不需要再插入函数。如果在你的Excel工作表中没有显示的填充句柄，那么可以执行“工具/选项”命令，在弹出的窗口中选择“编辑”标签，最后在编辑标签中选择“单元格拖放功能”复选框（如图35）。 五
13、、制作排名榜把所有学生按照“总分”从高到低的顺序进行排序，其操作方法是这样的：步骤一、参照图36，选定单元格。步骤二、单击“数据”菜单中的“排序”，打开排序对话框如图37所示。 步骤三、将“总分”作为主要关键字，并在其右边的单选框中选“降序”，表示要将“总分”从高到低排列。同时检查是否选中了“有标题行”。步骤四、单击“确定”完成排序。注：在排序的对话框中，有三个排序依据。他们分别是：主要关键字、次要关键字和第三关键字。其关系是先按主要关键字排序、主要关键字相同时，再按次要关键字排序，最后才是第三关键字。如果选了对话框中的“有标题行”，计算机统计时会自动把标题排除在外。六、数据筛选现在我们再根据
14、学生语文成绩情况给他们划分等级，等级划分情况如下表：分数等级ABCD总分85分以上75分84分60分74分60分以下现以评选“A”级为例，说明怎样进行此操作。步骤一、打开“期末成绩总评表”，在G3单元格输入“等级”步骤二、现将表格中数据都选中，包括标题，再依次选中“数据”、“筛选”、“自动筛选”，出现如下图39所示。步骤三、单击“语文”列的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“（自定义）”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图40。步骤四、“分数等级为A”的条件是“85分以上”，即数学上的“大于或等于85”，.因此应这样填写对话框：单击“确定”后，在筛选处的单元格中输入“A”。运用“自动填充功能”，
15、可以完成“A”的输入，效果如下图41所示。 步骤五、“分数等级为B”的条件是“7584分”，即数学上的“小于或等于84”，同时“又大于或等于75”。因此应该这样填写对话框：注：因为要同时满足两个条件，所以要选择两排之间的“与”。单击“确定”后，表格中只列出了等级为“B”的学生。步骤六、运用同样的方法，完成等级为“C”或“D”的学生的筛选以及数据录入。步骤七、全部学生的等级数据录入后，再次选择“数据”、“筛选”、“自动筛选”，则表格回到正常状态。等级已经评出来，操作后效果如图43所示，。 七、调整列中的文字位置由图 44可见,在这一份“期末成绩总评表”中，仅使用了当前工作表中的部分列，有必要清除那些并没有使用的列，便于直观的将数据呈现出来，请按下列步骤进行操作：步骤一、使用拖动的方法选定那些没有使用的列，结果如图 45所示。 在中文Excel 2000中,通常是从A1开始使用各单元格的，这样那些没有使用的列就会是靠后面的列了。在本例中操作时，应当单击列标H后进行拖动，否则就不能选择这些列中所有单元
