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1、 高效会议管理技巧通过学习本课程，你将能够：通过学习本课程，你将能够：v1、了解 会议的目的、种类和体系v2、了解 会议效率低的原因及对策v3、掌握 有效为会议做准备的要领v4、掌握 会议中的沟通和反馈技巧v5、掌握 会议主持人的会议管理技巧v6、学会 提高会议效率和质量的技巧第一讲、当今会议面面观第一讲、当今会议面面观v一、会议的意义v二、会议的目的v三、会议的种类v四、会议的频率v五、会议成本的计算一、会议的意义一、会议的意义v1、是一个集思广益的渠道v2、显示组织或部门的存在v3、是重要的群体沟通方式二、会议的目的二、会议的目的v1、开展有效的沟通v2、资讯传达v3、监督员工的工作进展v
2、4、达成协议、解决问题v5、决策和资源共享v6、开发创意v7、激励员工的士气v8、巩固经理人地位三、会议的种类三、会议的种类（一）按会议人数分：（一）按会议人数分：v1、一对一会议v2、团体会议（二）按会议方式分：（二）按会议方式分：v1、面对面会议v2、电话会议v3、视频会议三、会议的种类三、会议的种类（三）按会议目的分：（三）按会议目的分：v1、固定的部门会议v2、临时处理突发事件的会议v3、宣布人事安排和政策的会议v4、当众表扬或批评别人的会议v5、集思广益的会议三、会议的种类三、会议的种类v1、固定部门会议至少每月一次v2、全体的会议建议每半年一次v3、处理突发事件会议避免频繁v4、一
3、对一的会议要以随时举行四、会议的频率四、会议的频率五、会议的成本五、会议的成本v1 1、会议的时间成本：、会议的时间成本： =参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间 公司表彰大会的时间成本约为： 600*（0.25+ 0.25+2 ）+20+20=3=1540小时v2 2、直接的会议成本、直接的会议成本v3 3、效率损失的费用、效率损失的费用 会议的费用成本=会议时间成本*单位时间费用 公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320 中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400第二讲、会议效率不高的原因第二讲、会议效
4、率不高的原因及解决方案及解决方案v一、会议效率不高的原因v二、如何进行预防性管理v三、高效会议的八大特征v四、会议规范一、会议效率不高的原因一、会议效率不高的原因v1、时间安排得不合适v2、地点安排得不妥当v3、开会对象选择不对v4、主持人影响力不够v5、参会者的技能不够v6、准备工作不够充分v7、目的和结果不明确二、如何进行预防性管理二、如何进行预防性管理v1、会议时间安排要合适v2、会议地点安排要得当v3、开会的对象要选择对v4、主持人要有影响力v5、参会者要有听的技能v6、要充分做好准备工作v7、明确开会原因和目的三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征v1、只有必要时才召集v2、经
5、过好好筹备过v3、拟定和分发了议程表v4、严格遵守了时间v5、一切都是按部就班v6、请了最有经验的人出席v7、结束时做了评论和总结v8、记录了决定、建议和负责人四、会议规范四、会议规范v1、时间安排方面的规范v2、固定的会议流程规范v3、会议本身要遵守的规则（一）种类v1、参会者要将工作安排交给会议主席v2、超过1小时的会议要有书面的通知v3、所有参会者都要准备发言的心态v4、会议要准时开始、准时结束v5、负责人对决议能否达成负直接责任四、会议规范四、会议规范（二）遵守的规则v6、在会上要维护别人的尊严v7、要有人提出不同的意见v8、会后要能拿到书面的记录v9、参会者要履行反馈职责v10、要请
6、第三方监控会议质量四、会议规范四、会议规范（二）遵守的规则第三讲第三讲 开会前的准备工作开会前的准备工作v一、如何判断是否需要开会v二、会议准备的作用和方法v三、会议准备的内容v四、主持人如何做会前准备不需要开会的情况v1、已经按惯例开过的会议v2、没有要讨论的特别事情v3、还有比开会更好的方法v4、预算出的会议成本太大v5、决策者已经决定的事情一、如何判断是否需要开会一、如何判断是否需要开会一定要开会的情况v1、把信息同时传递给很多人v2、需要别人参与以集思广益v3、需要听取各部门工作汇报v4、需要当众表扬或批评时v5、给小组或部门分配任务时一、如何判断是否需要开会一、如何判断是否需要开会会
