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1、工程物资采购管理制度汇编青岛博海建立集团有限公司-管理制度医学训练综合楼工程物资选购管理制度批准：审核：编制：青岛博海建立集团有限公司二一五年十月 工程物资选购管理制度第一章总那么第一条为了加强公司的工程物资选购管理，标准工程物资选购工作的程序和标准，防范和降低工程物资选购中的风险，保障公司经营的效率和效益，依据相关法规的规定，特制定本制度。其次条本制度中的工程物资是指公司施工工程所需要的、由公司选购的材料和设备，包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购置的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。第三条本制度适用于公司的全部施工工程。其次章部门设置与职责分工第四条需求部门
2、工程部是工程物资的需求部门，负责提出的物资需求长期规划和物资需求申请、准时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供给商、与供给商技术沟通、物资验收和物资后续管理等工作。第五条选购执行部门物资部是工程物资选购的执行部门，负责根据需求部门的方案组织选购、选购合同管理、监视供给商执行情况、工程物资选购信息传递、物资验收和交接、建立选购台账、建立合格供给商档案、提出选购付款申请等工作。第六条选购审核部门集团供给公司是工程材料选购价格的审核部门，负责搜集并根据公司选购的历史价格、外部市场价格、专业机构供应的价格等可比拟信息对选购价格进展独立审核。第七条选购审批部门根据集团公司的选购审批程序执行。第八条
3、选购监视部门签证部是工程物资选购工作的监视部门，负责对选购内部掌握、选购工作执行状况进展监视。合同部、财务部对选购付款状况进展监视。第三章选购程序与工作标准第九条月度选购方案需求部门每月依据工程设计和施工进度编制月度物资需求方案，每月按时将方案提交给物资部。物资部依据上报的方案，进展汇总，形成月度选购方案，报公司方案会议批阅。批阅通过后，物资部依据月度物资选购方案套用方案或定额价格提出资金支付方案，提交资金管理部落实选购资金，并统筹做好人员支配、时间支配等选购预备工作。第十条需求申请1、需求部门依据月度物资需求方案根据统一格式编制物资需求申请表。物资需求申请应分类填写，根据施工单位和类别连续编
4、号，要求内容精确、明晰、完好，需求部门对申请的正确性和合理性负责。2、需求部门应在以下规定时间内分别上报给物资部。3、物资需求申请提交物资部前应由施工单位、监理公司、需求部门的工程人员和工程经理审核签字。但以下状况必需经过特别审批前方可提交给物资部：1提早申报天数少于规定时间的，应经分管领导审批；2未能在规定的申报日期申报的，应经分管领导审批；3没有列入月度物资需求方案的大、中型设备，应经公司总经理审批；4没有列入月度物资需求方案的其他物资，应经分管领导审批；5各施工单位、各部门必需按日期申报物资需求申请；6定价询价工作单位、各部门必需已工作联络单的形式，并注明材料的名称、规格型号、数量。第十
5、一条选购申请物资部收到需求部门上报的物资需求申请表后，进展审核并汇总，编制选购申请表。选购申请表应分类填写，每类连续编号，并注明拟实行的选购方式。1、公司招标选购方式：单类产品选购金额在10万元以上并且依据实际情况可以进展招标的，将选购申请表提交给合同部进展招标，物资部、合同部、需求部门根据集团公司的有关规定共同完成选购工作，详细选购程序详见公司招投标管理制度；2、非公司招标方式：1单类产品选购金额在10万元以上，但依据实际状况本次无法进展招标选购的，物资部将选购申请表提交公司分管领导、集团供给公司审核并批准后，执行选购程序。2单类产品选购金额在10万元以下的，物资部依据集团公司的有关规定进展
6、选购。第十二条查找供给商物资部、各部门应查找不少于5家供给商(选购金额在10万元以下的不少于3家)。供给商少于规定数量的，物资部应向集团供给公司书面报告缘由，集团供给公司审核批准后进展选购。需求部门应向物资部推举供给商。特殊是首次购置和技术冗杂的工程，推举的供给商应不少于3家。物资部查找供给商应遵循以下原那么：1、应依据本钱效益原那么，尽量多查找供给商参加洽谈；2、重复选购的，应在公司的合格供给商数据库中优先选择供给商；3、同类产品选购中，应不断更新选购供给商，不得长期保持不变。第十三条供给商评定物资部搜集查找供给商的资质、资格等可以说明供给商实力和程度的资料，与需求部门、审计部、分管领导、公
7、司领导共同对供给商进展资格评定，挑选出符合要求的供给商。物资部将符合要求的新增供给商添加到公司的供给商数据库中。第十四条信息传递与沟通物资部负责搜集、整理选购信息，传递给评定合格的供给商，并承受和答复供给商提出的疑问。选购信息一般包含以下内容：1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部依据需求部门的需求方案编制。2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供给商违约的制约条款等除价格之外的信息，由物资部依据集团公司的选购政策编制。3、技术信息：包括产品采纳的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由需要部门负责编制后交给物资部。
