标牌有限公司文件控制程序(DOC 58页)

柳州市剑泉标牌有限公司 文件控制程序 文件编号：QP01-A 版号：A0 1 目的 对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件是有效的。 2 适用范围 适用于本公司内部与质量管理体系有关的文件的控制。文件媒体可以是纸张、磁盘、照片、标准样品、其它电子媒体或它们的组合等。 3 术语 3.1 文件：信息及其承载媒体。这里指与质量管理体系运行有关的文件，包括质量手册、程序文件、质量计划、实施文件(包括管理制度、技术标准、操作、规程、作业指导书等)。设计图纸、质量记录(表格)以及适当的外来文件(如国定或行业标准、政府法律、法规等)。 3.2 资料：指为形成质量管理体系文件提供信息或数据的参考性文件，包括外来的、内部的与质量管理体系有关的(过期失效)文件及新技术资料等。 3.3 规范：阐明要求的文件。4 职 责 4.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。 4.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。 4.3 行政部负责所有受控文件的分类、编号、发放、回收、销毁及原稿的保存。 4.4 各部门负责相关文件的编制和使用、保管，部门负责人负责相关文件的批准。 4.5 技术文件由生产综合部统一管理，并编制《技术文件管理办法》和《技术文件编号规则》。 5 工作程序 5.1 文件的编制 各部门负责编制本部门主控的程序文件、作业指导书、管理制度、技术文件等，并领导相关领导和部门会签制度。会签后的文件以主管领导批准后实施。 58 5.2 文件的批准发布 5.2.1 质量手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准发布。 5.2.2 本公司作业指导书、管理制度、技术文件等由主管领导批准发布。 5.3 文件的修改 5.3.1 文件的原稿制作部门应定期对文件进行评审，当本公司组织、产品、工作流程、法律法规要求等发生变化时，应考虑是否对文件进行适当的修改。 5.3.2 文件的修改由原编制部门提出，按规定会签、审批，并注明文件修改状态。文件的修改页应按原规定范围发放，做好发放记录、并收回作废页。 5.3.3 当由于文件的文字或排版错误需要个别修改时，该文件的控制部门应保证所有文件均得到一致的修改(如手工划改)。 5.3.4 当文件换页页数超过总页数的 30%或质量字管理体系发生较大变动或其它情况需要时，应考虑改版。 5.3.5 文件修订后，文件持有者应及时填写《文件修订记录》。 5.4 文件的编号和标识 5.4.1 文件必须编号。公司文件按以下方式统一分类、编号： a) 质量手册 ID QM 质量手册代号 公司代号 b) 程序文件 ID QP ××- × 版本号(A、B、C……) 程序文件序号 程序文件代号公司代号 c) 作业指导书(管理规定) W1 ×× ×××× 文件流水号 部门(技、质、生……) 作业指导书(管理规定)代号 d) 表格编号 QR X.X.X – XX 表格序号 相关标准条款号表格代号 e) 外来文件 WL ×××× 文件流水外来代号 5.4.2 质量手册、程序文件、实施文件、技术图纸等受控文件一律加盖“受控”章。 5.5 文件的发放和回收 5.5.1 行政部负责文件的发放回收。 5.5.2 文件应按规定范围按发放号发放，并填写发放记录，确保需要文件的各类人员都能得到适用的有效文件。 5.5.3 质量手册和程序文件的发放范围及分发编号： 总经理 01 管理者代表 02 行政部 03 生产综合部 04 经营部 05 供应部 06 5.5.4 若文件需要复印，须经部门负责人批准，且受控应与原文件保持一致。 5.5.5 文件破损难以继续使用时，应办理更换手续，以旧换新(发放号不变)。如丢失，须重新办理领用手续，注明为补发文件。 5.5.6 文件换版发放时，应收回旧版文件，并按原发放范围发放。 5.5.7 文件持有者如离开本岗位，应按原发文件如数交回。 5.6 文件和资料的作废 作废、过期文件由该文件的控制部门下达作废通知、集中销毁。如仍有保留价值需留存备查时，须在该文件上注明“作废”标识、并单独存放。 5.7 文件和资料的保管和归档 各部门应指定专人保管，对文件和资料及时进行归档、分类、编目、立卷等， 以使于识别和检索。 5.8 外来文件的控制 5.8.1 各部门可通过国家标准局的标准出版信息、报纸、互联网等收集有关国际、国家、行业标准或规范的最新版本，并及时通知行政部，按规定范围发放和回收。外来文件应有“文件标识”。 5.8.2 各部门若收到上级有关部门颁发的质量管理文件、且经主管领导批准引用后，应及时通知行政部，按规定范围发放。 5.9 文件和资料的清单控制 各部门应建立各自“有效文件清单”，以识别文件的现行修订状态。行政部对 各部门的有效文件清单进行整理、汇总，每年发布一次本公司“有效文件总清单”。 5.10 质量记录按《质量记录控制程序》执行。 7 表格 QR4.2.3-01 发文登记表QR4.2.3-02 收文登记表QR4.2.3-03 外来文件登记表－04 有效文件清单－05 文件借阅登记表 QR4.2.3-06 作废文件销毁记录表 柳州市剑泉标牌有限公司 质量记录控制程序 文件编号：QP02-A 版号：A0 1 目的 规范质量记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量活动等有效运行。为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。 2 适用范围 本程序文件适用质量体系有关的所有记录。 3 职责 3.1 公司各级负责人负责相关质量记录的编制、处理和审批。 3.2 各部门负责相关质量记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理、 3.3 管理者代表负责监督、审查、质量记录控制的实施情况。 