函——公文写作课件

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1、函1A情境导入情境导入 小小李李是是合合景景地地产产公公司司办办公公室室新新招招聘聘来来的的文文员员，某某日日，办办公公室室主主任任老老李李给给她她布布置置了了一一项项写写作作任任务务，主主题题是是向向某某某某区区国国土土局局申申请请购购买买位位于于南南山山脚脚下的一块土地。下的一块土地。2A小李的拟稿如下：小李的拟稿如下： 关于购买南山脚下地皮的请示关于购买南山脚下地皮的请示 瓯江区国土局瓯江区国土局: : 由于我公司业务发展需要，特向贵局请由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将南山脚下三十万平米的土地的所有权审批求将南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司。给我公司。 妥否，请批示。妥

2、否，请批示。 合景地产公司合景地产公司( (公章）公章） 二九年十月十日3A 老李过目老李过目后很生气，后很生气，认为这是一认为这是一篇很不规范篇很不规范的文稿，首的文稿，首先文种就不先文种就不正确，因此正确，因此打回给小李，打回给小李，让她认真重让她认真重拟。拟。4AHelp! Help! SOS!SOS!难道请求事难道请求事项不是用项不是用“请示请示” ” 吗吗 5A 为什么这为什么这里不能用请里不能用请示？如果不示？如果不能的话，又能的话，又该用什么文该用什么文种呢？种呢？6A 函函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13中行政公文中，“函”是唯一的

3、平行文。一、什么是函7A 函的使用范围极广，使用频率极高，函的用途主要包括四个方面： 1.平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来； 2.向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项； 3.业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项； 4.机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。8A二、函的种类（一）、按照（一）、按照内容内容可分为：可分为：1商洽函商洽函。不相隶属机关之间。不相隶属机关之间商洽工作、联系商洽工作、联系有关事宜有关事宜的函。的函。2询问函询问函。 向不相隶属的机关向不相隶属的机关询问有关政策、询问有关政策、工作情况或某一问题工作情况或某一问题。9A3请批函请

4、批函。 向无隶属关系的有关业务主管部门向无隶属关系的有关业务主管部门请求审批事项请求审批事项 。4答复函答复函。 答复答复有关机关询问的事项有关机关询问的事项，或答复，或答复同级机关的请批事项同级机关的请批事项。10A（二）、按照（二）、按照往来关系往来关系可分为可分为1发（来）函发（来）函。 即主动发出的函，也叫去函。即主动发出的函，也叫去函。2复函复函。 即答复函。即答复函。11A12A（三）、按照（三）、按照格式格式可分为可分为1公函公函。用于机关单位正式的公务活动往。用于机关单位正式的公务活动往来，属于正式公文，需遵循公文一般格式。来，属于正式公文，需遵循公文一般格式。2便函便函。用于

5、日常事务性工作的处理。不。用于日常事务性工作的处理。不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。可。 13A武文线文武线14A15A16A （1）沟通性沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 （2）灵活性灵

6、活性。表现在两个方面：。表现在两个方面：一是行文关系灵一是行文关系灵活活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。限制。二是格式灵活二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，一般的函格式须按照公文的格式、行文要求行文外，一般的函格式都比较灵活自由。都比较灵活自由。 三、函的特点17A四、函与相近文种的区别1、请批函与请示的区别、请批函与请示的区别 相同点相同点：请求批准的函和请示都有：请求批准

7、的函和请示都有请求批请求批准准的功用。的功用。 不同点不同点：请求批准的函是向：请求批准的函是向不相隶属机关不相隶属机关或有关主管部门或有关主管部门发出请求批准的公文；请示只限发出请求批准的公文；请示只限于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准。于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准。18A2.复函与批复及答复报告的区别复函与批复及答复报告的区别 相同点相同点：三者都有：三者都有答复有关事项答复有关事项的功用，的功用，都是被动的来行文的，具有被动性。都是被动的来行文的，具有被动性。 不同点不同点：复函主要用于回复：复函主要用于回复平级或不相隶平级或不相隶属机关属机关的来函，的来函，属属平行文