8、第十五条技术沟通需要技术沟通的，物资部组织需求部门与供给商以适宜的方式进展技术沟通，物资部对技术沟通的组织工作负责，需求部门对技术沟通的效果负责。技术沟通后形成技术沟通记录，物资部、需求部门、供给商在记录上签字后交物资部存档。在技术沟通过程中，需求部门应会同物资部对参加的供给商进展进一步的理解和审查，评估供给商的力量和程度，挑选出参加商务报价的供给商。第十六条商务报价在供给商充分理解和明确选购信息的根底上，物资部组织供给商进展商务报价。物资部可以实行以下方式获得供给商的商务报价：1、协商定价物资部与供给商一一进展协协商价，供给商确定报价后向公司供应书面的报价表。物资部依据供给商的报价编制报价汇
9、总表，并注明拟选择的供给商和价格。2、集中竞价由公司相关部门共同组成竞价小组，负责召集供给商参加集中竞价，获得供给商的书面报价文件。集中竞价过程如下：1组成竞价小组：竞价小组一般由物资部、需求部门、审计部派员组成，是负责集中竞价的临时组织，由物资部牵头组织开展工作；2发放集中竞价通知：物资部在确定集中竞价时间、地点、人员支配后，通知供给商参加集中竞价；3确认选购信息：供给商根据要求参与集中竞价，竞价小组负责召集。供给商现场确认对产品信息、商务条款、技术条款已经知晓，并在响应函上签字确认。4竞价预备：竞价小组宣布竞价规章，发放报价表。5竞价：供给商现场填写发放的报价表，交给集中竞价小组。集中竞价
10、小组可以依据实际状况公布集中竞价最低价格，支配供给商进展竞价，竞价轮数由集中竞价小组确定。6签署集中竞价结果文件：最终一轮竞价完毕后，集中竞价小组依据最终一轮的报价表编制报价汇总表，并注明拟选择的供给商和价格。集中竞价小组参加人员在报价汇总表上签字，连同供货商填写的原始报价表交物资部存档。第十七条价格审核物资部将报价汇总表报集团供给公司，集团供给公司对选购价格进展审核并签批看法。第十八条价格审批价格审核完毕后，物资部将报价汇总表及相应资料报给公司分管领导、总经理审批。第十九条通知供给商公司领导审批后，物资部编制连续编号的选购订单，报物资部经理审核批准后，将选购订单发给供给商，通知供给商根据商定
11、送货。其次十条签订合同公司原那么上应与供给商就每一笔选购签订供销合同。依据实际状况不能签订合同的，应由公司分管领导和总经理批准。物资部合同管理员依据选购审批结果，起草合同。需求部门负责供应合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术沟通记录全都。合同起草完毕，合同管理员报物资部经理、公司分管领导、公司总经理审核批准后，办公室签章，合同正式签署。合同管理详见公司的合同管理方法。其次十一条通知收货与供给商达成供给协议后，物资部将选购订单副本传递给需求部门、物资部保管员等相关单位和人员，通知其估计送货时间，使其做好收货预备。其次十二条验收与交接物资部保管员、需求部门、施工单位、监管部门等相关部门负责
12、物资的验收和交接，详细分工和程序详见工程物资管理制度。物资验收入库或交接后，接收人应当将收货信息准时反应给物资部。其次十三条挂账与付款供给商执行订单完毕后开立销售发票，发票必需注明选购订单号码，并与选购订单一一对应，不行将多张选购订单的产品混在一起开立发票；供给商将发票交给物资部选购员，选购员依据选购订单和报价汇总表进展审核后，根据公司的审批程序进展审批，审批完成后到财务部办理挂账。依据与供给商的商定需要付款时，选购员填写付款申请书，根据公司的付款审批程序进展审批，审批完成交财务部办理付款事宜。第四章选购档案管理其次十四条选购文档物资部应做好选购文档的档案管理工作，选购工作中的以下文档应根据选
13、购订单批次整理归档：1、物资需求申请；2、选购申请；3、产品商务文件、技术文件，技术沟通记录；4、报价表和报价汇总表；5、选购订单；6、选购合同；7、验收报告。其次十五条选购台账物资部应建立选购台账，选购员将各个选购阶段的信息记录于选购台账。物资部可以根据供给商、物资名称、订单号等不同索引进展查询，以加强对选购的管理和对选购信息的利用。选购台账应定期与供给商、材料保管员、材料会计、财务部等相关各方进展核对，核对不全都的应准时查找缘由并进展处理。第五章监视与考核其次十六条监视审计部负责参加选购内部掌握制度的建立，并监视其运行情况，提出修改和完好心见；审计部负责监视选购执行工作过程，并有权对选购工
14、作进展检查，依据检查结果，向公司高层领导提出处理和考核建议。其次十七条考核1、物资部应搜集整理以下信息，并向公司负责考核的部门提出考核建议：1需求部门提出的需求方案是否精确、需求方案的变动幅度是否过大、文本编制是否标准、文本编制是否准时、文本传递是否准时等；2选购人员的选购工作是否准时、选购产品是否相符、选购产品交货状况、选购程序和纪律的遵循性、编制文件是否标准、选购文档管理、选购台账管理等。2、公司负责考核的部门应对物资部的工作进展考核，并提出考核建议，包括：选购工作是否准时精确、选购程序和纪律的遵循性、选购文档的管理、台账的管理等。第六章附那么其次十八条本制度由公司物资部负责说明。其次十九条本制度自公司公布之日起施行。
