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1、公司档案管理制度第一章 总则 第一条 目的 为加强集团档案管理工作,有效的保护及利用档案,更好地为集团各项工作服务,特制定本制度。第二条 释义 本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中,所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 管理原则 (一) 集中统一管理原则。(二) 维护档案完整与安全原则。(三) 便于利用原则。第四条 适用范围:本制度适用于集团所有单位的档案管理。第五条 管理职责 (一) 总部:总部行政部为集团档案的归口管理部门,负责:1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程;
2、2. 监督、指导、检查各事业部档案工作;3. 总部档案的收集、保管和开发利用。(二) 事业部人事行政部为本事业部档案的管理部门,负责:1. 制定档案工作计划并组织实施;2. 监督、指导、检查本事业部各职能部门及片区的档案工作;3. 本事业部档案的收集、保管和开发利用;4. 各事业部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。(三) 各片区须指定档案管理部门,负责:1. 制定档案工作计划并组织实施;2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作;3. 按规定向事业部档案室移交档案。(四) 各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。(五) 档案管理人员 1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案
3、管理责任人,负责规划管理本单位档案建设工作。2. 总部行政部设专职档案管理员,负责集团档案管的综合管理工作,包括:2.1 总部档案的管理。2.2 监督、检查并推动各事业部档案建设工作。2.3 档案管理体系的建设与完善。2.4 档案管理人员的培训与指导。3. 总部各中心、各事业部、片区均应配置兼职档案管理员,负责本单位或部门的档案管理工作。4. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革,并保持相对稳定。第二章 档案归档 第六条 档案归档范围 公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档,有多份原
4、件的归档原件,只有一份原件的归档复印件。第七条 归档时间 (一) 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次,移交时间为每年三月份、九月份。(二) 基本建设类文件材料由部门负责人审定后,于工程竣工后3个月内归档。(三) 财务档案:当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满之后,应当由财务部门编制移交清册,移交档案室统一保管。(四) 涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料,须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。(五) 项目文件:连同配套照片、磁带、光盘等,在工作结束后1个月内归档。(六) 其他未特别说明的文件材料, 应随时归档
5、。第八条 归档要求 (一) 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。(二) 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确;分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰;案卷排列方法必须一致,并保持案卷之间的联系。(三) 外埠单位的档案原件由本单位自行保管, 交事业部档案室电子扫描件及台帐备案。(四) 每年形成的会计档案,应当由财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。上交档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。(五) 各种实物档案(奖品、
6、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景,归档声像资料必须清晰、完整。(六) 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件,并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。第三章 档案整理 具体见附件档案整理细则。第四章 档案保管 第九条 档案保管规定 (一) 各类档案均须按制度向档案管理部门移交,集中保管。任何单位和个人不得私自留存档案。(二) 大北京区域所有单位形成的档案由所属事业部档案室统一保管。外埠企业档案由所属片区的档案管理部门统一保管。(三) 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份,重
7、要档案须异地备份保存。(四) 电子档案应定期进行抽样检查,发观问题应及时采取进行修复。(五) 图纸须平放在专用柜内保存。(六) 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章 档案开发与利用 第十条 档案管理部门每年须对档案信息进行专题汇编,形成大事记、制度、专题文件、企业荣誉、重要活动图片等汇编。档案管理人员须编制各类档案信息检索目录,提高档案检索效率与利用水平。第十一条 档案借阅 (一) 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定,确保公司机密不外泄,档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。(二) 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程,待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送,原件可选择直
8、接借取或班车发送,借阅原件由档案管理员填写档案借出登记表。(三) 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写密级档案查借阅审批表,经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅,禁止复印或借出。(四) 档案借阅期限一般不得超过 7 个工作日,到期归还。如需再借,须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30 个工作日。(五) 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密,并对档案安全、完整负责,不得标记、污损、涂改、转借档案。(六) 档案归还时,经档案管理员核查无误后,及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。(七) 员工调动、离职
