项目协调与沟通

工程项目管理工程项目管理第九章第九章 项目协调与沟通项目协调与沟通第一节第一节 概述概述 协协调调是是为为了了解解决决各各系系统统之之间间，各各系系统统要要素素之之间间的的界界面面问问题题，解解决决它它们们之之间间的的不不一一致致和和矛矛盾盾，使使系系统统结结构构均均衡衡，使使项项目实施和运行过程顺利。目实施和运行过程顺利。项目经理项目经理是协调的中心和沟通的桥梁。是协调的中心和沟通的桥梁。在在整整个个项项目目的的目目标标设设计计、项项目目定定义义、设设计计和和计计划划、实实施施控控制制中中有有着着各各式式各各样样的的协协调调工工作作，在在各各种种协协调调中中，组组织织协协调调具具有有独独特特的的地地位位，它它是是其其它它协协调调有有效效性性的的保保证证，只只有有通通过过积积极极的组织协调才能实现整个系统全面协调的目的。的组织协调才能实现整个系统全面协调的目的。一、协调一、协调同心协力、配合适当同心协力、配合适当团结一致、活动和努力统一和谐团结一致、活动和努力统一和谐1、特点、特点内容多、涉及面广内容多、涉及面广协调对象以人为主协调对象以人为主协调重在沟通联络协调重在沟通联络时间长，存在磨合期时间长，存在磨合期2、内容、内容外部环境的协调外部环境的协调项目参与各方的协调项目参与各方的协调项目参与单位内部的协调项目参与单位内部的协调二、沟通沟通是组织协调的手段。通过沟通可达到：沟通是组织协调的手段。通过沟通可达到：1使总目标明确，项目参加者对项目的总目标达成共识。使总目标明确，项目参加者对项目的总目标达成共识。2解决组织成员间障碍的基本方法，使各种人、各方面互解决组织成员间障碍的基本方法，使各种人、各方面互相理解、了解，建立和保持较好的保持团队精神，使人们积相理解、了解，建立和保持较好的保持团队精神，使人们积极地为项目工作。极地为项目工作。3使人们行为一致，减少摩擦、对抗，化解矛盾，达到使人们行为一致，减少摩擦、对抗，化解矛盾，达到一个较高的组织效率。一个较高的组织效率。4保持项目的目标、结构、计划、设计、实施状况的透保持项目的目标、结构、计划、设计、实施状况的透明性，当项目出现困难时，通过沟通使大家有信心、有准备，明性，当项目出现困难时，通过沟通使大家有信心、有准备，齐心协力。齐心协力。三、项目沟通的困难三、项目沟通的困难1沟通网络复杂沟通网络复杂 2参与各方行为动机的不一致参与各方行为动机的不一致 3由于项目是一次性的，项目组织都是新的成员、新的对象、由于项目是一次性的，项目组织都是新的成员、新的对象、新的任务，则项目的新的任务，则项目的组织摩擦大组织摩擦大。4企业组织中企业组织中反对变革反对变革的态度。的态度。5人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言不同，产生了人们的社会心理、文化、习惯、专业、语言不同，产生了沟通的障碍沟通的障碍。6在项目实施过程中企业和项目的战略方针和政策的在项目实施过程中企业和项目的战略方针和政策的不稳定不稳定性性，会造成协调的困难，造成人们行为的不一致。，会造成协调的困难，造成人们行为的不一致。四、工程项目中最主要的几种沟通过程四、工程项目中最主要的几种沟通过程 工工程程项项目目的的经经理理是是沟沟通通的的中中心心，围围绕绕着着他他有有几几种种最主要的沟通过程：最主要的沟通过程：1项目经理与业主的沟通；项目经理与业主的沟通；2项目经理与承包商的沟通；项目经理与承包商的沟通；3项目经理与项目经理部内部成员的沟通；项目经理与项目经理部内部成员的沟通；4项目经理与企业职能部门的沟通项目经理与企业职能部门的沟通第二节第二节 沟通与激励技巧沟通与激励技巧沟通的意义沟通的意义沟通就是将一个人的意思和观念沟通就是将一个人的意思和观念,传达传达给别人的行动给别人的行动.沟通就是什么人说什么话沟通就是什么人说什么话,经由什么路经由什么路线传至什么人线传至什么人,而达成什么效果而达成什么效果.