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1、 高校档案收集工作存在的问题及解决对策 张小英摘 要档案资料作为全面、准确反应高校工作面貌和特点的第一手参考资料，在高校的管理和发展中有着极为重要的地位，但是在当下的高校档案管理工作中由于档案收集工作的琐碎性和长期性，导致档案的收集工作进度与学校的管理工作进度严重脱节，档案收集工作的落后已经开始对高校管理工作的其他环节产生影响，本文将从高校档案管理的角度出发，结合档案管理工作中的实际，对高校档案收集工作存在的问题及解决对策进行深入的研究和探讨。Key高校档案；收集工作；问题及对策前言高校档案是反应学校运行状况的重要参考资料，是高校决策者进行领导决策的基础，是对学校的行政管理、教学科研、维护师生
2、利益、编史修志等各方面都有促进作用的，而档案收集就是把大量散落在高校教学、管理活动各个环节中的档案资料收集起来，并按照档案管理的规则进行统一管理，这一环节是高校档案工作开展的基础。一、高校档案收集存在的问题（一）收集效率低收集效率低，最重要的表现就是档案信息收集的不全面，在高校的档案收集工作中，档案收集的范围是极为广泛的，包括学校教学档案、学生学籍档案、教师档案、科研档案、基建档案、设备档案等都是档案收集的对象，可以说在高校内部所有有关于高校的活动和活动形式都是档案收集的范畴，在档案管理过程中因为档案管理部门被定位为一个服务部门，所以档案管理部门主导的档案管理工作得不到高校其他部门的积极配合。
3、在高校的这些相应的职能部门中，档案管理意识薄弱，在本部门的工作中没有意识到档案的重要性，造成一些重要档案的遗失，职能部门对档案资料的地位也比较模糊，对一些没有文号的非文件性质的材料形成和积累不够重视，使高校的档案管理缺乏有效的档案内容支持。同时档案收集的效率低下还表现在收集时间的拖延，高校的档案管理工作一般都会在次年的6月底完成，在这之前各个部门和个人的档案资料都应该整理完毕，建成归档，但是在高校的档案管理工作中总有部门和个人以各种原因拖延移交日期，严重影响了档案后续的整理管理工作进度。（二）不重视电子文件的收集随着我国经济建设水平的不断提高和计算机信息网络技术的推广普及，在档案管理领域，电子
4、信息技术得到了大量的应用，但是在高校的档案管理中，因为高校本身的体制形式的限制，电子文件数量和质量都还处在一个稚嫩的时期，所以在高校的档案管理工作中，还是以纸质的档案管理为主，这样的档案管理形式在高校的内部运行尚可，但是当高校的档案管理工作面对社会经济的影响时，电子文件收集能力的缺陷就会显现出来，例如在基建档案的管理中，现代基建企业在运行的过程中，形成的项目论证、可行性研究等设计施工图都是以电子文档的形式呈现的，高校的档案管理工作面对这样的电子文档，因为电子文档收集管理的能力的缺失，必然会手足无措，影响档案管理工作的正常进行。（三）归档材料不规范在档案材料的收集过程中，档案资料的不完整是一个重
5、要问题，主要表现在三个方面，首先、是档案内容的残缺不全，比如归档的档案材料缺页少附件；发文没有底稿，成文日期不明确；请示没有批复或批示结果，这一系列的档案内容的残缺都会导致档案的收集管理工作的困难。其次、是档案书写材料的损坏，在过去的档案管理工作中因为管理的不完善和档案储存设施的落后，导致一些档案资料出现不同程度的损坏，这给档案的下一步管理工作造成了较大的困难。第三、档案内容打印、书写的不规范，一些职能部门在档案的统计工作中因为工作做得不细致，在档案内容上能看到明显的自相矛盾的问题，在档案的书写上存在严重的涂改现象，这些都会档案管理的本身作用产生严重的影响。二、存在问题原因分析（一）档案意识薄
6、弱在高校的档案管理工作中，无论是在职能部门的档案资料统计活动，还是档案资料的形成管理过程，档案收集存在的问题主要还是人的问题，因为在档案管理工作中人是第一位的、是有主动性的，所以档案管理意识的缺失和薄弱，是导致档案管理工作效率低下的主要原因1。（二）档案规章制度难落实在高校的档案管理工作中，管理主体档案管理部门在档案的收集管理活动中，没有相应的管理权力，对高校的职能部门没有直接档案管理指导的能力，在档案管理中高校也缺乏相应的档案管理规则，导致了档案管理部门在档案管理中既没有权力，也没有能够约束高校职能部门的规定可以依靠，无法高效快速的完成档案信息的收集过程，档案管理成为一种管理主体和职能部门的