8、平行文；批复只能用于答复；批复只能用于答复下级机关的请示事项下级机关的请示事项，属属下行文下行文；答复报告用；答复报告用于下级机关用来回答上级机关的询问，于下级机关用来回答上级机关的询问，属属上行上行文。文。19A20A五、函的格式和写法（一）、标题（一）、标题 函的标题可由函的标题可由发文机关发文机关 + 事由事由 + 文种文种构成，构成，如如市劳动局关于工伤确认等问题的函市劳动局关于工伤确认等问题的函 ，劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函 。也可由也可由事由事由 + 文种文种构成，如构成，如 关于毕业生分配问关于毕业生分配问题的函题的函 。21A二、主

9、送机关22A（三）、正文（三）、正文1开头开头。写行文的。写行文的缘由、背景和依据缘由、背景和依据。 发函的开头写清发函缘由，即商洽、询问、发函的开头写清发函缘由，即商洽、询问、请求批准的理由、依据等。此处不必像写私人信请求批准的理由、依据等。此处不必像写私人信函那样写客套话，而是开门见山，直奔主题。函那样写客套话，而是开门见山，直奔主题。 如：如：“为适应引进国外先进技术和设备的需为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟选派要，我厂拟选派1010名技术员到贵校出国人员英语名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年。强化进修班进修半年。” 23A 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，复

10、函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函现将有关问题复函如下如下”等承启语引出主体事项，即答复意见。等承启语引出主体事项，即答复意见。 如：如：“你局你局关于加强发布公众天气预报归关于加强发布公众天气预报归口管理的报告口管理的报告（发发200920091212号）收悉，现号）收悉，现将有关问题函复如下：将有关问题函复如下：”24A2主体主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的求批准或答复审批及

11、告知的事项事项。 发函的主体写发函事项，即商洽、询问、请发函的主体写发函事项，即商洽、询问、请求批准的主要事项。这部分要求具体明确，求批准的主要事项。这部分要求具体明确，干脆干脆利索，切忌长篇大论。利索，切忌长篇大论。 复函的主体写明答复事项，即针对来函商洽、复函的主体写明答复事项，即针对来函商洽、询问或要求批准的事项一一作答。要求态度明确。询问或要求批准的事项一一作答。要求态度明确。25A结语结语。 不同类型的函结语有别。不同类型的函结语有别。 如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则发函的结语常用则发函的结语常用“特此函告特此函告”、“特此函达特此

12、函达”。若是要求对方复函的，则用若是要求对方复函的，则用“盼复盼复”、“望函复望函复”、“请即复函请即复函”等语。等语。 请批函多以请批函多以“请批准请批准”、“请大力协助为盼请大力协助为盼”、“望能同意望能同意”、“望准予望准予是荷是荷”等习惯用等习惯用语收束。语收束。 复函的结语常用复函的结语常用“特此复函特此复函”、“特此回复特此回复”、“此复此复”等惯用语。等惯用语。 也有的函不写结语。也有的函不写结语。26A（四）、落款27A六、注意事项 1.正确使用文种正确使用文种。特别使要注意批请函与请示。特别使要注意批请函与请示的区别。的区别。 2.一事一函一事一函。 3.内容简洁内容简洁。开

13、门见山，不要问候、喧寒、客。开门见山，不要问候、喧寒、客套。套。 4.用语得体用语得体。发函要使用。发函要使用平和、礼貌、诚恳平和、礼貌、诚恳的的语言。对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位语言。对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。 28A 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函关于商洽委托代培涉外秘书人员的函大学文学院：大学文学院： 据报载，贵院将

