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1、最新 精品 Word 欢迎下载 可修改合同管理规定合同是酒店重要规范文件之一，是代表酒店并维护酒店合法权益的法律公文，现将相关要求规定如下：1. 酒店的对内、对外合同均实行统一管理，以规范、准确、安全为标准。2. 各部室因业务原因要与外单位及个人签订的合同等文件要达到如下要求：1.1合同内容要符合国家政策、法律法规；1.2合同内容客观，实事求是，双方权益和责任要界定清晰；1.3合同文字要准确、精炼，条理要清楚，用语要规范。1.4合同涉及到的时间、地点、物品名、负责人等要素要具体、准确。3. 所有对外签约的文稿需统一由总办审核（或总办交法律顾问审核），经总经理室审阅，合同审订程序为：部门拟稿审核
2、（总办、财务）审阅（总助）审批（总经理）盖章签约归档。4. 合同原稿（经总经理）批复的稿件连同一份正本送酒店档案室存档，另一份交对方留存。5. 对合同中涉及的保密事项，必须严密机密，起草人及有阅文资格的人员不准随便向他人泄露。6.合同管理责任6.1办公室归口管理全酒店合同、协议，建立合同总台账。 6.2财务部负责财产保险、借贷款、应收款等经济合同；6.3营销部负责协议单位签单合同；6.4采供部负责原辅材料、商品购销、生活劳保用品及运输合同；6.5工程部负责工程设备、技改等合同；7.各责任部门应指定专人管理本部门合同，建立分台账，职责如下：7.1审阅本部门的合同；7.2对合同经办人随时提醒款额及
3、货物交付情况，催办、监督履约，发现问题应及时处理并报告；7.3对接收的合同保持完整、有序、整洁，台账清楚；7.4对执行完毕的合同（附有关书信邮件等），交酒店档案室归档。8.合同的签订8.1以总经理批准的采购、供应计划作为签订合同的依据；8.2保证合同当事人合法、符合经营范围、条款齐全、文本规范、印章正确；8.3对供货合同应货比三家确认合格分供方（见“物资招标管理制度”）；8.4应有二人或二人以上参与谈判，在规定的经济限额内，由总经理授权者负责草签合同；8.5草签的合同，经总办、财务初审后，报总经理室审批（万元以上合同应附谈判说明），盖章生效； 9.合同的鉴证对首次接触的客户或金额在10万元以上
4、的合同，必须查明客户的资信度，以防止损失。10.合同的执行10.1对批准的合同，由签订人负责履约责任，如付款、合同执行跟踪，确保酒店信誉。如对方违约，应及时向上级（含工商、公安部门）报告，积极处理，并承担相应的责任；10.2接收所订货物时，若有异议，应在10天内与客户书面联系并解决；10.3向客户交送货物时，应有对方相关人员在送货单上完整签名；10.4由办公室每季检查一次合同执行情况，并向总经理报告。11.合同的变更与解除11.1由原签订人逐级报告，获准后办理变更或解除手续，严禁擅自变更；11.2变更或解除合同应以书面形式通知（紧急时可补办书面手续），并明确答复时间（客户要求变更合同时，也应按
5、时给予书面答复）；11.3变更或解除合同的所有资料（含邮件）均应保存备查。档案管理制度1 目的和范围为加强酒店档案管理的收集、整理工作，有效地保护利用档案，特制定本制度。本制度适用于酒店各类文件档案的管理。2 职责2.1 总经理办公室负责全酒店重要文件档案的归口管理；2.2 各部门负责本部门业务有关的文件档案的管理。3 内容3.1 档案的定义酒店档案指过去和现在各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的对酒店有保存价值的各种文字、图像、音像等不同形式的历史记录；3.2 档案的分类酒店档案分文书档案、人事档案、技术档案和财务档案。3.3 档案的收集3.4 档案的归档a） 酒店及各部门召开的专题会、研
6、讨会单独立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等；b） 各部门的专题报告、集体和个人的调研资料；c） 各种基建施工图纸及相关资料在工程结束验收后应专门立卷归档；d） 以酒店名义的发文，包括与有关部门的联合发文；e） 主管部门、单位，各地方旅游部门发给酒店的文件；f） 关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档；g） 重要的照片和底片、录音带、题字、题词等；h) 酒店员工相关资料，人员培训相关资料；i) 财务工作涉及的各种表格、凭证等。必须登记造册，送领导审批后销毁；3.5 档案的借阅档案借阅登记表上登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经
