书信礼仪与公文礼仪ppt课件

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1、 第十章第十章 书信礼仪与公文礼仪书信礼仪与公文礼仪1 对外书信联系已成为涉外工作的一部分，对外书信联系已成为涉外工作的一部分，电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。电话服务又使书信礼仪的内容得到了扩充。 书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一书信是反映你外表、鉴赏力和性格的一面镜子。面镜子。 一个优秀的秘书，以他（她）所一个优秀的秘书，以他（她）所写的具有条理和整洁之感的书信，为企业写的具有条理和整洁之感的书信，为企业（社会组织）争得良好的形象和信誉。（社会组织）争得良好的形象和信誉。 2 书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，书信是单方面地表达感谢，无辅助手段，难度大，要进行必要的培训。难度大，

2、要进行必要的培训。 书信有一定格式，使用语言也有一定规范。书信有一定格式，使用语言也有一定规范。3 11、书信礼仪、书信礼仪一、英文信的格式一、英文信的格式 （1 1）信头；）信头； （2 2）信内地址（只限于正式商业信）；）信内地址（只限于正式商业信）； （3 3）称呼；）称呼； （4 4）正文；）正文； （5 5）结尾套语；）结尾套语； （6 6）签名；）签名； （7 7）信封写法。）信封写法。 41 1、信头、信头 欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上欧美国家把发信人的地址详细写在信内正文上端，包括发信日期；端，包括发信日期； 与中文信地址的写法顺序相反，英文信的地址与中文信地址的写

3、法顺序相反，英文信的地址从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写从门牌号、街道地区至市、省、国名、日期也与写中文信不同，年要放在后面；中文信不同，年要放在后面； 排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。不用都行。5 关于日期的写法关于日期的写法: :例例: 2005: 2005年年 3 3月月30 30 日日 美国人美国人 3 3、3030、20052005 欧州人欧州人 30 30、3 3、20052005 中国人中国人 2005 2005、3 3、3030 国际标准化组织国际标准化组织 2005 2005、0303、30306 2 2、

4、信内地址、信内地址 是在信内写明收信人的姓名和公司地是在信内写明收信人的姓名和公司地址。在社交信中，可省去不写，但商业信址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少的。中是不能少的。 正确形式是：正确形式是： 收信人的地址放在信头左边，收信人的地址放在信头左边， 发信人的地址放在信头右边。发信人的地址放在信头右边。 信内地址有时也可以写在签名下面的信内地址有时也可以写在签名下面的左边。左边。7（A）社交信）社交信 称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白）称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白） 美国美国 “My dear” 比比 “Dear” 客气；称呼后客气；称呼后加加“ : ”。 英国英国

5、正相反正相反 , 称呼后加称呼后加“ ，”3 3、称呼、称呼8（B）商业信）商业信 在商业信中，普通用的称呼都是：在商业信中，普通用的称呼都是： “Dear Sir”, “Grentleman”、 “Dear Madam”和和 “Madames”。 凡是女人，无论她是否结婚均用凡是女人，无论她是否结婚均用 “Dear Madame” 来称呼。来称呼。94 4、正文、正文 书信是最主要的部分。书信是最主要的部分。 社交信分正式、非正式两种，在正式信社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。札中，日期和钟点不可用缩写。 商业信：一纸不可写两面，加添的信纸商业信：一纸不可写两面，

6、加添的信纸上要有页码。上要有页码。 写英文信最好以打印的形式。（但便函写英文信最好以打印的形式。（但便函不宜用打印）不宜用打印）105 5、结尾客套、结尾客套 结尾客套写在正文下面二、三行的位结尾客套写在正文下面二、三行的位置，大都从信纸中央写起，只有第一个字置，大都从信纸中央写起，只有第一个字要大写，末了放一个逗号。要大写，末了放一个逗号。116 6、签名、签名 写信人在结尾客套的下面略偏右的地方写信人在结尾客套的下面略偏右的地方签上自己的姓名。打印的信，习惯上仍需要签上自己的姓名。打印的信，习惯上仍需要亲笔签名。亲笔签名。 商业信中，签名上面可以用打字机打出商业信中，签名上面可以用打字机打