14、于今年据报载，贵院将于今年9 9月开办涉外秘书培训班，系统讲授月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。我集团公司新涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程。我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从得的在职进修机会。为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质，拟选派业素质，拟选派8 8名在岗秘书委托贵院代培

15、，随该班进修学习。有名在岗秘书委托贵院代培，随该班进修学习。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。 望函复。望函复。 集团（印章）集团（印章） 二二五年七月二日五年七月二日商洽函商洽函29AX XX XX XX X市塑料二厂关于询问市塑料二厂关于询问市塑料二厂关于询问市塑料二厂关于询问TKTKTKTK一一一一89898989型自动考勤打卡机型自动考勤打卡机型自动考勤打卡机型自动考勤打卡机 维修事宜的函维修事宜的函维修事宜的函维修事宜的函 市海威企业有限公司：市海威企业有限公司： 我厂于两年前购进贵公司组装生产的我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK

16、TK一一8989型自动考勤型自动考勤打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打印出现断痕，打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打印出现断痕，造成造成“3”3”、“6”6”、“8 8、“9”9”等字难以分辨，估计是打印等字难以分辨，估计是打印头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑维修站（店），均无此头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑维修站（店），均无此配套的打印头。配套的打印头。特发函向贵公司询问，特发函向贵公司询问，贵公司在我市何处设贵公司在我市何处设有该种机型的维修部，应如何送交维修，预计维修费用多少，有该种机型的维修部，应如何送交维修，预计维修费用多少，以及付款方式等。以及付款方式等。 特此函达特

17、此函达。 XXXX市塑料二厂（公章）市塑料二厂（公章） 二二一一年四月二十日年四月二十日询问函询问函30AXXXX市海威企业有限公司市海威企业有限公司 关于自动考勤打卡机维修问题的复函关于自动考勤打卡机维修问题的复函 市塑料二厂市塑料二厂 ： 贵厂贵厂4 4月月2020日日关于关于 TKTK8989型自动考勤打卡机维修事型自动考勤打卡机维修事宜的询问函宜的询问函（X X塑函塑函2001200111 11 号）收悉。鉴于我公司号）收悉。鉴于我公司在在XXXX市尚未设立维修网点，我公司决定派出售后服务部经市尚未设立维修网点，我公司决定派出售后服务部经理理XXXXXX并一名技师前往贵厂上门维修并一名

18、技师前往贵厂上门维修TK89TK89型自动考勤打卡型自动考勤打卡机。机。 特此函复特此函复。 XXXX市海威企业有限公司（公章）市海威企业有限公司（公章） 二二一一年五月五日年五月五日答复函答复函31A市统计局关于请求拨款的函市统计局关于请求拨款的函市财政局：市财政局： 我局原有我局原有132132平方米砖瓦结构车库平方米砖瓦结构车库( (平房平房) )一处，因年久失一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金3030万万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为

19、盼，以便解决车辆越冬之急需。款为盼，以便解决车辆越冬之急需。 特此函请，请审批。特此函请，请审批。 市统计局（印章）市统计局（印章） 二六年九月八日二六年九月八日请批函请批函32A广东省交通厅关于商请派车运送民工的函广东省交通厅关于商请派车运送民工的函 福建省交通厅： 为做好今年的春运工作，及时运送在我省工作的外省民工回家过年，我们组织了民工运送专门车队。但由于我们运力不足，车辆不够，估计不能满足民工的要求。 特请贵省派出大型客车20辆，与我省组成运送民工车队，负责运送贵省在我省工作的民工。 妥否?请尽快函复，以便办理有关手续。 广东省交通厅 二七年二月一日关于派车运送民工的复函关于派车运送民

20、工的复函广东省交通厅： 你省关于商请派车运送民工的函 （粤交基函200720号）收悉。我省同意派出车辆接送民工。 特此函复。 福建省交通厅 二七年二月八日33A病文分析学校关于解决进修教师住宿的函学校关于解决进修教师住宿的函大学：大学：首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到学院进修。因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教学