9、时,须将所借阅的档案全部归还档案管理部门,方可办理相应手续。第六章 档案鉴定与销毁 第十二条 各级档案管理部门须按照规定的流程和审批权限销毁档案,任何人不得随意销毁任何形式的档案材料。第十三条 对保管期满,确无保管、利用价值的档案,须由档案管理部门组织鉴定小组确认是否需要销毁。鉴定小组成员包括档案管理员及部门领导、存档部门领导。第十四条 经鉴定小组评审确需销毁的档案,由档案管理部门编制档案销毁清册,档案销毁清册需注明:销毁档案目录、档案管理员签章、监销人签章、销毁时间。档案销毁清册需永久保管。第十五条 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用。销前,按照清册清点;销
10、后,销毁人、监销人须在销毁清册上签字确认,并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁后,要确保他人无法通过销毁后的档案获得档案原始信息。第十六条 保管期限已满但仍不能销毁的档案如:未结清的债权债务、未了事项、经核定仍有保存参考价值者,应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。第七章 奖惩 第十七条 总部档案管理部门对各单位档案管理情况进行不定期检查与评估。第十八条 对有下列行为的单位或个人,按员工奖惩办法给予处罚:(一) 档案管理不符合要求,管理混乱;(二) 不按规定归档或者不按期移交档案,致使档案资料损坏、流失;(三) 涂改、伪造、损毁、丢失、故意隐藏档案;(四) 明知所保存的档案面临危险而不采取措施
11、,造成档案损失;(五) 借阅档案超过归还期限,未按时归还档案;(六) 借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和篡改档案;(七) 泄露档案秘密,给企业造成损失;(八) 擅自销毁档案。第八章 附则 第十九条 本制度由总部人力资源中心负责解释、修订。第二十条 本制度自发布之日起开始实施。附件:附件1:档案整理细则 附件2:档案整理流程 附件3:档案室管理制度 附件4:归档范围及期限附件 附件5:档案移交表 附件6:档案借阅登记表 附件7:密级档案查借阅审批表 附件8:卷内目录 附件9:档案销毁审批表 附件10:档案销毁清册 附件1:档案整理细则 第一条 名词解释 (一) 整理 按照一定的原则和方法,对档案
12、实体进行系统的分类、组合、排列、编号和科学编目,使之系统化、有序化的工作。(二) 分类 指依据一定的标准,按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点,对档案进行有层次的区分,并组成一定的体系。(三) 全宗 指一个独立的机构、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。(四) 档号 档案编号的简称。是以档案的类别及其相互关系编写的代号,包括全宗号、目录号、卷号、件号 (五) 立卷 立卷是指把办理完毕,具有保存价值的文件 ,按照一定的原则和方法 ,组成一组有联系的案卷。包括:组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。(六) 著录 在编制档案目录时,对归档文件材料的
13、内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。(七) 编目 指编制档案案卷目录和卷内目录,提供档案检索方式,方便档案查询利用。(八) 案卷目录 是指案卷的名册,是先将装订好的一个年度的案卷按一定的方法排列,然后再根据其排列顺序逐一编号登陆而成的。第二条 档案整理工作的原则 (一) 保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系,指文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系,包括文件在来源、时间、内容和形式上的联系。(二) 便于档案的保管和利用。第三条 档案分类 档案按内容分为5个一级类目,即:经营管理类、基本建设类、行政管理类、财务管理类、人事管理类。(一) 全宗内档案分类 一般按“年度类别”分类,即
14、将一个全宗内的档案,先按年度分开,每个年度内再按一级类目分类、排列。(二) 不同类别档案的分类 经营管理类、行政管理类、财务类、人事类档案按内容结合形成时间、重要程度进行分类;基本建设类档案按工程项目分类。(三) 须严格遵守分类规则,不得私自改动,以保证分类规则的一致性。第四条 确定密级与保管期限 (一) 确定档案密级 档案密级由低到高划分为秘密、机密和绝密,没有密级的档案为公开(集团内部)。绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系,一旦泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项,主要包括以下内容: 1. 公司股份构成,投资情况,新产品、新技术的开发研制资料。2. 公司总体
15、发展规划、经营战略、营销策略、商务谈判内容及载体,正式合同和协议文书。3. 公司重要会议纪要。机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系,一旦泄露会使公司安全和利益遭受严重损害的事项,主要包括以下内容:1. 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况,人力资源部对管理人员的考评材料。2. 公司薪金制度,财务专用印签、账号,保险柜密码,月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表,重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。3. 公司大事记。4. 原材料标准、成品及半成品检测报告、进口设备仪器图纸和相关资料。各类工程相关的资料。5. 外事活动中内部掌握的原则和政策。秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系,一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的事项,主要包括以下内容:1. 消费层次调查情况,市场潜力调查预测情况,未来新产品的市场预测情况及其载体。2. 广告企划、营销企划方案。3. 各类设备图纸、说明书、基建图纸、各类仪器资料、各类技术通知及文件等。4. 各种检查表格和检查结果。文件材料归档时,归档人员须确定归档文件材料的密级,档案管理人员根据已确定的密级进行密级标识,确保密级档案与公开档案分别组卷、不同密级档案分别组卷。(二)划定保管期限 划分