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1、灵活运用excel电子表格软件加强供电企业数据管理 灵活运用excel电子表格软件加强供电企业数据管理在企业经营活动中，数据管理具有十分重要的作用。因为企业管理的基本情况，企业的决策、计划、总结，企业各业务经营状况的好坏，各部门各员工工作开展的优劣，市场信息的反馈，市场的分析和开发等等都需要用数据进行量化和支持。这就要求企业信息数据必须真实准确、反馈及时，管理先进等。我们日常工作中更是无时无刻不与数据发生关系，各种信息数据的统计、分析、汇总、审核、上报，无不与之关联。因此灵活运用excel电子表格软件，加强企业数据管理，是值得我们研究，也是非常有必要的。我们利用excel电子表格软件管理数据，
2、常常要面临两大问题，即报表的填报和汇总的问题，现针对这两个问题进行分析，提出解决措施，并予以探讨。一、不会科学合理、灵活方便的在电子表格中填报数据也许很多人都会存在这种误区，数据填报有什么难的，在表格中直接输入数据就完了，没有什么难度。其实，这是一个错误的观念。同样一张报表，如果设计思路先进，填报方法科学，那么有的人也许只要十来分钟就能够完成全部的报表填报工作，并且数据质量很高。而有的人却要花费好几个小时才能够完成报表填报工作。这里我们就探讨一下，什么叫科学合理、灵活方便的填报数据。就用每个月都要填报的月报为例来说，报表的格式是统一规范的，首先我们要明确报表制作的思路，要求报表填报必须达到以下
3、几个要求：一是对每个月的报表填报工作，要求在一个电子表格工作薄文件里完成，不与其他任何文件发生链接关系。二是输入的数据量要求达到最小化，只输入最基础的数据，对通过计算而来的数据不进行输入，利用函数计算而来即可，使填报工作量最小，填报的工作效率最高。三是对每个月的基础数据，集中在一张Sheet工作表进行输入，只建立一个数据源，方便数据的修改、保存等管理工作。四是要求尽可能使Sheet工作表的数量最少，每个月报表的填报工作，只需要在Sheet1、Sheet2两张工作表里完成，Sheet1工作表用作基础数据的输入，即数据填报只在Sheet1里完成，Sheet2工作表用作报表格式数值的显示。也许有人认
4、为这是不可能的，因为一年有12个月，必须要做12张表格呀，其实不然。下面我结合一个简单的线损报表为实例，来解答如何实现我所希望达到的以上四点的要求。其次对Sheet2工作表报表进行分析。由图可知，报表数据共有8个（黄色区），由Sheet2工作表报表格式和数据之间的关系可知，每个月需要填报的，基础数据其实只有2个，即A6、B6单元格的购电量和售电量数据，其他6个单元格的数据均为计算而来数据。如此，我们再设计制作一张用于输入2个基础数据的Sheet1工作表，对12个月当月的购电量和售电量，集中在Sheet1工作表里进行输入，而Sheet2工作表里所有8个数据，均利用函数关系对Sheet1工作表数据
5、进行引用使之自动生成。下来，在Sheet1工作表里建立基础数据表，表格设计如下所示：只在Sheet1工作表里黄色区域，对每月的购电量和售电量进行手工输入即可，这样就达到输入数据量最小，工作效率最高，并且只有一个数据源，方便了数据的管理工作。其次要考虑，就是如何在Sheet2工作表报表里完成12个月份的报表显示问题。我的思路是，在D2单元格（红色）里输入不同的月份，让报表自动显示该月数据，使12个月的报表在一张报表里实现显示。为使月份输入更方便，利用：数据-有效性-设置-允许-序列，设置1-12月的下拉列表，在D2红色单元格下拉列表选择月份即可。这就是整个报表的设计思路。C6、D6、G6、H6单
6、元格函数更简单就不用叙述了。至此线损率报表制作就全部完成了。这只是一个非常简单的实例，不知大家是否已经感受到excel电子表格软件的威力。上面购电量和售电量引用函数，实际是条件求和公式，之所以未利用SUMIF单条件求和函数，是因为上面用的SUM与IF函数组合公式，还可以实现多条件的求和，是非常适用的。二、对报表的设计没有正确的思路，不会很好的利用excel电子表格软件快速准确的汇总报表对一种报表进行汇总，多个下属部门上报的excel电子表格报表，填报到了本级部门，由于下属单位制作报表的习惯和使用电子表格的能力不一样，加上有时上级要求下属部门报表上报时，填报说明不清楚，致使报表格式、统计单位、统
7、计口径五花八门，汇总时需做大量的处理、审核、校正等工作。费时费力，效率低下，不能很好的保证数据的质量。文件保存时更是分下属单位，分月份多处建立文件夹，保存上报的报表，查阅不方便，十分繁琐。汇总时多处链接文件数据，数据储存极不安全。鉴于此，我的思路是，文件数据的储存、汇总依然在一个电子表格文件里实现，同上，在Sheet1工作表里实现基础数据输入，在Sheet2工作表里实现多个下属及本级部门不同月份数据的显示。同样以安康供电分公司线损报表为例进行说明。总之，一张报表的制作，我们首先要进行仔细的分析，需要达到什么样的目标，需要利用什么函数来实现，必须有一个清晰的思路，有了思路就知道该怎样进行设计报表
8、。在上面的实例中可以看出，重点要理解函数的含义，每个函数的功能都是单一的，将各种具有单一功能的函数组合起来，可以方便的实现我们所需要的功能。当然，我上面所举得实例数据量很小，对大量的数据进行管理，运用好excel电子表格软件将尤为方便，可以使我们在数据管理工作中实现事半功倍的效果。笔者所介绍的电子表格的应用，只不过是excel电子表格软件强大功能的冰山一角，在数据管理工作中，我们更需要不断学习、研究、探讨，努力提升excel电子表格灵活运用的能力，加强企业的数据管理工作，为企业的发展贡献自己的力量。作者简介：谢明，男，陕西安康人，助理工程师，本科学历，现在陕西地方电力（集团）有限公司安康供电分公司工作；江胜勇，男，陕西安康岚皋县人，助理工程师，本科学历，现在陕西地方电力（集团）有限公司安康供电分公司工作；肖鹏，男，陕西西安人，工程师，本科学历，现在陕西地方电力（集团）有限公司市场营销部工作。-全文完-