沟通就是将观念或思想由一个人传递沟通就是将观念或思想由一个人传递至另一个人的程序至另一个人的程序,其目的是使接受沟其目的是使接受沟通的人通的人,获致思想上的了解获致思想上的了解.沟通的过程沟通的过程信息源信息源编码编码通通 道道解码解码接受者接受者反反 馈馈原来是原来是 这样这样!沟通的模型沟通的模型信息信息理解理解发送人发送人接受人接受人沟通的模型沟通的模型信息信息理解理解发送人发送人接受人接受人沟通障碍或沟通障碍或者信息失真者信息失真沟通的四大目的沟通的四大目的1.1.说明事物说明事物 (信息表达信息表达)2.2.表达情感表达情感表露观感表露观感?流露感情流露感情?产生感应产生感应3.3.建立关系建立关系暗示情分暗示情分?友善友善(不友善不友善)?)?建立关系建立关系4.4.透过关系透过关系?明明(暗暗)说说?达成目标达成目标上情下达上情下达;下情上达下情上达沟通的三种方式沟通的三种方式面对面面对面 当面说不出口当面说不出口书面书面 写一大堆他看都不看写一大堆他看都不看电话电话 看不见他可有在听看不见他可有在听缺点缺点没有更好的方法没有更好的方法,只有尽量求其有效只有尽量求其有效.存心站在不好的立场来把事情做的更好存心站在不好的立场来把事情做的更好,任何任何方式都可能有效方式都可能有效.有效沟通的步骤有效沟通的步骤了解你要说些什么了解你要说些什么.(5W2H)了解你的对象了解你的对象.引起对方的注意引起对方的注意.确定对方了解你的意思确定对方了解你的意思.让对方记忆永存让对方记忆永存.不时要求回馈不时要求回馈.付诸行动付诸行动.沟通之道沟通之道,贵在贵在于先学少说话于先学少说话Who Who 是谁是谁WhatWhat是什是什 Where Where 什么地方什么地方WhenWhen什么时候什么时候Why Why 什么原因什么原因How many How many 多少多少 How to How to 怎么做怎么做有效的影响技巧有效的影响技巧观察的技巧观察的技巧倾听的技巧倾听的技巧澄清回馈的技巧澄清回馈的技巧引起共鸣的技巧引起共鸣的技巧1、观察的技巧、观察的技巧注意眼神注意眼神掌握姿势掌握姿势反复次数反复次数声调高低声调高低眼睛是心灵的窗口眼睛是心灵的窗口.沟通的可视性多于可听性沟通的可视性多于可听性 一个人能从生活和自然中获取到什么，取决于他能将一个人能从生活和自然中获取到什么，取决于他能将多少思想投入于观察。多少思想投入于观察。美美弗兰科弗兰科.哈德哈德克克 目光接触的技巧目光接触的技巧 心理学家做过的实验表明，人们视线相心理学家做过的实验表明，人们视线相互接触的时间，通常占交往时间的互接触的时间，通常占交往时间的30%60%30%60%。如果超过如果超过60%60%，表示彼此对对方的兴趣可能大，表示彼此对对方的兴趣可能大于交谈的话题；低于于交谈的话题；低于30%30%，表明对对方本人或，表明对对方本人或话题没有兴趣。话题没有兴趣。视线接触的时间，除关系十分密切的人外，视线接触的时间，除关系十分密切的人外，一般连续注视对方的时间在一般连续注视对方的时间在12秒钟内，而美秒钟内，而美国人习惯在国人习惯在1秒钟内。秒钟内。有效的倾听有效的倾听听听(listen)(listen)：对声波振动的获得：对声波振动的获得倾听倾听(hear)(hear)：对信息的理解：对信息的理解 倾听就是接收其他人所讲的一切，倾听就是倾听就是接收其他人所讲的一切，倾听就是理解其他人的想法，理解并不意味着接受。理解其他人的想法，理解并不意味着接受。倾听的障碍倾听的障碍客客观观障障碍碍 噪音和嘈杂的环境，噪音和嘈杂的环境，人太多，使用电话，人太多，使用电话，方言，夹杂着外语的方言，夹杂着外语的表述，身体状态不佳，表述，身体状态不佳，对谈话者所谈话缺乏对谈话者所谈话缺乏基本的了解基本的了解 主主观观障障碍碍 没有参与感，没有参与感，语不投机，语不投机，害怕听其他人说。害怕听其他人说。1.1.使目光接触。当您在说话时，对方却不看您，您使目光接触。