7、出公司的名称，下面也可打出他的职位。公司的名称，下面也可打出他的职位。127 7、信封写法、信封写法 西方国家写信封的格式：西方国家写信封的格式： 收信人的地址写在信封正面的右下方，收信人的地址写在信封正面的右下方，先写收信人的姓名、门牌号、所在城市、先写收信人的姓名、门牌号、所在城市、（地区）、国家，各占一行。（地区）、国家，各占一行。 寄信人的地址写在信封正面的寄信人的地址写在信封正面的 左上角左上角或是背面。或是背面。13二、社交信二、社交信 社交信顾名思义是作为人们社交活动社交信顾名思义是作为人们社交活动手段的书信，如邀请信、祝贺信、感谢信、手段的书信，如邀请信、祝贺信、感谢信、慰问信

8、。慰问信。14 邀请信在社交活动中使用得相当广泛。邀请信在社交活动中使用得相当广泛。 邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，邀请信一般都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内又要诚恳热情，要把有关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。1 1、邀请信、邀请信15邀请信的内容：邀请信的内容：n向对方表示简短的寒暄或问候；向对方表示简短的寒暄或问候；n说明邀请对方参加什么活动以及邀请的原因；说明邀请对方参加什么活动以及邀请的原因；n说明活动安排的细节；说明活动安排的细节；n如有必要，请被邀请方确认能否应邀如有必要，请被邀

9、请方确认能否应邀162 2、感谢信、感谢信 感感谢谢信信在在国国际际交交往往中中是是一一种种常常见见的的书书信信形形式式。当当受受到到邀邀请请、接接待待、慰慰问问，接接到到礼礼品品以以及及得得到到他他人人的的帮帮助助之之后后，都都应应及及时时地地给给对对方方写写感感谢谢信信，以以示示礼礼貌。貌。 感感谢谢信信没没有有固固定定的的格格式式，不不宜宜写写得得过过长长，繁繁简简要适度，语言要热情，用词恰当。要适度，语言要热情，用词恰当。173 3、庆贺信、庆贺信 分分正正式式和和普普通通两两种种。前前者者用用于于政政府府间间、组组织织间间、官官员员间间。用用语语非非常常拘拘谨谨，使使用用一一些些客客

10、套套话话，后后者者多多用用于于个个人人交交往往，用用词词亲亲切切，不不拘拘格格式式，具具有有个个人感情色彩。人感情色彩。 书书写写庆庆贺贺信信时时，语语言言要要求求简简练练概概括括，遣遣词词造造句句要求充满热情、喜悦，使人感到温暖和愉快。要求充满热情、喜悦，使人感到温暖和愉快。184 4、慰问信、慰问信 慰问信是对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切慰问信是对他人表示慰藉、问候、鼓励、关切的专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用的专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用于国家间、团体间、政府官员间。于国家间、团体间、政府官员间。 慰慰问问信信要要写写得得及及时时，行行文文简简洁洁，感感情情真真挚挚

11、、词语朴实。词语朴实。19 三、商业信三、商业信1 1、商业信通则、商业信通则 商业信笺的纸张，要求用高质量的证券纸。商业信笺的纸张，要求用高质量的证券纸。 商业信笺应印上公司的名称、地址和电话号商业信笺应印上公司的名称、地址和电话号 码、注册的办公地址、传真号码。码、注册的办公地址、传真号码。 商业信笺不可用有颜色的纸。商业信笺不可用有颜色的纸。 与外商通信的第一封信的回信可按对方来信与外商通信的第一封信的回信可按对方来信 时的落款形式给对方回信，商用信使用的语言比时的落款形式给对方回信，商用信使用的语言比社交正规，用词也更严谨。社交正规，用词也更严谨。202 2、介绍信、介绍信 分分私人介

