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1、旅游生态开发投资有限公司文件管理规定一、总则1目的 为规范员工公文写作和保证公司文档管理的科学性，从而确保文件事务正常顺利进行，提高管理工作效率。2适用范围 凡隶属本公司员工之文件管理，悉依照本规定执行。3权责单位总经理办公室负责本规定制定、修改、废止之起草工作。二、范围和种类章程、制度、规定、条例、办法、细则、决议、决定、公告、指示、令、议案、方案、通知、通告、会议纪要、请示、意见、批复、会议记录、函、报告三、 格式要求1各类公文的写作格式及范例可参考国家行政机关各类公文格式和写作范例；2. 文件标题根据内容拟定，用小二号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距
2、恰当；3文件基本内容应包括起因以及中间交涉过程，必要时应附上相关资料与文件。用语应简明扼要，主题明确，一事一议，用词必须准确规范；文件内容须仔细斟酌，以便能顺利实施；文种表述须准确；4文件须注明起草者或请示者及其所属部门，并签署名字及编制日期；签名应使用正楷字体，字迹清晰可辨；5文件中对于重要事项的部分，需字体加粗表示出来。有重大修改变动的部分，需使用下划线并加粗表示；6文件的最下端需注明主题词、主送部门及抄送部门；7部门名称统一按人力资源部定义的部门名称执行；8公文如有附件，在正文下空l行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附
3、件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。注：公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。四、版面、用纸及装订要求1. 公文用纸统一使用白色A4纸；人事任命及奖励通报统一使用粉色A4纸；仅对外联络发函需要方可使用公司统一印刷的便签纸；提交的文件一律禁止使用热敏纸； 2. 排版时，正文视内容量选择使用小四号或五号宋体字；段落行距为
4、1620磅； 3. 印刷要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜；4. 装订要求左侧装订，不掉页；公文封面与书芯不脱落，后背平整、不空；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。五、文件提交1. 各部门上交的文件或需汇总的数据，原则上以各部门为单位进行提交或汇总，由各部门指定的人员进行上交和签收；2. 个别部门定时文件须按时按量自觉提交，收文部门无须再次进行提醒，延迟递交的按本规定第十一点的相关责任追究责任；3. 如确因客观原因未能及时按会议中规定时限提交文件，提交部门须提前告知收文部门：当天需上交的文件，至少需提前2个小时告知；时限超2天以上（含2天），至少需提前1天
5、告知；在征得收文部门同意后，才能按重新约定的时间提交；但仍须追究文件逾期责任并纳入绩效考核；4.收文部门有权对任何逾期上交的部门提请处罚。六、文件审核或批准1文件由部门经理级以上的主管，负责对文件进行审阅、修改以及其它必要的处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理。如果有遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示处理。文件审核，如无特殊时间限制，正常情况下半个工作日须审核完毕，对于被退回文件，需要在2个小时之内处理完毕；2事项涉及多个部门的文件，必须经相关部门商议一致后方能处置。在处理意见上如果存在分歧，则由所直属总办协商，协商不成的，上报或请示公司总办；3正常情况同一部门由
6、下至上审核签字后,转至另外相关的专项审核部门,最后按资金权限提交批准；4请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得总经理审查、裁决和公文批复之后，方能实行。七、文件发放、签收与归档管理1文件应一式多份，在一个工作日内将副本直接发放到各部门指定的文件签收人处，做好签收或通过网络系统发文后做好回执确认并详细记录发文日期、时间及接收人，以备查询；2在发放给相关部门时,各收文人员检查文件的正文及附件是否完整，如有缺少，应立即追回。对审批手续有遗漏的和与本案无关的、不应随案归档的文件，应立即退回或告知文件发放部门；3各部门收文人员收文后，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于
7、文到3个工作日内送交或传真有关人员。来文定有答复期限者，应按来文所定期限内处理完毕；4文件发放后，发文部门的文件管理人员把正本归档；各部门负责人在文件传阅完毕后需签“已阅”并将副本分类存档；5（1）各类文件存档应视部门组织、业务项目、机密程度、保存年限等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门类别区分，部门类别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中再分为若干小类。依据各类别做好清晰的目录清单；（2）分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；（3）各级分类、卷次及目次的编号，应以阿拉伯数字或英文字母表示，其位数应视案件多少决定。（4）各级
8、名称及编号一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论；（5）文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日，将分类完毕的文件，按不同的分类和序号分别归放在翻页文件夹内，以便随时查看；（6）各部门需统一交档案室保管的文件，应做好签收，以便调档。八、文件上传下达及跟踪文件上传下达与跟踪须注意文件的时效性、准确性、完整性及传达的到位性。九、涉密文件的处理原则1文件按其密级可分为以下几类：（1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。（2）秘密：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。（3）机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。（4）普通：指非机密文书。如果附有其他调查
9、问卷之类的重要东西，则另当别论。（5）传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。2处理原则：（1）必须根据密级对文件进行严格保密，否则将承担一切法律责任。（2）涉及秘密的文件原则上由责任者或当事者自行处理。（3）指名或亲启文件，应在封面上注明文书收文者姓名，并由发文者封缄。（4）到达的指名或亲启文件，由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。十、保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1永久保存：（1）公司章程；（2）营业报告等文件；（3）政府机关的许可证、认证书以及指示命令等文件；（4）契约书等具有
10、永久效力的文件；（5）工作计划、总结、汇报、会议记录；（6）有关高管人事方面的重要文件；（7）其它需永久保存的重要文件、帐簿及统计资料。210年保存：（1）高管会议等经营管理上重要的查考性文件；（2）市场调查的汇总报告书。35年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其它经核定保存5年的文件。41年保存：文件执行完毕后无长期保存必要的。十一、销毁1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，要定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续，并于目录表附注栏内注明销毁日期；2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，应于目录表附注栏内注明其保留文件、部分销毁文件及日期；3经审核同意销毁的文件，应由总经理办公室指定人员负责销毁。十二、附则1. 除特殊规定外，自颁布之日起均参照本规定执行；2. 本规定最终解释权归人力资源部所有，3. 本规定之内容列入全体员工培训教育范畴，供各部门作为教材使用！