7、酒店总经理批准后方可借阅；借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻录、转借或损坏，否则，追究当事人的责任；但不能带离档案室。3.6 档案管理3.7 档案的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本酒店其他规章特定者外，依下列规定实行：保管年限文 件 类 别永久公司章程 股东名册 规章制度类 董事会及股东会议纪录 财务年度会计报表（决算） 政府机关及董事会核准文件 不动产所有权及其他债权凭证 工程设计图 资产评估报告 酒店会议纪要 专题会议纪要酒店案件 简报 消防档案25年档案销毁清册 现金和银行存款日记帐15年财务原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、日记帐、明细帐、总帐、辅助
8、帐簿、会计移交清册 上级主管单位有关业务的文件10年预算、决算书类 会计凭证 总结、计划资料 广告宣传资料 固定资产盘点表 外来非酒店业务贯彻执行的文件材料5年期满或解除之员工合同、经济合同、工程合同、购销合同等合同协议 离职员工档案 质量管理体系文件 离职工会会员档案 月、季度会计报表 部门会议纪要2年结案后无保存价值的各部门收/发文 各类记录表格3.8 电子文件载体存储电子文件的载体有光盘、磁盘和磁带。电子文件的载体统一由总经理办公室购置及分配。所有电子文件载体由总经理办公室统一进行登记编号，由使用部门指定专人进行维护管理。若因损坏不能再使用的，应申请报废，同时将报废载体送总经理办公室回收
9、。各部门管理电子文件载体的人员调离本岗位或离开酒店时，载体是交接的内容之一。档案文件借阅程序1借阅档案（包括书籍、文件、资料），必须填写“档案文件借阅登记表”后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店相关领导批准方能借阅。2档案文件不得借出，只供在办公室阅读。3如需复印或将档案文件借出，须由部门向总经理递交书面申请，待审批同意后，方可复印或借出。4档案文件借出时，必须在“档案文件借阅登记表”上注明归还时间，借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。5案卷复印借出前，必须在复印件上注明“此件只供用”。6借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁
10、、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则按违反保密法追究当事人责任。7借阅的档案归还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。8外单位借阅档案，应持介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。9外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查、签章。文件编制制度1 目的和范围规范酒店的办公文件，使酒店各部门行文规范，提高整体办公效率特制定本制度；它规定了酒店办公文件的编写方法、编写要求、格式、编号等。2 职责2.1 总经理办公室负责酒店下行文、上行文、酒店会议纪要以及对外行文的编发；2.2 各部门负责本部门平行文、上行文和下行文的编发。3 内容3.
11、1 公文种类 酒店公文包括上行文、平行文、下行文、会议纪要、备忘录以及对外行文。3.2 酒店公文格式*大酒店有限公司文件编号： 总经理（签署） 标 题 （正 文）主题词：抄 报：抄 送：发 送： （共印 份）备 忘 录呈/致/发： 编号：由：题：时：正 文 （部门经理署名、日期 ） 行文系上行文时，第一行为“呈”；平行文时为“致”；下行文时为“发”；行文编号亦分上行文、平行文和下行文，不得重复；行文题目简明扼要，高度概括，末尾划线处行文部门负责人签署姓名及日期。 在文件收发记录表上登记各部门呈文 总经理办公室 总经理助理 总经理在文件收发记录表上登记 不按上述公文传递程序越级呈文，总经理室予以
12、退回。3.3 会议纪要的编制会 议 纪 要时间：年月日 星期 点 编号：地点：议题：主持：出席：缺席：记录： 正文一般由三部分组成：3.4 合同协议的编制合同协议的格式以合同签订前酒店领导核准为准。详见合同管理制度 合同协议通常以合约方一方两份为准，合约方为两方时，合同即为一式四份；合约方为三方时，合同即为一式陆份。合同审批同意后，须法定代表或委托人签字、签署时期、盖章后才正式生效。合同章要盖在合同末尾合约方名称、法定代表签字和日期上，行跨太大时，日期可无须压到；两页以上的合同须盖骑缝章。生效后的合同分别由合同签订部门、总经理室和财务部保管，财务部须持合同原件。3.5 对外行文的编制*大酒店有限公司文件编号 标 题 副标题（正 文）主题词：抄 报：抄 送：发 送： （共印 份） 字体为仿宋体，版头报名为初号加粗，置中；期号为加粗四号，置中；编写单位及印发日期为小四号字；正文标题为加粗小二，副标题为加粗四号；正文及报尾为小四号，行间距17磅，每行35个字。3.6 文件编号 文件编号分文字文件编号和表格文件编号。由总经室代表酒店对外行文编号定为“苏扬司年号序号号”，如苏扬司2022005号，意为2022年第5号文件。