12、绍信私人介绍信和和正式介绍信正式介绍信两种。两种。 私人介绍信私人介绍信与普通书信相同，一般要写信封。与普通书信相同，一般要写信封。 正正式式介介绍绍信信是是写写信信人人因因公公把把自自己己的的同同事事介介绍绍给给某某单单位位或或某某个个人人。正正式式介介绍绍信信要要求求语语言言和和格格式式严严谨谨、规规范范，一般不写信封（面呈）。一般不写信封（面呈）。21 3 3、推荐信、推荐信 推荐信要求：推荐信要求： 介绍被推荐者的基本情况；介绍被推荐者的基本情况； 介绍被推荐人的诚实、才干以及离职的理由；介绍被推荐人的诚实、才干以及离职的理由； 实事求是，不作过奖之辞。实事求是，不作过奖之辞。224

13、4、辞职信、辞职信 辞辞职职信信简简单单扼扼要要，要要有有礼礼貌貌，应应简简述辞职理由。述辞职理由。23四、如何打电话四、如何打电话 “在在打打电电话话时时，有有三三个个因因素素构构成成你你的的个个性性：声声音音、态态度度、彬彬彬彬有有礼礼的的言言词词。” ” （美美国国， 尤尤金金 埃埃里里克）克） 打电话要态度友善、语调温和，讲究礼貌。打电话要态度友善、语调温和，讲究礼貌。 礼貌用语是使用电话的一个主要规则。礼貌用语是使用电话的一个主要规则。24 1 1、电话的起始语、电话的起始语n英文的常用的问候语英文的常用的问候语 “ “哈罗哈罗”（HelloHello）n中文起始语（礼貌语）中文起始

14、语（礼貌语）“您好！您好！”n打电话时的称呼要准确。打电话时的称呼要准确。25 2、语气语调、语气语调 善于控制和运用语调是打电话的一善于控制和运用语调是打电话的一项基本功。要语调温和、音量适中、吐项基本功。要语调温和、音量适中、吐字清晰。字清晰。263、电话的续接、电话的续接n电话交际是发话、受话共同的信息交流。电话交际是发话、受话共同的信息交流。n发话人要注意是否听清楚。发话人要注意是否听清楚。n受话人不要随便打断发话人的谈话。受话人不要随便打断发话人的谈话。n突然打断对方的谈话是很不礼貌的。突然打断对方的谈话是很不礼貌的。n如在通话时电话突然中断，应由先打电话的一如在通话时电话突然中断，

15、应由先打电话的一方重拨电话。方重拨电话。n接电话遇到对方有重要事，要边听边记下要点。接电话遇到对方有重要事，要边听边记下要点。n挂断电话，应先道别。挂断电话，应先道别。274、与国外电话联系、与国外电话联系两个基本要求：两个基本要求：准确准确；高效高效； 需要时间长的电话最好事先预约。在事务需要时间长的电话最好事先预约。在事务性的电话中严格守时是特别重要的。性的电话中严格守时是特别重要的。 在欧美特别是德国，在欧美特别是德国， 上午上午9 9时以前，下午时以前，下午1-31-3点之间和晚餐不打电话。点之间和晚餐不打电话。28五、名片五、名片 名片是个人用作交际或送给友人纪念名片是个人用作交际或

16、送给友人纪念的一种介绍性媒介物。的一种介绍性媒介物。 名片在中国已有名片在中国已有20002000多年的历史。多年的历史。291 1、在交际中日本人名片的使用、在交际中日本人名片的使用 名片上使用英语和本国语言两种文字。名片上使用英语和本国语言两种文字。 日本人是名片用得最多得国家，日本人日本人是名片用得最多得国家，日本人的生活离不开名片。名片的作用是多方面的的生活离不开名片。名片的作用是多方面的神奇的。神奇的。30n名片是见面礼；名片是见面礼；n名片是介绍信；名片是介绍信；n名片是礼品卡；名片是礼品卡；n名片是通知书；名片是通知书；n名片是借款单。名片是借款单。312、英文名片、英文名片 英文名片，妇女用的名片比男士要大些。英文名片，妇女用的名片比男士要大些。 夫妻可以共同用一张名片。夫妻可以共同用一张名片。 名片除社交性名片外，还有商业或者职名片除社交性名片外，还有商业或者职业性名片或非正式名片。业性名片或非正式名片。 非正式名片是双折的卡片，比普通名片非正式名片是双折的卡片，比普通名片大，可写下简短的留言。非正式名片亦可以大，可写下简短的留言。非正式名片亦可以当作请柬用。当作请柬