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1、2024年合同流程管理制度3篇 目录 第1篇公司合同管理工作流程 第2篇房地产项目工程合同管理流程指引 第3篇对外签订合同流程管理规定 对外签订合同流程管理规定 对外签订合同流程管理的规定 为了加强对外签订合同的管理,保证合同的合法有效,避免市场经济中的风险,有效地防止和减少集团公司的下属公司在房地产开发经营和建设工程承包项目中可能发生的经济损失,特制定本规定,希各公司严格遵照执行。 一、签订合同前的准备 1、公司经办人必须要求对方当事人提供营业执照、资质证明复印件进行核实,并了解其诚信、履约能力;对方是公民的,要求提供身份证及复印件进行核实。 2、公司经办人请合同管理员在公司网络上下载打印有
2、关合同文本底稿,并结合对方当事人提供的合同文本,与对方当事人协商、修改、确认合同条款。 3、合同一般应当包括以下内容: 1当事人的名称、姓名和住所; 2标的、数量; 3质量、质量标准、异议期、质保期; 4价款或者报酬; 5履行期限、地点和方式; 6违约责任; 7解决争议的方法;一般情况下约定由公司住所地人民法院管辖。 4、与对方当事人协商修订合同中,必须注意以下事项: 1对方当事人的名称和住所必须准确、清楚; 2合同对标的的约定应明确无误。标的物的名称、型号、规格、品种、等级、花色、数量等要具体;对不易确定的无形财产(如商标、专利、技术秘密等)、劳务、工作成果等尽量描述准确明白。 3质量:国家
3、有强制牲标准的,首先必须按国家标准执行;其次按行业标准、企业标准执行;无国家标准和行业标准的,当事人双方也可以在合同中约定质量标准。 合同中必须约定质量保证期,一般不低于两年;国家、行业有规定的适用国家行业规定。 合同中可以约定质量检验方法、质量异议期,质量异议期尽量延长时间,力争与质量保证期一致。 4合同价款。在与对方当事人协商修订合同时,合同的价款应得到公司核算员及有关公司领导的批准。 5合同履行期限、地点和方式应当具体明确。涉及到公司对外给付价款义务的,应参照公司财务规定执行,留有较充分的时间余地,尽量避免我公司违约。如因特殊情况,付款期限与公司财务规定不一的,应事先征求财务部门意见,可
4、适当予以调整。 6违约责任是保证合同履行的重要条款,在合同中一般采用定金、违约金、赔偿损失的责任形式,不应采用罚款的形式。 合同中约定我公司违约责任的,可采用下列表述方式: a、按银行同期贷款利率偿付违约金; b、赔偿对方实际经济损失; c、每天按合同总价款(或已付款额)万分之1.84偿付违约金;(依据银行长期贷款利率上浮30%计算) d、每天按银行同期同类贷款逾期罚息计算违约金。 7我公司是建设方主体,因苗木裁种、养护,或者室内装饰装璜,或者铺设路面、路牙、护栏等零星工程需雇佣劳务工人,我公司可与被雇佣人直接签订劳务用工协议,明确双方权利义务;如我公司是承包方,除了签订上述劳务用工协议外,还
5、可签订内部工程承包协议,以规避转包、分包的风险。 8如我公司与外公司合作,决定用某方名义投标、承接建设工程,双方应签订联营协议。但联营协议中应回避挂靠、借用资质等违法表述,可采用互为母子公司等形式,防范可能的风险。 5、经与对方当事人对合同主要内容协商一致后,经办人拟定正式合同文本底稿,交各公司合同管理员登记编号备查。 各公司合同管理员应建立登记制度(登记簿登记或电脑登记均可),登记内容中应明确经办人或合同履行监督人。 二、合同的审查批准和签订。 6、各公司合同管理员将合同登记编号后,依次将合同文本底稿报送公司分管副总经理、总经理、集团公司法务室审核、审批。房地产开发公司的合同底稿最终由董事长
6、审批签发。 7、各公司的分管副总经理、总经理,应当依照本规定第一部分的要求审核审批合同,并对其负责。 8、公司法务室应当从法律的角度审核合同底稿,并提供法律建议,供各公司总经理参考。对一些明显不符合国家法律法规规定,但在当前公司经营中又暂时无法避免的、可能无效的合同,法务室应从维护公司经济利益出发,审核合同时尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失;或以一较小的风险来回避更大的风险。 9、合同管理员对法务室审核合同中提出的法律建议,应报各公司总经理决定是否采纳、修改 。 10、合同底稿按程序审核审批定稿后,合同管理员将合同底稿交还经办人;经办人制作正式合同文本,由双方当事人签
7、字盖章,并将合同底稿交集团公司内勤存档备案。各公司合同管理员应留存一份合同复印件备查。 三、合同的履行。 11、合同经双方当事人签名盖章生效后,应由经办人或各公司总经理指定的专人负责监督合同的履行;在合同履行期间,经办人或合同履行监督人负有下列责任: 1收集保管合同履行中形成的所有书面文字、来往信函等资料;并在此项工作换人负责时,在各公司合同管理员处办理合同材料交接手续;由合同管理人对更换经办人进行变更登记,未办变更登记手续的,经办人或接受人均可拒绝办理交接手续。 2合同履行中发生违约行为或重大争议时,及时向各公司总经理汇报,并研究决定应对措施。 3合同履行终结,应将合同和履行中形成的所有文字