21、院进修。因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望，冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手，们抱一线希望，冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手，为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激。有关住宿费为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激。有关住宿费用等事宜，统按贵校的有关规定办理。用等事

22、宜，统按贵校的有关规定办理。 以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。最后，再以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。最后，再次恳请予以关照！次恳请予以关照！ 学校（印章）学校（印章） 年年月月日日34A 【分析分析】就内容而言，这份函对事情的交就内容而言，这份函对事情的交代是清楚的。但行文失范，用语错误，冗长拖代是清楚的。但行文失范，用语错误，冗长拖沓，违背了函的写作要求。沓，违背了函的写作要求。35A修改稿学校关于请求帮助解决进修教师学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函住宿问题的函大学：大学： 为培养师资，我校选派了五名教师到为培养师资，我校选派了五名教师到学院进修

23、，但学院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。 请予支持为荷。请予支持为荷。 学校（印章）学校（印章） 年年月月日日36A函的写作注意事项1.注意函的使用范围注意函的使用范围函是一种典型的平行文，是平行机关或不相隶属机关之函是一种典型的平行文，是平行机关或不相隶属机关之间经常使用，用于商洽和联系工作的一个文种。它的主要作间经常使用，用于

24、商洽和联系工作的一个文种。它的主要作用是：相互商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批用是：相互商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批准及对对方的请求作回复等。准及对对方的请求作回复等。 理论上讲，上述这些任务应该由理论上讲，上述这些任务应该由“通知通知”、“请示请示”、“批复批复”及及“报告报告”等文种来完成，但这几个文种不是上行就是下行，等文种来完成，但这几个文种不是上行就是下行，都不符合平行文的要求，所以在实际的公文运行中，人们常都不符合平行文的要求，所以在实际的公文运行中，人们常作这样一个变通：平行机关或不相隶属机关之间需要采用作这样一个变通：平行机关或不相隶属机关之间需要采用“

25、请请示示”、“批复批复”、“通知通知”、“报告报告”时，通常改用时，通常改用“函函”来来行文。请批函就相当于行文。请批函就相当于“请示请示”，答复请求的函就相当于，答复请求的函就相当于“批批复复”，商洽工作、告知事宜的函就相当于，商洽工作、告知事宜的函就相当于“通知通知”或或“报告报告”。37A 上级机关向下级机关询问有关情况，可以用函。 上级机关向下级机关催办有关事宜，也可以用函。 上级机关收到下级机关的请示后，有时委托办公厅（室）或转给业务部门答复，行文时须用复函作答，不能用批复。如国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅（局）级直属海关问题的复函 。注：注： 大多数函是大多数函是平行公文平

26、行公文，但，但有时也可用于有隶属关有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。系的上下级机关之间。特特殊殊情情况况38A2、注意函的语言的分寸感、注意函的语言的分寸感函的写作要以诚恳合作、平等待人为原函的写作要以诚恳合作、平等待人为原则，在语言上尊重但不能一味逢迎，严肃但则，在语言上尊重但不能一味逢迎，严肃但不能动辄板起脸来训人，以诚相待切忌盛气不能动辄板起脸来训人，以诚相待切忌盛气凌人，但也不能过于谦虚，以至显得虚伪。凌人，但也不能过于谦虚，以至显得虚伪。39A3.注意公函与私函的区别注意公函与私函的区别 私函：私函的语言随意、口语化，文字可长可短，可详可略，内容可重要，私函：私函的语言随意、口