3.4 质量记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。 4 工作程序 4.1 质量记录的分类、范围和形式 4. 1. 凡质量体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属“质量记录”的范围。 对需要控制的记录，可分为下列两种类型： a) 与质量体系运行有关的记录，主要有：质量体系审核、管理评审、合同评审、合格供方评定、纠正和预防措施，培训和考核等记录。 b) 与产品有关的记录，主要有“质量检验记录、不合格处置、产品让步等记录。 4.1.2 质量记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。 4.2 质量记录样式的编制和审批 4.2.1 各部门根据需要，可自行编制质量记录样式，并按《文件控制程序》表号说明给质量记录样式唯一“表号”。 4.2.2 新编制的质量记录样式，需经部门负责人、公司主管领导审批（可与文件一起审批，单独审批时，采取在背面签名的方式进行）。 4.3 质量记录样式的发放与更改 4.3.1 按《文件控制程序》的发放与管理 4.3.2 行政部编制样式目录 “质量记录汇总表”，分发给各部门使用， 4.3.3 质量记录样式的更改，需经部门负责人、公司主管领导批准并给予新的编号，更后的样式按《文件控制程序》的要求发放，同时回收旧样式。 4.4 质量记录的管理 4.4.1 填写要求 质量记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更改，并签名，必要时证明日期。 4.4.2 各部门应适时对记录进行收集、归档 4.2.3 查阅、借阅 a) 已归档的质量记录，借阅时应填写“文件借阅登记表”。 b) 所有记录的原件，一律不借给公司以外的单位、人员。 4.4.4 质量记录的标识、贮存和保护 a) 质量记录按类别装订成册，做好标识，保存在适当的档案柜中使于查阅，并注意防鼠、防潮、防止损坏、变质和丢失。 b) 采用其它媒体的质量记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失。必要时，可复制备用。 4.5 外来质量记录的控制 4.5.1 供应商提供物质的有关质量记录，由供应部交生产综合部管理。 4.5.2 顾客质量投诉，由经营部交生产综合部管理。 4.5.3 其它外来记录由相应的部门保存。 4.6 质量记录的保存期 质量记录的保存期按“质量管理制度”执行，没有特别规定的，保存期为一年。 4.7 质量记录的处理 4.7.1 已超过保管期且无查阅价值的记录由文管员填写“文件销毁申请单”，由部 门负责人审批后，文管员负责销毁。 5 表格 －01 质量记录目录及其保存期 柳州市剑泉标牌有限公司 管理评审程序 文件编号：QP03-A 版号：A0 1 目的 确保公司的质量方针、质量目标少质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。 2 适用范围 2.1 适用于本公司质量管理体系评审工作。 3 术语 3.1 管理评审：为确定质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，以达到规定的目标所进行的活动。 3.2 有效性：完成策划的活动和达到策划结果的程序。 4 职责 4.1 总经理负责主持管理评审会议，批准管理评审计划和管理评审报告。 4.2 各部门负责准备和提供本部门管理评审中所需的资料和数据，并负责管理评审结论中的纠正和预防措施的实施。 4.3 管理者代表负责编制管理评审计划。 4.4 行政部负责对和预防措施进行跟踪验证。 5 工作程序 5.1 管理评审计划 5.1.1 一般情况下管理评审每年进行一次，安排在年末或年初进行。 5.1.2 在本公司内、外情况发生重大变化（如内部组织结构、产品、资源发生变化外部法规、标准等变化）时，可由总经理决定在适当的时候进行管理评审。 5.1.3 一般在评审前的 3-4 周内，由管理者代表编制“管理评审计划”，以总经理批准后发至参加人员。 5.2 评审输入： a) 各部门提供的本公司质量方针和质量目标的贯彻、执行和完成情况； b) 管理者代表提供的内部和外部质量审核结果； c) 经营部提供的顾客反馈和投诉信息； d) 各部门提供的体系过程业绩； e) 生产综合部提供的产品符合性（合格率）； f) ) 各部门提供的实施纠正和预防措施实施情况； g) 行政部提供的上次管理评审的跟踪措施的落实情况和效果评价； h) 各部门提供的可能影响质量管理体系变化的公司内、外部环境； i ) 各部门提供的改进建议。 5.3 评审会议 5.3.1 由总经理主持管理评审会议，各部门负责人和有关人员参加。 5.3.2 与会人员对管理评审计划中的评审内容进行逐项评审。 5.3.3 行政部负责对评审会议进行记录。 5.4 评审结论： 总经理对评审情况进行归纳整理，做出管理评审结论（包括体系适宜性、充分性、有效性的总体评价，与产品、过程、体系、资源有关的纠正和预防措施），并安排进一步的分析调查、跟踪验证和效果评价活动。 5.5 评审输出： a) 质量管理体系（包括质量方针、质量目标）及其过程有效性的改进； b) 与顾客要求有关的产品的改进； c) 资源配置需求的改进； 5.6 管理评审报告： 在评审会议后 3 日内，由管理者代表编写出“管理评审报告”，以总经理审批后，由管理者代表负责在 7 个工作日内分发给参加评审会的有关部门/人员。 5.7 评审后的纠正和预防措施。 5.7.1 各主管部门分析问题原因，制订纠正和预防措施，并负责实施。 5.7.2 行政部负责对纠正和预防措施进行跟踪验证。 6 表格 QR5.6-01 管理评审计划QR5.6-02 管理评审输入报告QR5.6－03 管理会议记录QR5.6-04 管理评审报告