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1、物业公司程序文件：基础设施管理程序 物业公司程序文件：基础设施管理程序之相关制度和职责，物业公司程序文件:基础设施管理程序1、目的强化对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。2、范围本制度适用于*物业管理有限公司对资产的管理。3. 物业公司程序文件:基础设施管理程序 1、目的 强化对公司资产的管理,保证公司资产的安全、完整,充分发挥资产使用的效能。 2、范围 本制度适用于*物业管理有限公司对资产的管理。 3、定义 3.1 资产的释义:依据物品的价值和使用期限,分为固定资产类、资产类、低值易耗物品类。 3.2 单位价值在人民币2000元以上(含2000元),使用年限在
2、一年以上的有形资产(包括电子设备、电脑设备、房屋建筑物、运输设备、机械设备以及其它设备) 列入固定资产类。 3.3 单位价值在人民币100元以上(含100元)2000元以下的,使用年限在一年以上的各种用具物品(包括一般的办公家私、小件电脑设备、办公设施、工程工具等)列入资产类。 3.4 单位价值在人民币100元一下的物品,列入低值易耗物品类。 3.5 电脑软件类的资产,依据其价值的大小,分别列入固定资产和资产的管理。 3.6 为便于实物的管理,各别设备(如:工程设备中的水泵、保洁设备中的除草机等同等、同类设备)虽然其单价不够人民币2000元,也可列入固定资产管理范围。 3.7资产物品中(如:玻
3、璃、印刷品等)无论时价花费多少,都不纳进资产范畴,只办理入库、出库手续,登录流水帐本; 4、职责 4.1 资产主管部门 4.1.1 办公室是公司资产实物管理的主管部门,负责对各管理处资产管理的指导监控和本部资产的实物管理。 4.1.2财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门,着重从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。 4.1.3各管理处负责本管理处资产实物管理,接受公司办公室及财务管理部的监控和管理。 4.2 电子办公设备类资产的管理 办公室是公司电子办公设备类实物管理的专业部门,负责对公司电子办公设备类资产进行专项管理,对电子办公设备类资产的购进、配置、使用、修理及报废等
4、进行全面的登记和管理。 4.3 各部门、各管理处对资产的使用和保管要明确责任人,各部门、各管理处的责任人对使用资产负有妥善保管、安全使用的责任。 5、方法和过程控制 5.1 资产的分类和使用年限 依据现行的会计核算制度及公司资产的具体状况,资产的分类和固定。 5.1.1对如固定资产及资产的使用年限及编号方法如下: 资产大类及资产总分类资产明细分类使用年限 资产分类资产明细分类 固定资产G 资产Z 机械、工具、设备JX1、工程工具10年 2、保洁工具 3、变电箱设备 4、其他 运输设备YS1、安全巡逻自行车10年 2、食堂采购三轮车 3、东丽湖船只 4、公务车辆 5、其他 家私类JS1、柜、沙发
5、、会议台5年 2、办公台(桌) 3、办公椅 4、其它 通讯设备TX1、对讲机(套)5年 2、 机 3、喊话器 4、其他 安防器械设备AF1、车闸系统10年 2、消防系统 3、门禁管理机 4、灭火器 5、铝合金岗亭 6、其他 电脑设备(非安防)DN1、台式电脑全套5年 2、手提电脑 电子设备DZ1、日常家用电器5年 2、办公用设备 娱乐设备(非电子)YL1、娱乐经营设施、5年 2、员工福利娱乐设施 其他类QT其他设备5年 5.1.2 关于低值易耗物品,只需记录流水帐册。 5.2资产登记的要求: 5.2.1本部及各管理处要分别做好固定资产、低值易耗品的登记,登记在*物业年度固定资产盘点表中。 5.
