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1、高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務主講人：李朗日主講人：李朗日 中國生產力中心中國生產力中心-講師講師中華採購管理學會中華採購管理學會-監事監事企業管理顧問企業管理顧問-講師及輔導講師及輔導1高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革二、總務制度的規劃與作業流程三、總務管理策略與目標管理四、總務採購與庶務管理之技巧五、推動節省成本的要訣及措施六、總務績效管理之效益分析七、總務行政實務案例說明：庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利八、實務溝通座談2李朗日-Sun Chem*一、現
2、任：1.中國生產力中心-講師2.中華採購管理協會-監事3.中華企業管理發展中心-顧問二、經歷：1.中興電工採購處長，負責採購工作16年；總務行政經理八年；建工處副處長；生管、倉儲、總務等經理；總經理特別助理；產業工會秘書及福委會總幹事；曾膺選83年中華民國企業總務經理人；擁有實務工作經驗近30年2.大同公司，生管與財務管理及董事長機要秘書3.在CPC、CAPM、公民營企業與顧問公司等講師14年簡簡 歷歷3李朗日-Sun Chem*主講課程與單位主講課程與單位一、總務行政管理實務二、財產管理工作實務三、職工福利運作實務四、政府投標與工程外包實務五、工程採購與議價技巧實務六、總務庶務採購與營繕外包
3、七、採購管理實務：1.採購價格與成本降低策略2.供應商管理與評價分析3.採購降低成本管理實務4.採購談判與議價技巧實務5.採購策略與績效管理實務6.採購稽核與內部控制管理7.採購問題分析與解決要訣8.採購VA/VE成本改善管理一、中國生產力中心(CPC)二、中華採購管理協會(CAPM)三、亞太教育訓練網及竹科公會四、中華民國中小企業協會五、中小企業聯合輔導中心六、全國工業總會與商業總會七、中華企業管理發展中心八、中華工商研究院及經理協會九、惠群、科園等企管顧問公司十、縣市工業策進會及工業會十一、南山、中汽、福特、鴻海、合泰、明碁、致伸、力晶、可成、寶成、集保、大棟、松下、國碁、億光、希喜艾、正
4、隆等公、民營企業4李朗日-Sun Chem*高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革5李朗日-Sun Chem*總務行政專業管理總務行政專業管理總務專業管理KNOWLEDGE總務專業知能SKILLS總務管理技能ABILITIES管理決策能力6李朗日-Sun Chem*高效能的總務管理高效能的總務管理一、顧客滿意Customer Satisfaction二、變革管理Change Management三、成本競爭力Cost Competitiveness四、企業整合力Business Integration五、資訊科技管理IT Management7李朗日-Sun
5、Chem*總務行政的管理機制總務行政的管理機制一、整合公司資源做最佳運作二、建立總務行政服務團隊 三、IT部門參與庶務管理四、庶務採購降低成本五、有效管理企業財產六、緊急事故應變處理中心七、改善總務管理之作業流程八、專業人員之觀念與培訓九、即時性與有效性的服務十、總務行政之控管與績效8李朗日-Sun Chem*一、具備專長與知識二、國際觀與人際關係三、建立觀念與共識四、獨當一面之責任感五、主動積極之態度總務人員應扮好之角色總務人員應扮好之角色 六、整合團隊之管理七、創新與資訊科技八、談判及說服能力九、培養敬業與熱忱十、接受挑戰與學習9李朗日-Sun Chem*一、計劃 Planning 二、制
6、度System三、成本Cost 四、效率Efficiency五、創新Innovation六、整合Integration總務人員的主動與敬業總務人員的主動與敬業10李朗日-Sun Chem*高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務二、總務制度的規劃與作業流程11李朗日-Sun Chem*總務管理制度與組織總務管理制度與組織NO主題說明一訂定制度與組織1、組織架構2、管理制度3、權責劃分4、作業流程5、會同法務、企劃、稽核、會計等共同研商訂定二作業流程1、依辦法內容分別寫明簡單工作流程2、各部門依其職責分工負責三實施前溝通1、辦法公佈2、事前講習3、觀念共識4、做法一致四徹底執行1、依辦法規定
7、辦理2、部門共同配合執行12李朗日-Sun Chem*總務庶務工作要點總務庶務工作要點 1.勞資關係2.公關管理3.經營管理4.餐廳管理5.文書管理6.股務管理7.財產管理8.車輛管理9.環境管理10.警勤管理11.採購管理12.物品管理13.營繕管理14.安衛管理15.集會管理16.接待管理17.財務管理18.庶務管理19.職工福利20.宿舍管理21.國際庶務13李朗日-Sun Chem*行政庶務管理行政庶務管理一、文件收發二、印信檔案三、Information四、總機接待五、會議室管理六、辦公室整潔七、報紙分發八、費用繳銷九、證照辦理十、過年及開工佈置十一、行事曆編製十二、其他事務14李朗
8、日-Sun Chem*推動文件電子化的優點推動文件電子化的優點一、資料不會遺失二、提高作業效率三、節省作業成本與管理成本四、與外界互動方便五、改善生活與工作品質15李朗日-Sun Chem*總務部門組織與權責總務部門組織與權責 一、庶務二、工務三、採購四、膳勤五、福利六、安衛七、宿舍八、醫務16李朗日-Sun Chem*高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務三、總務管理策略與目標管理17李朗日-Sun Chem*總務總務 年度工作計劃年度工作計劃 一、成立採購團隊二、Cost Down目標三、春節團拜四、股東會五、董事會六、推動股票上市七、財產管理電腦化八、餐廳自辦改外包九、餐廳用餐刷卡
