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1、 数字档案室建设难题的思考 文/ 黄冈市档案局张梅【摘要】本文试图从数字档案室的基础设施建设、数字资源建设和制度建设等问题入手，探讨思考数字档案室建设中遇到的困惑和难题，以引导各级各类档案室充分发挥自身优势，打造真正意义上的数字化档案室，最大程度发挥数字档案室作用。【关键词】信息化；数字档案室；建设数字档案室的主要存储对象是电子档案，通过对计算机等数字设备实现对档案的收集、整理、存储、管理和利用。目前，档案信息化建设是档案事业发展的主流趋势，而数字档案室建设又是其中的重要内容之一，但就目前情况而言，我国基层单位档案信息化水平存在较大差异，因此只有进一步加快数字档案室建设，才能提高档案利用率，最
2、大限度发挥出数字档案室的作用。一、数字档案室建设的重要意义为了更好地做好单位档案管理工作，必须要采用更为先进的集约化、现代化和社会化管理方式。数字化档案室是顺应时代发展的需求，满足和适应新形势下档案工作的需要；此外，数字档案室的建设，也是提高档案信息化管理水平的重要手段，能够真正实现档案资源共享，更好地服务于地方经济建设。当然，随着档案管理工作量的不断加大，难度也越来越高，通过数字档案室的建立，能够让档案的收集、利用和查询变得更加简单，实现档案查准率和查全率的提升。二、数字档案室建设的主要内容（一）基础设施建设。在数字档案室建设中，首要任务就是强化基础设施建设。数字档案室建设应在满足当前需要的
3、前提下，坚持适度超前的原则，对档案存储数据容量、网络访问量和数据操作强度等进行估算，在硬件设备选择、软件系统和网络构建的建设中应为未来设备扩充、系统升级和网络扩建留下余地。基础设施建设主要有三部分内容：1. 网络建设。建立独立的档案数据网，便于档案数据整理、加工、存储和管理工作的进行。但是，档案数据网要与互联网进行物理隔离，并根据实际情况和办公网、业务网逻辑隔离。另外在与办公网、业务网交换数据的过程中安全措施要做到位，必要时可配置专门的计算机连接到办公网、业务网中。2. 硬件建设。对于数字档案室中的硬件而言，服务器、扫描仪、终端机、打印机、UPS 不间断电源以及磁带光盘等设备要具备稳定的性能，
4、能够正常工作，并且必须符合数字档案海量存储、查询和管理的需求。3. 软件建设。电脑操作系统性能必须良好并和硬件相匹配，同时选择与硬件匹配的扫描软件、Photoshop 等图像处理软件，具备较高的安全性、稳定性。配置的数据管理系统要满足目录、多媒体以及全文等数据的搜索需求，可设计档案查询利用系统、档案进馆报送管理系统、数字档案室管理系统等档案管理应用平台，便于更好地采集、加工、存储和利用各项数据信息。（二）数字资源建设。在数字档案室建设中，数字资源建设是最核心的内容，档案室要建立目录数据库、全文数据库以及媒体数据库等，并对数字档案数据信息进行统一存储、管理和利用。1. 目录数据库建设。在建设目录
5、数据库的过程中，要按照相关的业务标准和规范，力求所有室藏档案电子目录的全面、真实与完整。2. 全文数据库建设。第一，电子文件归档。在管理中必须科学规范，要满足国家档案局制定的基于XML的电子文件封装规范板式电子文件长期保存格式需求以及文书类电子文件元数据方案等要求。第二，制作档案数字化。在数字化工作的开展过程中，要严格按照纸质档案数字化实施细则中的各项要求进行。3. 媒体数据库建设。在建设媒体数据库的过程中要严格落实国家和省的规定要求，进行音像档案、照片档案等内容的数字化加工，同时建立相应的数据库。（三）制度建设。只有建立健全完善的制度，才能确保数字档案室建设顺利开展下去。各档案室要从自身实际
6、情况出发，对现行数字档案室管理制度作出补充，改善其中不合理的地方，主要应建立以下6 种制度。1. 电子文件归档与管理办法。对电子文件归档的责任、范围、程序、格式以及方法等进行明确，并制定电子文件归档的质量要求。2. 档案安全保密制度。对电子档案安全管理职责要求作出具体的规定，同时制定有效的措施方法。严格划分好网上利用权限，明确档案资料的阅读使用范围。3. 档案数据网上查询利用制度。要对档案数据的网上查询利用范围作出规定，并明确具体的查询利用程序和方法，以及相关的安全要求。4. 档案数据管理维护制度。对档案数据入库、管理、修改以及备份等操作方法，及其具体程序等作出规定。5. 电子档案鉴定销毁制度
7、。对于需要鉴定销毁的电子档案，要制定需要遵循的原则，及其主要的技术要求与方法。6. 档案数据网及信息设备维护使用制度。要对数据档案操作管理规范加以明确，制定出可靠的计算机等信息设备维护使用方法。三、结语加快数字档案室建设，对于提高档案信息化管理水平有着重要意义，各机关、企事业单位要真正认识到数字档案室建设的重要性，纳入重要议事日程并付诸行动，只有这样，才能进一步加快档案工作信息化总体进程，让数字档案资源得到共享，提高档案利用质效，以此实现档案工作质量与效率的全面提升。参考文献：1 张珊. 数字档案室建设实践述评J. 办公自动化，2014（06）：3753.2 罗亚琦. 企业数字档案室建设要务J. 浙江档案，2013（03）：64.-全文完-