8、材料按时间顺序装订成档案,交各公司合同管理员审核。 12、公司财务部门对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责,尽可能地避免我公司逾期付款的违约责任。 13、公司将设立档案室,指定专人兼管,负责接受和保管各公司合同管理员归档的合同档案。 14、合同履行中,经办人或合同履行监督人应按下列规定执行: (1)合同生效后,发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明的,应及时与对方当事人补充协议。 (2)合同生效后,发现我公司对订立的合同有重大误解,或合同显失公平,或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的,应在知道后一年内行使撤销权。 (3)合同约定对方当事人应先履
9、行而未履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定双方应同时履行,对方未履行而要求我公司履行的,我公司有权拒绝其履行要求;合同约定我公司应先履行的,但有确切证据证明对方:a、经营状况严重恶化的,b、转移财产、抽逃资金、逃避债务的,c、丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及时书面通知对方。对方提供担保时,我公司应恢复履行。 (4)在合同履行期间,对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的,经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行,我公司应按合同约定书面通知对方解除合同,并可追究对方的违约责任。 (5)买卖合同约定检验期的,我公司是买受人的,应当在检验期内检验
10、,并立即将标的物的数量和质量不符合约定的情形通知出卖人。没有约定检验期间的,我公司应当在发现或者应当发现标的物的数量或者质量不符合约定的合理期限内或者收到标的物后的两年内通知出卖人。对标的物有质量保证期的,适用质量保证期,不适用两年的规定。 (6)以样品作为买卖合同质量验收标准的,我公司当时不知道样品有隐蔽瑕疵,对方交付的标的物虽与样品相同,我公司仍可主张对方交付的标的物应当符合同种物的通常标准。 (7)勘察、设计合同,因质量不符合要求或者未按照期限提交勘察、设计文件拖延工期给我公司造成损失的,我公司可以要求勘察、设计人继续完善勘察、设计,减收或免收勘察、设计费并赔偿损失。 (8)集团公司下属
11、公司之间签订的各类合同,也应严格按本规定执行。发生纠纷的,可由公司领导协商解决;最终可上报集团公司请求协调解决。 (9)合同履行中与对方当事人发生纠纷的,应准备完整的合同及履行资料和书面报告,向集团公司法务室咨询;法务室在研究资料的基础上,及时地提供书面法律意见,为各公司领导决策服务。 (10)合同履行中遇有紧急情形,需立即采取措施的,应向公司领导汇报后,邀请法务室人员参加会议,共同研究决定处理方案。 房地产项目工程合同管理流程指引 项目工程合同管理流程(指引) 1.目的 明确工程合同编制、签署、审批和执行等各个环节的操作要求,明确相关部门责任,避免经济纠纷和规避风险,保护公司利益。 2.适用
12、范围 适用于项目合作工程合同及工程开发过程中的各种重要的经济工程合同。 3.术语与定义 3.1工程合同文本是指公司与其它单位或部门之间签署的工程合同文书(正本)及相关的法律文件(如合约对方的营业执照、法定代表人证明书等资料)。 4.职责 4.1总部-造价部 4.1.1负责编写标准工程合同文本。 4.1.2负责签署战略采购协议和监控项目公司备案合同。 4.2项目公司-造价部 4.2.1负责工程合同谈判和起草工程合同文件。 4.2.2负责工程合同交底、存档和报备。 4.2.3负责工程合同执行中的内部和外部沟通。 4.2.4负责对工程合同执行情况进行评估和总结,提出改进公司标准化工程合同的建议。 4
13、.2.5负责按工程合同约定向工程合同单位提出违约索赔。 4.3项目公司-财务部 4.3.1负责审核付款条款合理性。 4.3.2负责发票处理方式和税务条款合理性。 4.3.3审核工程合同的经济条款。 4.3.4依照工程合同规定,审查付款凭据,办理付款手续; 4.3.5发现问题,及时向公司领导报告。 4.4项目公司总经理 4.4.1经董事会授权的工程合同签定及变更的审批权。 5.工作程序 5.1编制标准工程合同文本 5.1.1总部造价部负责组织编写标准工程合同文本,并在全公司范围内统一参考使用; 5.1.2施工总包、监理、勘察、桩基检测、有线电视、电信、用水、用电、设计工程合同的行业示范版本经相关
14、部门审核通过后,最终由公司总裁批准生效; 5.1.3根据工程合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论,标准工程合同文本应持续改进。 5.1.4公司总部及项目公司应根据发展需要及各职能部门实际能力以工程合同管理授权书的方式进行工程合同经办及审批的授权,授权范围变更时,原授权书作废。 5.2确定工程建设合作方 5.2.1工程建设单位选择必须按照工程采购管理流程的有关规定来选择; 5.2.2政府行为、行业垄断的合作方可参加政府招投标或直接签订工程合同;其他需要与指定单位签署工程合同的,需经过公司招标委员会批准。 5.3工程合同谈判和草拟 5.3.1工程合同由项目公司经办部门负责草拟,总部已制订标准文本的,应尽量采用标准合同文本; 5.3.2采用工程合同标准文本的,经双方协商,可以对标准条款进行修改,也可增加补充条款。 5.3.3政府有关部门有强制性规定,可采用所要求的工程合同文本;公司尚未制定或不宜采用工程合同标准文本的业务,应参照以往的工程合同或最相类似的工程合同