9、十、大樓管理與出租 十一、電話通訊管理十二、電力自動化十三、福利社制度化十四、制服訂作十五、保險經紀商十六、交通車發包十七、公務車租用十八、水井清洗十九、人力精減二十、e化之推動18李朗日-Sun Chem*總務室總務室 年度工作計劃年度工作計劃19李朗日-Sun Chem*股票上市前法說會發表股票上市前法說會發表時間:中華民國年月日(星期)上午九時三十分至十二時地點:凱悅大飯店三樓宴會廳程序:1.宣佈業績發表會開始2.主席致詞3.貴賓致詞4.公司影片簡介5.公司簡報6.審查專家意見報告-技術專家報告7.證券承銷商評估報告8.公開承銷價格計算報告-承銷商價格計算說明-會計師複核報告-財務分析專
10、家意見-證券專家意見9.解答問題10.散會20李朗日-Sun Chem*總務行政管理的策略總務行政管理的策略 一、推動電腦化的管理 二、簡化公司作業流程三、降低庶務採購成本四、節省行政費用策略五、提高服務品質策略21李朗日-Sun Chem*22李朗日-Sun Chem*高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務四、總務採購與庶務管理之技巧23李朗日-Sun Chem*總務庶務總務庶務採購內容採購內容 一、財產設備二、雜項購置三、消耗物品四、印刷品類 五、非生產料六、營建工程七、修繕工程八、其他外包24李朗日-Sun Chem*採購之主要目標採購之主要目標 在符合品質要求的情況下，以最低價格
11、購買達成高存貨週轉率保持供應之連續性保持一定與一致之物料品質發展可靠之替代供應貨源減少取得成本雇用、發展、激勵、訓練人員發展與維持良好之供應商關係與使用部門之高度合作與協調保持良好記錄與控制25李朗日-Sun Chem*採購運疇管理之理念採購運疇管理之理念Rightsupplier從合格的供應商處Righttime在需求的時間內Rightprice以合理的價格Rightquantity取得正確數量Rightquality 符合品質要求的物品與服務26物品管制的方法物品管制的方法一、物品消耗量大，易造成浪費。二、物品使用日廣，好壞影響工作效率。三、使用物品品質要求，提升公司形象。四、採購成本合理
12、化，降低成本。五、減低物品庫存量，節省費用。六、VMI或Consignment管理27李朗日-Sun Chem*外包服務外包服務 OutsourcingA version of the make-or-buy decision in which an organization elects to purchase an item that previously was made or a service that was performed in-house; often utilized for services. It involves sourcing and using a suppl
13、ier that provides the completed item or service rather than buying the components and manufacturing them in-house.外包服務自製或外購決策的一種說法，公司將原來內部做的一個項目選擇向外採購；普遍用於服務業。註：餐廳、警衛、環境、車輛等。- NAPM Glossary of Key Purchasing Terms28李朗日-Sun Chem*及時供貨採購及時供貨採購 Just-In-Time主要使用時機：降低整體供應鏈上的浪費與成本提高產品品質降低儲存空間29李朗日-Sun Chem
14、*Stockless Purchasing Systems零庫存採購系統零庫存採購系統意義：買方的存貨由供應商來管理。應用：為公用品、電子、水電、維修器材等標準規格品。操作：因為供應商的物流系統相當可靠和有效率。所以買方就不用去擔心安全庫存。效益：運用電子數據交換系統(EDIElectronicDataInterchange)，可降低採購、交貨、採購行政、開具發票和付款作業等成本。30李朗日-Sun Chem*物品採購之要點物品採購之要點一、消耗性物品之存量控制二、非消耗物品依需求請購三、物品採購應以批量為原則四、物品採購以年度議價為基準五、以競標方式採購六、尋找配合度高供應商31李朗日-Su
15、n Chem*議價談判雙贏的策略議價談判雙贏的策略知己知彼，百戰百勝了解成本結構，切忌漫天殺價提出具體數據每供應商必須降價一定百分比的作法並不切實際盡量不要降低供應商的利潤部份善於利用上級主管的議價能力價格協商應基於情、理、法達到雙贏Win-Win的目標價格並不是唯一的談判重點32李朗日-Sun Chem*價格管理價格管理NO重重 點點說說 明明一合理價格1.雙方開誠佈公檢討、決定合理價格。2.不是減價，殺價。（用VA/VE或VI）3.如：售價與成本分析。二公開招標1.規範簽證、投標須知、報價分析表等。2.資格審查，訂定合理底價，會同公開開標或價。3.如：估算小組提供分析底價。三比價議價1.一
16、家或二家以上廠商同時或分開比、議價。2.公正、合理之合議價格。3.分析、瞭解、談判、說服、誠心。四統一採購1.經常性請購項目，如：物料、五金、電料、具、紙張、辦公設備、勞務搬運等。2.年度、半年、季等預估量議價。3.使用單位視實際量交貨，月結付款。五競爭價格1.雙贏共識、共存共榮之理念。2.業主要求降價而協力廠商配合減價。3.如：.或批量共同.。六折讓價格1.大量採購或一次請購。2.付款90天改為60天或30天支付之現金折讓。七零星採購1.議價後，金額小於貳仟元之庶務採購案。2.免開立請購單辦理。33李朗日-Sun Chem*高效能總務行政管理實務高效能總務行政管理實務五、推動節省成本的要訣及措施34李朗日-Sun Chem*企業電子化企業電子化ERP企業資源規劃企業資源規劃生產管理研究開發財會行政採購後勤廣告、行銷、客服顧客上下游廠商extranetintranetinternetB2Be-BusinessB2CSCM(i2, Manugistics)ERP(SAP, Baan, Oracle)CRM(DW, DM)e-Procuremente-Procurement資料來源：台科大