7、议准备的作用v1、可选择最适当讨论方式v2、使参会者有讨论的方向v3、事先告知参会者做好准备v4、节省会议时间与减少冲突二、会议准备的作用与方法二、会议准备的作用与方法会议准备的1H5Wv HHow 怎么样开会vWWhy 为什么开会vWWhat 开什么样的会vWWhen 何时开会vWWho 谁来参加会vWWhere 在哪儿开会二、会议准备的作用与方法二、会议准备的作用与方法会前准备的内容v1、设定沟通目标v2、制定行动计划v3、如何应对争执v4、进行SWOT分析四、四、主持人如何做会前准备SWOT分析vSStrength优势vWWeakness劣势vOOpportunity机会vTThreat
8、威胁四、四、主持人如何做会前准备第四讲第四讲 成功会议的五种策略成功会议的五种策略v一、如何做开场白v二、如何分配发言时间v三、如何掌握议事进度v四、如何达成会议决策一、如何做开场白一、如何做开场白 开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段讲话。开场白的程序v1、概括会议进行的程序v2、提供跟讨论有关的资讯v3、规范会议的议程v4、指定会议记录者v5、征求对议程设计的意见一、如何做开场白一、如何做开场白掌握议事进度的方式v1、语言方式v2、非语言方式三、如何掌握议事进度三、如何掌握议事进度决策的方式v1、权威决策v2、少数服从多数v3、共识决策v4、无异议决策四、如
9、何达成会议决策四、如何达成会议决策达成团队决策的方法v1、头脑风暴法v2、德尔菲方法v3、易地思考法v4、思路转换法四、如何达成会议决策四、如何达成会议决策主持人发言最多的原因v1、对会议的议题特别熟v2、地位高而且声望较大v3、负担较多的行政责任四、如何达成会议决策四、如何达成会议决策第五讲第五讲 会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通与反馈技巧v一、会议中的沟通技巧v二、会议中的反馈技巧沟通漏斗v你心里想的100%v你嘴上说的80%v别人听到的60%v别人听懂的40%v别人行动的20%一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧沟通的定义 为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且
10、达成协议的过程。一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧沟通的金三角沟通的金三角一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧沟通的冰山模式v互动：八个共同点5-20%工作层面80-95%关系层面一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧有效沟通的原则v1、有明确的沟通目标v2、有明确的时间约束v3、充分做好准备工作v4、要重视每一个细节v5、要积极努力地倾听v6、双方努力达成目标一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧造成沟通困难的要素v1、信息和专业知识掌握的不够v2、重点强调不足或条理不清楚v3、不会积极的聆听v4、按自己的思路去思考虑v5、时间太长失去耐心v6、准备不充分v7、沟通中一方有情绪
11、v8、语言不通v9、记忆力不好一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧得到对方信任的窍门v1、要找出双方的共同点v2、适当展示能力和水平v3、适当暴露脆弱的地方v4、建立信任一、会议中的沟通技巧一、会议中的沟通技巧批评三步曲v1、首先表扬特定的成就v2、指出做得不好的地方v3、以肯定和支持来结束二、会议中的反馈技巧二、会议中的反馈技巧第六讲第六讲 主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧v一、倾听技巧v二、讲话技巧 情景模拟一、倾听技巧一、倾听技巧v一、倾听技巧v二、讲话技巧 情景模拟“听”字的繁体写法 聽 一、倾听技巧一、倾听技巧倾听的礼节v1、听听别人的故事v2、听听别人完整的故事v3、先