6、2.2为方便公司资产的统计,总部及各管理处统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。 5.2.3资产的编号规则:XXXX(*物业公司+固定资产/资产)-XX(固定资产/资产的类别称为资产)- XXXXXX(固定资产/资产的序号)其中,公司编号左起前两位为公司所在地区拼音简称,如:*为TJ;第三位为公司业务类型简称,如:物业为W;第四位为资产类型简称,如:固定资产为G ,资产为Z;如:属于固定资产,汇总后为:TJWG 5.2.4资产依据购置资产种类划分,如:手提电脑(非安防类)属固定资产的电脑设备类,其资产为:DN ,其他资产请参照:5.1条款执行。 5.2.5低值易耗品的分类和资产编号由本部
7、及各管理处视资产的具体状况参照上述分类自行调整。 5.3 资产管理 5.3.1所有公司资产均由办公室统一调配、购置,由各使用单位分级管理。 5.3.2资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批,未经批准,不能办理相关手续。 5.3.3本部及各管理处指定专人(称为资产管理员)负责资产管理,并在办公室备案。 5.3.4办公室和财务共同负责公司资产管理的工作督导,将会不定期对各单位资产管理状况进行抽检,发现问题对资产管理员及其它相关责任人员进行处理。 5.3.5资产编号规则需统一,并在资产上粘贴标识,确定资产责任人,保证资产的合理使用及管理。 5.3.6本部及各管理处资产管理员负责本项目的资产的登
8、记注册、发放、管理,建立内部资产台帐,填写固定资产登记卡片,其中列明资产的名称、购置年代、物品规格型号、价值、使用部门。上报办公室备案。同时,每半年办公室行政组与财务进行资产的盘点清查工作(每月进行抽检)。 5.3.7资产的使用部门和使用人须合理使用设备,严格按规程操作,并注意设备维护、保养。 由于使用、保管不善造成的遗失和损毁,责任人要按资产购置价格或资产管理部门的评估价值赔偿。 5.3.8资 产使用人离开公司时应办理移交手续,项目负责人必须到本项目资产管理员处进行确认,否则造成的一切后果,由项目负责人承当。 5.3.9公司内资产转移应填报资产转移审批单,各单位第一负责人签字,报办公室批准后
9、由资产管理员登记后方可进行转移。 5.3.10易损物品无使用价值或使用年限已到时,应由资产管理员填写报废申请表,由办公室审核后报财务部复核后做相应处理。 5.3.11未经资产分管部门,办公室同意,任何部门和个人不得将资产外借和供无关人员使用。 5.4 资产购置、调拔、转让、报废的审批权限和审批程序 5.4.1固定资产购置、转让、报废的审批权限: 所有固定资产报废由总经理批准,单件资产净值在1000元以上的固定资产或低值易耗品的购置、调出、转让、报废,经办公室审核后由承办部门总经理助理审批,报总经理审批。 5.4.2 固定资产购置、转让、报废的审批流程: 购置、调拨、转让、报废1000元以上的公
10、司资产: 5.4.2.1使用部门通过邮件报送申请报告; 5.4.2.2由各单位第一负责人签署看法; 5.4.2.3经办公室进行审核; 5.4.2.4由财务部复核; 5.4.2.5总经理助理批复看法; 5.4.2.6总经理批准后由总办统一购置; 5.4.2.7 1000元以下资产或专业物品的购置,由项目自行在公司制定合格供方范围内进行购置,办公室行政组备案;公司需要统一的物品如办公桌椅、书柜、档案柜、床等由总办统一购置; 5.4.3使用部门提出购置公司资产申请后,应首先由公司办公室负责进行内部调配,假设所需购置的物品,公司内部可调配的应在内部调配,尽量避免重复购置造成资金的浪费;如不能调配,方可
11、进入购置审批阶段。 5.4.4资产购置的办理:报送部门提出申请,填制固定资产购置申请表并按规定申报流程和审批权限获批准后,方可进行资产的购置。 5.4.5资产转让、报废的办理:报送部门提出申请,填制固定资产报废申请表,并按规定申报流程和审批权限获批后,方可进行资产转让和资产残骸的处理。报废资产有残值的,经资产主管部门估价、处理后,回收的资金应及时上缴公司财务管理部;报废资产原值在2000元以下的项目可自行处理,但必须知会办公室;2000元以上则有公司统一处理; 公司资产在部门间的内部调配,填写内部调动(离职)资产转移单明细表按流程审批后再行调配。 5.5 固定资产的盘点 本部、各管理处对固定资
12、产每月盘点,办公室和财务管理部负责对总部及各管理处的监督检查。通过盘点,保证固定资产帐帐相符、帐物相符、物标相符、安全完整。本部及各管理处资产盘点可参照以下方式进行: 5.5.1由资产管理部门组织有关部门进行资产的实物盘点,并做出实物盘点(盘盈、盘亏、待报废)报告。 5.5.2财务部门依据实物盘点的状况,与财务帐核对,计算盘亏、待报废资产的价值(原值、已提折旧、净值),做出最终的固定资产盘点报告并报批。 6、支持性文件 无 7、质量记录及表格 TJzzWY6.3-Z01-F1 内部调动(离职)资产转移单明细表 TJzzWY6.3-Z01-F2 *物业月度盘点表 TJzzWY6.3-Z01-F3 *物业年度资产盘点表 TJzzWY7.4-Z01-F1 月度备用物品计划表 TJzzWY7.4-Z01-F2 月度办公用品计划表 TJzzWY7.4-Z01-F11 固定资产购置申请表 TJzzWY7.4-Z01-F13 资产转交审批明细表 TJzzWY7.4-Z01-F14 公司资产报损、报废申请表/P