当您在说话时，对方却不看您，您感觉如何？感觉如何？2.2.展现赞许性的点头，微笑及恰当的面部表情。展现赞许性的点头，微笑及恰当的面部表情。3.3.避免分心的举动或手势。避免分心的举动或手势。4.4.适当的提问。适当的提问。5.5.复述对方的意思。复述对方的意思。6.6.避免中间打断说话者。避免中间打断说话者。7.7.不要多说。不要多说。8.8.使听者与说者的角色顺利转换使听者与说者的角色顺利转换。倾听并不意味着接受倾听的要点：首先忘掉自己立场和见解，倾听并不意味着接受倾听的要点：首先忘掉自己立场和见解，让对方把话说完（保持沉默），允许别人有不同的观点（求让对方把话说完（保持沉默），允许别人有不同的观点（求同存异）。同存异）。“我不同意你的观点，但我誓死捍卫你说话的我不同意你的观点，但我誓死捍卫你说话的权利。权利。”法法 伏尔泰伏尔泰倾听能力自我问卷倾听能力自我问卷请回答以下请回答以下1515个题目个题目.对每个问题回答是或否对每个问题回答是或否,请请根据你在最近的会议或聚会上的表现真实填写根据你在最近的会议或聚会上的表现真实填写.1.1.我常常试图同时听几个人的交谈我常常试图同时听几个人的交谈.2.2.我喜欢别人只给我提供事实，让我自己作出解我喜欢别人只给我提供事实，让我自己作出解释释.3.3.我有时假装自己在认真听别人说话我有时假装自己在认真听别人说话.4.4.我认为自己是非言语沟通方面的高手我认为自己是非言语沟通方面的高手.5.5.我常常在别人说话之前就知道他要说什么我常常在别人说话之前就知道他要说什么.倾听能力自我问卷倾听能力自我问卷6.6.如果我不感兴趣和某人交谈如果我不感兴趣和某人交谈,我常常通过注我常常通过注意力不集中的方式结束谈话意力不集中的方式结束谈话.7.7.我常常用点头我常常用点头,皱眉等方式让说话人了解我皱眉等方式让说话人了解我对他说话内容的感觉对他说话内容的感觉.8.8.常常别人刚说完常常别人刚说完,我就紧接着谈自己的看法我就紧接着谈自己的看法.9.9.别人说话的同时别人说话的同时,我也在评价他的内容我也在评价他的内容.10.10.别人说话的同时别人说话的同时,我常常在思考接下来我要说我常常在思考接下来我要说的内容的内容.倾听能力自我问卷倾听能力自我问卷11.11.说话人的谈话风格常常会影响到我对内容的说话人的谈话风格常常会影响到我对内容的倾听倾听.12.12.为了弄清对方所说的内容为了弄清对方所说的内容,我常常采取提问的我常常采取提问的方法方法,而不是进行猜测而不是进行猜测.13.13.为了理解对方的观点为了理解对方的观点,我总会下工夫我总会下工夫.14.14.我常常听到自己希望听到的内容我常常听到自己希望听到的内容,而不是别人而不是别人表达的内容表达的内容.1515当我和别人意见不一致时当我和别人意见不一致时,大多数人认为我理大多数人认为我理解了他们的观点和想法解了他们的观点和想法.倾听能力自我问卷倾听能力自我问卷(答案答案)以下所示以下所示1515个问题的正确答案，是根据倾听理论个问题的正确答案，是根据倾听理论得来的。得来的。(1)(1)否否(2)(2)否否(3)(3)否否(4)(4)是是(5)(5)否否 (6)(6)否否(7)(7)否否(8)(8)否否(9)(9)否否(10)(10)否否(11)(11)否否 (12)(12)是是 (13)(13)是是 (14)(14)否否 (15)(15)是是倾听能力自我问卷倾听能力自我问卷(答案答案)为了确定您的得分为了确定您的得分,把错误答案的个数加把错误答案的个数加起来起来,乘以乘以7,7,再用再用105105减去它减去它,就是您的就是您的最后得分最后得分.如果您的得分在如果您的得分在9110591105之间之间,那么恭喜您那么恭喜您,您有良好的倾听习惯您有良好的倾听习惯;得得分分77907790表明您还有很大程度可以提高表明您还有很大程度可以提高;要是您的得分还不到要是您的得分还不到7676分分,很不幸很不幸,您您是一位很差劲的