7、“踢皮球活动”，严重的影响了档案管理的效率和质量2。（三）文书处理与档案管理分离文书处理工作与档案管理工作是高校档案管理的出发点和终止点，在高校的档案管理中这二者本应该亲密合作，但是在当下的高校运行模式中由于文秘和档案管理分属不同的部门，为了高校的管理方便这两个部门一直处于分离的状态，这就给档案的管理工作造成了极大的困难，在文书的处理中往往会因为一些原因导致一个文书中包含多个事件，或者针对一个事件有多个相似文书的现象，造成了档案管理工作存在大量的重复现象，降低了档案管理效率。而且在文档格式的转换过程中，因为办公系统和档案管理系统的不统一，导致了电子文档的直接归档困难重重，很多高校都采用先将办公
8、文档打印下来，再用档案管理系统进行扫描的方式实现归档，这样一个复杂的环节导致了档案管理工作工作量的极大增加，降低了档案管理的效率3。三、改进档案收集工作的对策（一）加强学校档案工作的领导，提高教职工档案意识档案收集工作是一个主观性很强的工作，所以在档案的管理工作中，一定要加强学校对档案管理工作的支持，必要时要由高校领导亲自负责督导档案管理工作，将档案管理工作的进度作为议题安排在高校的日常管理会议中，由学校的主要领导主持，让高校各个部门的部门领导意识到档案管理的重要性，在各自部门的档案管理中端正态度，真正树立档案管理的正确意识4。 通过各种渠道和各种形式向教职员工宣传档案和档案工作的重要性，让高
9、校教职工充分的意识到档案管理工作对高校、对自身发展的积极作用，让高校教职工了解档案管理、理解档案管理工作，支持档案管理工作，真正将档案管理工作结合落实到自身的工作中，在个职能部门进行文职人员的档案管理意识和管理能力的培养，切实在档案收集工作的第一线，加强档案管理的规范性。（二）健全档案规则，引入督查催办制度提高高校职能部门的档案管理意识不能仅靠宣传工作，还需要有严格的规章制度对来对档案管理工作进行支持保障，这些规章制度不光要对档案管理的主体档案管理部门的工作进行规范，同时也要对档案管理的一线，各个职能部门的文件处理体系进行规范，要求其在日常的工作中对工作产生的档案、文件进行合乎规则的妥善处理，
10、严格按照规定进行档案的收集和归档，从而让档案材料的收集工作有章可循、有法可依，步入制度化、规范化的管理轨道5。督查催办是一种从高校管理全局出发的，档案收集工作的催办机制，在档案管理工作中，因为档案管理的特殊机制，一旦档案的收集工作没有全部完成，就没有办法进行下一步的档案管理工作，那么之前争取到的档案管理时间就全部浪费了，所以在档案管理工作中各职能部门的归档速度是关键，不能因为一个部门归档的失误，造成整个档案管理工作的拖延，所以必要情况下由高校的管理部门进行挂牌督办也是切实可行的6。（三）采取多种收集方式在档案收集的工作实践中，将集中统一收集与日常收集结合起来，集中收集主要针对高校各部门在年初的
11、重要文档统一归档中应用，在这一档案管理形式中，档案管理部门对各个职能部门的系统材料进行统一的收集和整理。但是在日常的档案收集工作中档案管理部门，是不适宜这样等着职能部门上门送档案材料的，应该积极主动的对高校内部发生的重要事件和事件的相关档案资料进行跟进式的收集，让档案管理部门本身成为一个档案收集管理的智能分析主体，从高校管理和发展的角度出发，去主动搜寻并要求相关的职能部门提供相应的档案资料，而不是在档案馆等着职能部门来送档案材料，职能部门送什么档案材料就接收什么档案材料7。四、结论高校的档案材料是高校运行状态的重要表现，是高校管理工作进行的重要参考资料，所以在高校的档案管理工作中，档案管理部门要坚持科学的档案管理理念的指导，在档案管理工作中要坚持科学管理方法的应用，将高校的档案管理工作落到实处，让高校档案管理工作的作用真正发挥出来，促进高校管理的进步，见证高校管理的发展。参考资料：1王焕.我国档案宣传工作存在的问题及对策研究D.安徽大学，2011.2李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策D.安徽大学，2012. -全文完-