27、语化，文字可长可短，可详可略，内容可重要，可不重要。可不重要。公函：公函的语言书面化，较多使用诸如公函：公函的语言书面化，较多使用诸如“均均”、“系系”、“兹兹”“暨暨”。“特此函特此函复复”、“收悉收悉”等文言词和公文专用语，显得稳重、老练，给人一种值得信赖、等文言词和公文专用语，显得稳重、老练，给人一种值得信赖、可以放心的感觉。如果用口语化的文字写公函，就会显得随便轻浮，给人一种不可以放心的感觉。如果用口语化的文字写公函，就会显得随便轻浮，给人一种不严肃的感觉，有损公文的严肃性。严肃的感觉，有损公文的严肃性。 如：如：月月日的来信和随信寄来的日的来信和随信寄来的定单一份，我们都已经收到了。

28、定单一份，我们都已经收到了。 月月日来函暨所附日来函暨所附定单一份均已收悉。定单一份均已收悉。公函一般也不使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件，对所谈的公函一般也不使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件，对所谈的问题要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如问题要力求开门见山，不能绕圈子，更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体身体好吗？好吗？”、“工作顺利吗工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工之类的私人之间的寒暄用语。这类文字非但无助于工作的开展。相反还会使严肃的公文庸俗化。作的开展。相反还会使严肃的公文庸俗化。另外，在正式的公函中也不能用

29、另外，在正式的公函中也不能用“此致敬礼此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾，等私函常用的礼貌用语来结尾，而要用而要用“特此函告特此函告”、“特此函复特此函复”之类的用语结尾。之类的用语结尾。因此，我们不能随意在公函中加入一些因此，我们不能随意在公函中加入一些“热情洋溢热情洋溢”的文字，在阅读公函时，的文字，在阅读公函时，也不能因为来函的文字缺少私函式的也不能因为来函的文字缺少私函式的“温情温情”就因此断定发文者不近人情，难以就因此断定发文者不近人情，难以合合作。作。 40A 七、练习与巩固（一）、填空（一）、填空1向上级机关请求批准用（向上级机关请求批准用（ ），向不相隶属机），向不相隶属机关

30、请求批准，用（关请求批准，用（ ）；答复上级机关询问用（）；答复上级机关询问用（ ），答复不相隶属机关询问用（），答复不相隶属机关询问用（ ）。）。答案：答案：请示请示 函函 报告报告 函函41A（二）、多项选择（二）、多项选择1.函是机关公文的一种，亦即公务信件，它函是机关公文的一种，亦即公务信件，它的适用范围是（的适用范围是（ ）。）。A.平行机关之间相互商洽工作平行机关之间相互商洽工作B.不相隶属机关之门询问和答复问题不相隶属机关之门询问和答复问题C.向有关主管部门请求批准向有关主管部门请求批准D.奖惩有关人员奖惩有关人员答案：答案：ABC42A 2. 2.在函正文的结尾处，下列哪些用语

31、可以使用在函正文的结尾处，下列哪些用语可以使用（ ）。）。 A.A.速回复速回复 B.B.敬请予以大力支持敬请予以大力支持 C.C.望函复望函复 D.D.特此函告特此函告答案：答案：BCD43A 3 3下列事项中可以用函来处理的有（下列事项中可以用函来处理的有（ ） 。 A. A.我校与白云学院商洽互相参观学习我校与白云学院商洽互相参观学习 B. B.天河区委拟向广州市委汇报某重大案件查天河区委拟向广州市委汇报某重大案件查处情况处情况 C. C.广州市教育局向所属学校公布初中毕业生广州市教育局向所属学校公布初中毕业生统考时间及要求统考时间及要求 D. D.天河区人事局拟撰文请求天河区财政局拨天河区人事局拟撰文请求天河区财政局拨给给考试办公费考试办公费答案：答案：AD44A八、课堂作业八、课堂作业 公司准备召开员工运公司准备召开员工运动会（具体日期自拟），拟向动会（具体日期自拟），拟向 大学租用运动场及体育馆，请大学租用运动场及体育馆，请以该公司的名义拟一份致以该公司的名义拟一份致 大大学的商洽函。并代学的商洽函。并代 大学写一大学写一份同意租用运动场及体育馆的份同意租用运动场及体育馆的复函。复函。45A