12、听听别人完整的故事一、倾听技巧一、倾听技巧倾听的技巧v1、点头且微笑v2、眼神的接触v3、发出倾听声音v4、身体向前倾v5、重复和总结v6、必要时做记录一、倾听技巧一、倾听技巧表达感受的两句话v1、我也有过相同的经历v2、如果我是你，我跟你感觉一样一、倾听技巧一、倾听技巧v1、展示Presentingv2、探询Probingv3、评论Commentingv4、建立Building二、讲话技巧二、讲话技巧v5、测试Testingv6、总结Summarizingv7、排除Shutting outv8、引进Bringing inv9、建议Proposing二、讲话技巧二、讲话技巧第七讲第七讲 如何对
13、待会议中的如何对待会议中的 意外情况意外情况v一、“蝉”型发言者的症状及应对办法v二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法v三、“驴”型发言者的症状及应对办法v四、“兔子”型发言者的症状及应对办法v五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法v1、讲故事（和讨论的主题无关）v2、讲了很久才能进入主题v3、讲得太模糊，没有具体事例v4、拒绝倾听别人的主要观点一、一、 “蝉蝉”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法“蝉”型发言者的症状对付“蝉”型发者的办法v摇头且微笑v赞许且手势往下v合上笔记本v事先确定发言时间v替他总结一、一、 “蝉蝉”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法“鲨鱼”型发
14、言者的症状v1、有攻击别人的倾向v2、给予消极否定意见二、二、 “鲨鱼鲨鱼”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法对付“鲨鱼”型发言者的办法v1、非语言性打断v2、重申会议规范v3、反问法二、二、 “鲨鱼鲨鱼”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法“驴”型发言者的症状v1、防卫性特别强，心里头有情绪v2、不能站在别人的立场上看问题v3、过于敏感三、三、 “驴驴”型发言者的症状及应对方法型发言者的症状及应对方法对付“驴”型发言者的办法v1、点名发言v2、重复问题v3、突出他的贡献三、三、 “驴驴”型发言者的症状及应对方法型发言者的症状及应对方法“兔子”型发言者的症状v1、质疑
15、正在使用的程序v2、总是提议不同的方法四、四、 “兔子兔子”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法对付“兔子”型发言者的办法v1、肯定他的贡献v2、重申可以先试用现在的程序四、四、 “兔子兔子”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法“螃蟹”型发言者的症状v1、做别的事儿v2、小团体讨论v3、经常接电话v4、经常打瞌睡v5、其他的方式五、五、 “螃蟹螃蟹”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法对付“螃蟹”型发言者的办法v1、强调时间压力v2、重申会议规范v3、带入别人v4、短时沉默五、五、 “螃蟹螃蟹”型发言者的症状及应对方型发言者的症状及应对方法法第八讲第八讲 主
16、持人与参会者的守则与责任主持人与参会者的守则与责任v一、主持人的守则与责任v二、参会者的守则与责任v三、主持人与参会者怎样达成协议一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任v1、要营造和谐的气氛v2、负责会议照常进行v3、负责总结讨论内容v4、引导发言人去解释v5、帮参会者理清思路v6、避免会中意见一边倒v7、减少和议题无关的争论v8、要保持中立的态度一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任主持人调停失败的原因（一）v1、听完陈述后就没词了v2、向双方之一表示赞同v3、阻止对方宣泄v4、指出双方都有错误v5、缩小问题的严重性一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任主持人调停失败的原因（二）v6、引导双方攻击自己v7、建议举行其他主持人会议v8、表达出自己不愉快的情绪一、主持人的守则与责任一、主持人的守则与责任参会者的十大守则（一）v1、会前充分准备v2、会中贡献创意、意见v3、以解决问题为己任v4、摒除部门之见二、参会者的守则与责任二、参会者的守则与责任v5、尽可能多地获取信息v6、耐心倾听、尊重他人意见v7、勇于发言，言之有物v8、不隐恶扬善，不人身攻击v9、避免不当的肢体
